給与明細の電子化に違法の条件はありますか? 平成18年4月1日施行の税制改正で認められた 給与明細の電子化は、多くの事業主が注目する違法性のない事務手続き の方法です。 しかし所得税法では給与明細の電子化を行う際に、従業員の承諾を義務付けていますので、この部分をクリアすることが導入時の注意点と捉えて良いでしょう。 これに対して労働基準法においては、給与明細の交付義務はありませんので、クリアすべきハードルは所得税法が中心と言えそうです。 まずは全ての従業員から承諾をとる このシステムを社内導入する際には、 まず全従業員から承諾をとる必要 があります。 アナログな運用では、システムの説明や発行方法を記載した同意書を配布し、そこに署名押印をしてもらう方法が一般的のようです。 これに対して電子発行専用のシステムを使用する場合は、初回ログインの際に画面上に承諾書を表示し、「同意をする」を押した従業員に対してのみ給与明細の表示や印刷ができるようにする運用方法もあると言われています。 後者の方法を用いる場合は、承諾書をよく読まないまま従業員が同意ボタンを押してしまうことも考えられますので、後々生じる「同意をした・しない」の問題を防ぐためにも、混乱な起こらない運用を検討する必要があると言えそうです。 同意をしない従業員がいた場合は? 従業員から給与明細の電子化について NGの返答を得た場合は、当該従業員に対して今までどおり書面で発行 しなければなりません。 このケースに該当した会社では、「電子発行できる社員」と「電子発行ができず書面で配布する社員」の2パターンが混在する形となりますので、1人でも同意の得られない状態の場合は電子化のメリットがかなり落ちると捉えた方が良さそうです。 情報漏えいのリスク管理も必要 電子化によって簡単に閲覧できる 給与明細のデータは、従業員にとっては大事な個人情報 です。 こうしたデータの漏洩や紛失、全く関係のないスタッフによる閲覧などが行われると、セキュリティ体制といった意味でも会社の対応に疑念が生じる結果に繋がります。 またパスワードについても生年月日などのわかりやすいものでは、他の従業員にファイルを開かれてしまうリスクが高まりますので、スタッフひとりひとりの個人情報管理に関する意識を高めることも給与明細の電子化には欠かせない取り組みになると言えそうです。
?給与明細電子化のデメリット 多くの企業で、給与明細の電子化が進められているようですが、意外なことに、手間が増えたとか、コストが増えた等の声を聞くことが多いです! 理由は、 給与明細の電子化を行うシステムに毎月費用がかかる 結局、従業員が明細を印刷している ネット環境のない従業員には個別の対応が必要 個人情報流出のリスクが増えた など、さまざまなデメリットもあるようです。 上記のデメリットも、企業によって様々だと思います。 自分の企業ではどのような事が考えられるか、よく検討されてから進めて下さいね。 この記事が気に入ったら いいねしよう! 最新記事をお届けします。
給与明細の電子化まだ迷っている方必見!今回の記事では給与明細の電子化におけるメリット・デメリットを紹介します。法的にはどうなの?これから電子化する際の注意点は?確定申告はどうなるの?などさまざまな疑問を徹底解消! 給与明細電子化は法的にどうなの?
PCやスマホを持っていない従業員への対応が必要である 給与明細を電子化した場合、基本的にはPCやスマホ・タブレットなどといった端末で給与明細の内容を確認することとなります。 しかし、業務にこれらの端末を利用しない従業員がいる場合や、プライベートでこれらの端末を持っていない従業員がいる場合は、 従業員ごとに個別で対応する必要があるため注意が必要 です。 PCなどの端末を自由に利用できず、閲覧環境が整っていない従業員に対しては、 紙の給与明細を別途発行しなければなりません。 管理者側が給与明細を印刷し、手渡しできるようなシステムを検討しましょう。 3-3. 給与明細の電子化｜メリットと実施に伴う注意点を解説. 情報漏洩の危険性がある 給与明細を電子化すると、さまざまな端末から都合の良いタイミングで給与明細を確認できるメリットがありますが、 情報漏洩の危険性があることにも注意が必要 です。 給与情報は重要度の高い個人情報であるため、安心して利用するためにも、 情報管理のセキュリティ対策を講じるとともに、従業員向けのセキュリティ教育 を行いましょう。 3-4. 既存システムとの相性に配慮が必要である 給与明細の電子化システムを導入する際には、 すでに会社で使用しているソフトやアプリ、システムとの相性が良いもの を選びましょう。 自社の既存システムとの相性を考慮せずに、新しく給与明細の電子化システムを導入した場合、下記のようなトラブルが起こる可能性があります。 ・予想以上に作業の時間やシステム導入のコスト・運用コストがかかる ・過去の明細データ・給与データが消失してしまう ・会社の実情・現状とマッチしていない 給与明細の電子化が実現できる製品・ツールには、「DirectHR」をはじめとしたさまざまなものがあります。 サービス内容を比較検討し、既存のシステムや自社の実情に合ったものを選ぶようにしましょう。 4. まとめ 「給与明細の電子化」は従業員の同意が必要ではあるものの、法律上認められている方法です。 給与明細を電子化することで、人事労務に関するコスト削減や業務効率化、従業員の利便性向上など多くのメリットがある一方、導入時はもちろんデメリットや注意点もあります。 これらを総合的に判断した上で、自社にとって適切な電子化の方法を検討しましょう。 「DirectHR」は給与明細の電子化だけでなく、雇用契約書などの申請書類の作成といった、さまざまな労務管理業務を効率化できるツールです。 入社から退職までのあらゆる労務管理業務を効率化して業務負担を軽減し、よりクリエイティブな業務に力を注げるようなシステム選びを行いましょう。 この記事をシェアする
2020/11/25 給与明細の電子化|メリットと実施に伴う注意点を解説 給与明細の発行は、企業に毎月発生する業務の1つです。 紙媒体の明細書は、人事労務担当者・総務担当者が印刷したり、従業員(社員)に配布したりするだけでも手間がかかるため、給与明細の電子化を検討している企業も多いのではないでしょうか。 今回は、給与明細の電子化の具体的な内容や、電子化することのメリット・デメリットおよび注意点について解説します。 最後には給与明細の電子化をサポートするツールも紹介するため、労務に関する管理部門の業務効率化を図りたい方は必見です。 1. 給与明細の電子化の方法とは？ 同意しない従業員への対応やペーパーレス化で解決できる課題まとめ｜アラカルト型の給与明細クラウドソフト「オフィスステーション 給与明細」. 給与明細の電子化とは 給与明細の電子化とは、 各従業員に毎月発行している給与明細や賞与の明細を電子化し、配布するシステム を指しています。 これまで給与明細を書類で渡していた企業も多いことから、「給与明細の電子化は法に触れないか」と不安に感じる方も多くいるでしょう。 結論から言うと、 給与明細の電子化は違法ではありません。 給与明細の電子化は、2007年(平成19年)の税制に関する法改正によって認められるようになりました。 所得税法上では、給与明細を電子化することに対し従業員から同意を得る必要がありますが、同意を得ることができれば給与明細の電子化が法律上可能となります。 実際に、電子化された給与明細を各従業員に配布している企業も多数存在しています。 では、給与明細を電子化する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。 国税庁では、以下の3つの方法が示されています。 ■給与明細を電子化する方法(国税庁より) ①電子メールを利用する方法 ②社内LANやインターネットを利用して閲覧できるようにする方法 ③CD-ROMやUSBメモリなどの記憶媒体に記録して交付する方法 出典:国税庁「 1. 基本的な事項 」 一般的には①や②の手法が用いられており、②ではクラウド上で従業員に確認してもらう方法 なども広く浸透しています。 2. 給与明細の電子化によって生じるメリット 給与明細の電子化は法律的にも認められており、電子化のシステムを導入することで、企業側にも従業員側にも大きなメリットをもたらします。 では、給与明細の電子化によって生じるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。 ここからは、企業側(主に人事担当者や労務担当者)のメリットと、従業員側のメリットについて、それぞれ詳しく解説します。 給与明細の電子化を検討している企業の方は、メリットと自社の環境を照らし合わせ、導入後の労務管理についてイメージしましょう。 2-1.
部署や従業員種別ごとの給与体系による給与明細レイアウトの違いを反映・管理できるのか? 個人情報のセキュリティ体制は問題ないか? 現行の給与・会計ソフトとの連携をおこなえるか? 給与明細電子化ツールの導入には、情報漏洩・セキュリティ対策を万全にします。 給与明細は重要な個人情報であり、第三者へ給与情報が漏れたり、金額を含むデータの改ざんといったトラブルがあってはなりません。 ウイルスや不正アクセスの防止、社内でのアクセス権限の管理、バックアップなどの対策は必須です。 従業員が社外から自由に閲覧できるシステムの場合、従業員個人のセキュリティ意識や注意事項についての呼びかけを併せて強化しましょう。 セキュリティ体制もフォロー体制も万全!
従業員にとってのメリット 給与明細を電子化することは、企業だけでなく従業員にもメリットがあります。従業員が得られる主な3つのメリットを確認しましょう。 ①データ管理が簡単になる 従業員が個人で確定申告を行う場合や、社会保険の保険料や残業代をチェックしたい場合など、従業員が過去の給与明細を確認したいと思うケースは珍しくありません。 給与明細を電子化しておくとデータ管理が簡単になり、 確認したい年月の給与明細をすぐに見つけて確認できる というメリットがあります。 ②給与明細を紛失するリスクが減少する 紙の給与明細は適切に保管・管理しておかなければ、紛失してしまうリスクがあります。 給与明細を電子化しておくと、 元のデータが消失しない限り、いつでも給与明細を確認することが可能 です。 ③好きなタイミングで給与明細を確認できる 紙の給与明細の場合、保管している場所でなければ内容を確認できません。 一方、給与明細を電子化すれば、 スマホやタブレット、パソコンなどから好きなタイミングで給与明細をチェックすることが可能 です。 確認したいタイミングで給与明細を閲覧できれば、従業員の時間の有効活用にも繋がります。 3. 給与明細の電子化に関する注意点・ポイント 給与明細の電子化には多くのメリットがある一方で、給与明細を電子化することによるデメリットや注意すべきポイントも存在します。 電子化システムを導入する際に気を付けるべきポイント・問題点とともに、解決策を確認し、自社に合った給与明細の電子化を検討しましょう。 3-1. 従業員からの同意が必要である 給与明細を電子化する場合、「それぞれの従業員から同意を得ること」が所得税法で義務付けられています。 給与明細の電子化を進める際には、 従業員に対してメリットやデメリットを丁寧に説明したり、意見を求めたりといった同意確認を得るための努力が必要 です。 また、 給与明細の電子化を承諾してくれた従業員に対しては、承諾したことを証明する書類を作成する必要があります。 書面や電磁的方法(Web上での契約書類)などで同意証明書(同意書)を作成しておきましょう。 同意しない従業員がいる場合、対象者には紙の給与明細を発行する必要があります。 同意しない理由を掘り下げ、給与明細の電子化のメリットや給与明細を紙で発行することのデメリットについてきちんと説明し、理解を得られるよう対話をすることが重要です。 3-2.
派遣について調べていると『紹介予定派遣』という働き方があることを知った楓ちゃん。 どうやら企業と直接雇用契約ができるようですが、一般的な派遣との違いがいまいち分かりません。 今回は、「紹介予定派遣とはどんな働き方なのか」「メリット・デメリット」「実態」「おすすめの派遣会社」を見ていきましょう。 紹介予定派遣とは 紹介予定派遣と派遣の違い 楓 『紹介予定派遣』か・・・。一般的な派遣となにが違うんだろう? 紹介予定派遣は、直接雇用前提の派遣制度なんだ 平子 さとる 「直接雇用前提」ってことは、正社員になれるのか? 派遣先企業の社員になれるんだ。 復習も兼ねて質問だけど、一般的な派遣はどういうものか覚えてる? 紹介予定派遣って本当に正社員になれるの？派遣社員402人に聞いてわかったメリットと注意点. 平子 楓 私たちと派遣会社が契約を結んで、派遣先へ派遣されるんですよね。 私たちと派遣先企業には雇用関係がないっていう。 一般的な派遣 一般的な派遣について 派遣とは正社員やアルバイト、パートとは違う雇用形態。 派遣先の企業に雇われるわけではないので、直接雇用契約は結ばないんだったね。 派遣社員は、派遣会社(派遣元)と雇用契約を結び、派遣会社の社員として、派遣先企業で勤務するんだ。 対して『紹介予定派遣』は、派遣先に直接雇用されることを前提とした上で、まずは一定期間派遣社員として勤務する制度のことを言うんだ。 紹介予定派遣とは さとる お試し期間みたいなもんか? 平子 楓 最初に派遣社員として働く期間は、一般派遣と違いはないんですか? いや、一般派遣との違いは3つあるんだ。 平子 紹介予定派遣が一般派遣と違う点 派遣期間は最長で6ヶ月 事前特定(書類選考・面接)が可能 派遣契約期間途中での雇用 『紹介予定派遣』の派遣期間は最長6ヶ月 『紹介予定派遣』は、最終的に直接雇用するのが前提だから、更新という概念がない。 だから派遣される期間は最長6ヶ月と決まってるんだ。 平子 派遣期間は最長6ヶ月 一般派遣と大きく違うのは、派遣期間の上限が短いこと。 一般派遣は1ヶ月とか3ヶ月とか契約期間があらかじめ決まっていて、終了前に「更新」か「満了」か決まるよね?これが最大で3年間続く。 対して、 紹介予定派遣の期間は最長で6ヶ月 と定められている。 この派遣期間が終了する時に、企業側は「直接雇用するか」「しないか」の判断をする必要があるんだ。6ヶ月後に直接雇用されなかった場合、その派遣先では派遣社員として働けなくなるから、違う職場に変わる必要があるんだ。 『紹介予定派遣』は、直接雇用される前に試用期間として働くという感覚だね。 『紹介予定派遣』は事前特定(書類選考・面接)が可能 普通は、派遣先は派遣労働者を選考してはいけないよね?
紹介予定派遣から直接雇用へと切り替わり、契約社員として2年間働きましたがこの度、退職しました。 もし今、紹介予定派遣として働こうか悩んでいる人が自分の周りにいたら、 「 紹介予定派遣はオススメしない。やめた方が良いよ。 」 と止めると思います。 それはなぜか? 紹介予定派遣で働いた30代主婦がメリットとデメリットをぶっちゃけます！｜オタク主婦ですがなにか？. 紹介予定派遣から直接雇用の契約社員となった30代主婦の私が感じた メリットとデメリット 紹介予定派遣をオススメしない理由 を同じように紹介予定派遣として働いていた同僚の話もふまえて書きたいと思います。 いますぐ正社員での仕事を探したい人は >>> 転職サイト「リクナビNEXT」への登録がおすすめ! 紹介予定派遣のメリットは? 私が紹介予定派遣として働いて感じたメリットは大きく分けて4つありました。 派遣社員として実際に働くことで、職場の雰囲気・業務内容を知ることができた 一番のメリットは職場の雰囲気や業務内容を知ることができたこと だと思います。 働く上で、職場の人間関係がとても重要になると思います。職場での人間関係がうまくいかず、そのことが原因で退職する人も世の中、たくさんいますよね? そこで、実際にこれから一緒に働いていく人がどういう人達なのか、男女比はどれくらいなのか等の職場環境と自分が任されるであろう業務内容を知ることができるのは、やはりメリットだと思います。 職場の人に早い段階で打ち解けてもらうことができた これはたまたま私が派遣された職場だけの話かもしれませんが、紹介予定派遣で派遣されてきた人が私の在籍中に数人いましたが、ほぼ全員そのまま直接雇用の契約社員へと切り替わっていました。 そこで、派遣社員とはいえ、紹介予定派遣の場合は数ヶ月後には派遣先企業の社員になることが前提のため、周りの正社員もこれから先、同じ会社の社員として一緒に働いていくのだと思っているよう見えました。 紹介予定派遣に対しては、直接雇用前にすでに仲間意識があるのかもしれません。私だけに限らず、一般的な派遣社員と紹介予定派遣社員へとでは、接し方が違ったように思えました。 直接企業へ応募するよりも採用されやすい?
紹介予定派遣とは、 社員になることを前提に企業へ派遣される雇用形態 のこと。 最大6ヶ月派遣社員として派遣先で働き、その間に派遣先と派遣社員の「この人を雇いたい」「この会社で働きたい」という気持ちが合致すれば、派遣先企業の社員になれる仕組みです。 紹介予定派遣は、 社員になる前に、派遣スタッフとして企業で働ける 派遣会社の後押しを受けられるため採用されやすい お試し期間があるため未経験でも社員になれる といった特徴があるため、 職場になじめるか不安な方や、自力で就活をしてきたけどなかなか採用されないといった方におすすめ です。 当記事では、紹介予定派遣を利用したことがある派遣社員402人のアンケート結果をもとに、紹介予定派遣のメリットと注意点について解説していきます。 ※参考⇒ 紹介予定派遣はどこがいい?職種別・エリア別求人数からわかったおすすめ派遣会社ランキング 紹介予定派遣の2つの注意点 紹介予定派遣には、社員登用を目指す人にとってメリットの多い雇用形態ですが、 事前に知っておきたい注意点が2つあります。 メリットの前に、まずは注意点から見ていきましょう。 1.
紹介予定派遣で働かせてもらっていますが、 辞退したい気持ちが強くなって来てしまっています。 理由は、ピリついた職場環境、社長や指揮命令者(仕事を教えてくれている方)の威圧感を感じ、萎縮してしまう自分がいることです。 ・初めての業務内容を教えてくれてる内容のメモを取ると、こんな簡単なこと、メモするほどのことじゃないと言われてしまう。 (少しバカにしたような感じのニュアンス) ・私にじっくり教えることは指揮命令者の時間を無駄にしてると社長から言われた。 ・社長から、こんなの他のメンバーは半日もかからない。や、メモした内容などを覗かれ、こんなメモのとり方したって仕方ない、 効率化を考えるように言われる。 ・「とにかく効率化」が社長のポリシーで、周りの空気が殺伐としている。 ・質問しに行くと、ただ〇〇すればいいだけの話。簡単なことでしょと事ある毎に言われる。 勤め始めてからまだ半月。約半年後に直接雇用になる予定ですが、不安です。毎日胃を痛め、帰宅すると家事も手につかず横になっても仕事の事ばかり考えてしまいます。 未経験からのスタートなため、帰宅してからもメモの内容をまとめ、2度質問することがないようにできる限り努めていますが、業務内容が難しく、説明も早くて、確認の質問をすると今の説明の何がわからないの?大したこと言ってないのに。と言われてしまい、ついていけずにいます。 長々と失礼しました。
今回は紹介予定派遣に焦点を当ててお答えしていきたいと思います。 紹介予定派遣にこういった疑問は無いでしょうか? こむぎ 紹介予定派遣って普通の派遣と違っていいの? 紹介予定派遣の内容をきちんと把握していないとあまりおススメはできません。 それを一緒に見ていきましょう! この記事の内容 紹介予定派遣を辞めた方が良い4つ理由 紹介予定派遣が普及していない理由 この記事を書いた人 筆者は元派遣営業です。約7年の勤務をしていました。 その時に培った知識を共有しています。 紹介予定派遣とは?派遣との違い【メリットやデメリット】 今回紹介するのは、紹介予定派遣と派遣の違いです。 こむぎ 派遣と紹介予定派遣ってどう違いがあるの? と思った事は無いでし... 派遣をはじめて使う人・不安や疑問など【超初心者向け】 派遣で働こうと思っても初心者の方は不安がありますよね。 派遣ってどうやって働くの?登録方法は?どうすればいいの?... 紹介予定派遣を辞めた方がいい4つの理由 では早速、紹介予定派遣を辞めた方が良い理由から見ていきましょう。 紹介予定派遣=正社員ではない 紹介予定派遣で入った人は給与格差ができる 紹介予定派遣は派遣期間中の時給が安い 有給などはリセットされる これらの理由から 紹介予定派遣 で入社する事はおススメできません。 では、一つ一つ解説していきますね!