ISO審査員している立場上、内部監査の記録を通じて、内部監査の状況を伺い知る機会が多くあります。 残念ながら、「上手に内部監査をしているなあ」と思える組織には、めったにお目にかかれません。 淡々と、予め用意されたチェック項目を毎回毎回、確認し、「はい、やってますね」で終わっていれば、 全くもったいない話です。 多くの組織で、次のように感じていることが多いようです。 ・本審査を意識しての審査のリハーサル的審査になっている。 ・適合しているかをみており、固定化、儀式化している。 ・要求事項項目の最初からみていき、いつも規格の前半の部分で時間が切れる。 ・目的が薄れている。 ・核心に迫れない。 ・机上の監査が中心になっている。 ・監査力量にバラツキがあり、監査結果に差異が生じる。 ・事前準備が不十分。 ・監査員に割り当てられると、面倒くさい。 ・指摘は、なるべく受けたくない。 同一組織内であっても、意外に、他部門の仕事のやりかたは、承知していないもの。 内部監査は、他部門の方の仕事のやり方を、知る絶好の機会です。 そんな中、問題意識さえもっていれば、気づき事項を多く検出できるはずです。 さて、それでは、監査を充実させるために、どうすれば良いのでしょう?? ここ3年の間に、大手の会社から、内部監査を既に実施ている方を対象とするブラシュアップ内部監査研修を承る機会(4~5回)がありました。 基本的に次のように進め、今後の監査の取り組み方や内部監査プログラムの改善に役立てていただいています。 内部監査員研修にて、 "現状の内部監査に対する印象は? コールセンター業務を改善するには？具体的な方法と事例を解説！｜ITトレンド. "を まず最初に問うことにしています。 数名で、意見交換をしてもらい、公開してもらっています。 以下が、よく聞かれる内容です。(上記と同じ) ・本審査を意識しての審査のリハーサル的審査になっている、 では、良い監査とは、どんな監査でしょうか? これについても、同様に、意見交換と公開をしてもらっています。 すると、"現状"と"良い監査"との乖離が認識され、 これを埋めていくことが、今回の監査研修のねらいとなります。 監査の要求事項、基本知識 から 監査ステップ (計画~準備、実施、報告、フォロー) の一連を 同社の仕組みに準じて、 実際の監査に可能な限り、近い環境にて行い 改善内容を考察しながら、進めます。 中でも、よく見かけるふさわしくない監査の代表格として ・規格順番とおりにする ・予め想定した質問をひとつづつ順番にこなしていく といった点があります。 これらに対しても、チェックリストを考察しながら、 目的に適った、核心に迫れ得る審査方法を追及します。 ・監査の指示をどのように行うのか?
「ISO9001:2015(QMS):2015年度規格改訂 6. 3項「変更の計画」規格解釈」について、説明させていただきます。 6. 3項「変更の計画」の要求事項 では、はじめに6. 3項「変更の計画」の要求事項には何が書かれているのでしょうか? 「組織が品質マネジメントシステムの必要性を決定したとき、その変更は、計画的な方法で行わなければならない(4. 4参照)。 組織は、次の事項を考慮しなければならない。 a)変更の目的、及びそれによって起こり得る結果 b)品質マネジメントシステムの"完全に整っている状態" c)資源の利用可能性 d)責任及び権限の割り当て又は再割り当て」 なんか難しいことが書かれていますね… そして、途中で出てくる4. 4も後で見てみましょう。 a)は変更する目的と変更によって考えられる出来事を考えましょう。 b)変更してもマネジメントシステムがしっかりと機能している状態にして下さい。 c)何か原材料とか道具は必要になるのかどうか。 d)変更で何か役割とかが変えた方がいい場合は変更を行う。 要は、品質マネジメントシステム(QMS)を変更するときは変更で考えられる現象や出来事を考慮して変更をしてくださいねってことです! 例えば、内部監査のやり方を変えますという場合、今まで、内部監査員を育てるのにまずは講習をして、その後監査責任者がメンバーを選出して、メンバーがチェックリストを作成して、監査計画を作って、監査を行って、報告書を作ってまとめて、報告を行う… いやいや、かなり面倒です。やり方を変えたいです! となった場合に… 内部監査員は事務局メンバーにしておいて、チェックリストは作っておく。監査計画書と報告書の様式をまとめてしまう。そして、あとは報告するだけ!流れはこれでいいので、じゃあ、あとは必要な道具の様式、"内部監査計画・結果"というものを作りましょう。 という流れをしっかりと計画立ててやってくださいねってことなのです! ISO内部監査は、うまくいっているか？ | KWPコンサル｜トヨタ方式及びＩＳＯの学びをベースに、製造業の改善・コンサルティング. また、4. 4に書かれているというものは品質マネジメントシステム(QMS)及びプロセスです。 品質マネジメントシステム(QMS)をしっかりと確立して、維持して、改善してくださいということが書いてあります。 これを守って変更をして下さいねということなのです! そして最後です。これの結果を文書化しなさいというようなことは何も書いてありません。さて、文書化というのはどういうことでしょう??
チェックリストを活用すると、なぜ業務改善に繋がるのか? そのノウハウを色々な切り口からご紹介します。 まずは御社の悩み・課題を聞かせて下さい オンラインOK 無料相談会 まずは相談する
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コールセンター業務には、以下のような問題があります。 ■電話がつながりにくい ■離職率が高い ■対応品質の管理が難しい これらを解決し、業務を改善する方法は以下のとおりです。 ■改善指標の明確化 ■運営マニュアルやトークスクリプトの見直し ■教育や研修内容の見直し ■オペレーターへのケアやフォローの実施 ■スーパーバイザーへの業務負荷の分散化 ■システムの整備 以上を踏まえ、顧客や従業員の満足度向上を目指しましょう。
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文字にする。文章にする。というのが一般的だと思います。実は、文書化というのは、文字、文章の他に、表、図、絵、写真なども当てはまります。必ずしも、文字で文章を書かなければいけないというものではないのです!! これはけっこう勘違いをされてしまう方が多いのです。 これらの文書化をしなさいということは言われていないので、特に何かを残すということは必要ないのです。 さて、これですべてのわからないような文言がわかりましたね。 まとめ 6. 3項「変更の計画」規格解釈 これらを考慮して、さらに4. 4項に書かれている品質マネジメントシステム(QMS)を守って変更をして下さいね ということになります。 どうでしょう?わかりましたか? こういう規格解釈が本当にあなたの会社にとって必要なのかを考えるのも良いかもしれないですね。 今回は「ISO9001:2015(QMS):2015年度規格改訂 6. 3項「変更の計画」規格解釈」というテーマで書かせていただきました。 弊社では、運用代行サービスを行っております。 あなたの会社の事務局として一緒に運用することができますので、さらにあなたの会社のISOにかかる時間が無くなります。 書類作成、年間スケジュール組み、規格改訂、ムダな規程類の削減・規程の見直し、内部監査をやらせていただきますので、それらにかかる時間が全てなくなります。その分の時間を売り上げのための時間に使って頂き、売り上げを伸ばしていただきたいです!! ISO総合研究所のミッションは、お客様のISOにかかる時間、工数を「0」に近づけていくということです。 ISO9001・14001の無料相談受付中! プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。お気軽にご相談ください。 らくらく1分お問い合わせフォーム
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