給与明細電子化の基礎知識 給与明細電子化とは、毎月配布する従業員の給与明細を紙ベースではなく、デジタルベースで配信/閲覧できるようにするツールだ。各種給与計算ソフトウェアと連携して電子化を担うケースが多く、給与明細にとどまらず、賞与明細や源泉徴収票といった各種書面も電子化できる。ペーパーレス化によるコスト削減、配布ミスの防止などが見込めるだけではなく、従業員は電子メールやWeb上で給与明細などを受け取れるため、在宅勤務や外回りが多い場合などにもわざわざ社内へ赴く必要がなく、いつでもどこでも確認できるという点でも有用だ。 給与明細電子化の機能一覧 基本機能 機能 解説 メール配信 メール本文へ明細テキストを記入、もしくは明細PDFを添付した電子メールを従業員へ自動配信する Web照会 Webブラウザで閲覧可能な専用ページへ従業員がアクセスし、明細PDFの閲覧/ダウンロードを行える スケジュール設定 従業員への明細書の公開/配信日時を設定できる 配布手段の設定 メールによる明細テキスト/明細PDFの受信、Webページ上での照会などから、従業員が自分の環境や働き方などに応じて配布手段を選べる 外部システム連携 CSV入出力を介して給与計算ソフトウェアなどとの連携が可能
〇データベースのセキュリティ対策 データセンターに登録された給与明細や従業員の個人情報の管理は、徹底しているか?暗号化管理されているか? 〇アプリケーションのセキュリティ対策 IDとパスワードによる認証アクセスおよび、IPアドレスによるアクセス制限されているか?
給与明細は、社員のモチベーションにも大きく関わるため重要ですが、業務に負担や効率の悪さを感じることはありませんか。給与明細電子化に役立つサービス・ツールを活用することで、作業の効率化や課題解決を実現していきましょう。
画像出典元:O-DAN