この記事では、資料作成になんで時間がかかってしまうのか?その理由について考えてみたいと思います。 なぜ、資料作成に時間がかかるかというと、資料を作るという作業自体の自由度が高いからなんです。 空白のページに、情報を埋めていくという作業は、自由度が大きいですよね。 慣れていない人は、何から手を付けたらよいかわからないと思います。 ですから、 自由度を極力減らし、制限をかけていくのがコツなのです。 具体的には、 テンプレートに沿って作っていくのがおすすめです。 こちらの記事で とっておきの方法 を紹介しています。 ぜひ、確認してみてください。 私も若いころは、資料作成にとっても時間がかかっていました。 業務時間内で終わらないために、休日に家で資料作成をしていたこともあるぐらいです。 そのような経験をする中で、資料作成に時間がかかってしまう理由がだんだんわかってきたんです。 本記事では、その理由を紹介したいと思います。 理由1. 資料を作成する目的を意識していない 資料を作成する目的を意識しないと、資料作成に時間がかかります。資料ができあがった後にやり直しになってしまう可能性が高いからです。 資料作成は 目的ではなく、手段です。 資料を作成し、内容を説明した後に、 資料の読み手にどう行動して欲しいのか という点が目的になります。 目的を意識せずに、資料を作成してしまうと目的を達成できなくなる可能性が高くなってしまいます。 例えば、議事録は、会議の内容を共有することが目的ですが、突き詰めると、決定事項とタスクの共有が目的です。 このことを理解していないと、会議中の発言が事細かに記録されたメモが出来上がり、とても読みづらい文章になってしまいます。 理由2. 読み手が知りたい内容から目次を考えていない 読み手が知りたい内容から目次構成を考えないと、結果的に資料作成に時間がかかってしまいます。資料ができあがった後にやり直しになってしまう可能性が高いからです。 仕事の資料は、 自分が発信したい情報を書くのではなく、読み手が知りたい情報を書くものです。 その点を勘違いしていると、読み手が期待している内容が不足してしまい、資料作成自体がやり直しになってしまいます。 理由3. 資料作成に時間がかかる！3つの理由と時短にする3つのコツ | AMEMI. 目次を考えず資料作成に着手している 目次を考えず資料作成に着手すると、資料作成に時間がかかってしまいます。必要のない頁を作ってしまったり、前後関係がわかりづらい資料になってしまうからです。 出来上がった後に、大幅な修正が必要となるケースもあるので、目次を考えずに資料を作成するのはやめた方がよいです。 設計図を作成せずに、製品や商品を作成すると似ています。 資料の目次構成は、資料の設計図なのです。 理由4.
メールや連絡に時間が取られる メールの確認や返信に時間を取られると言う方もたくさんいます。これは超時短できるポイントです。 解決方法:辞書登録やテンプレ登録 必ず利用したいのがPCやスマホに搭載されている「辞書登録機能」です。少量の文字で、多くの文章を打ち込むことが出来ます。 優秀なビジネスパーソンは、みんな辞書登録機能使い倒しています。よく使う単語や文書は保存しておき、いつでも呼び出せるようにしておきましょう。 また、簡単な事であれば電話や口頭で伝えたほうが早い場合がいくつもある。 ▶ 辞書登録すべき30単語!業務効率を高める当たり前のこと 仕事を遅らせる正体と解決策 仕事の目的が明確ではない 何にとりかかったらいいのかがわからない 仕事の途中で割り込まれる 仕事が遅くなってしまう人に共通するポイントは3点あります。 これらを解決する方法として、アメリカの生産性向上コンサルタントで有名なデビッド・アレンが開発した、タイムマネジメント技術「GTD~Getting Things Done~」を学んでみましょう。 GTDの4つのステップ 収集 整理 実行 見直し 1. 資料作成 時間がかかる. 収集(やることを全部書く) やるべきことを全て書き出します。最大のポイントは「全て書き出す」ことです。 人がタスクの多さに不安を覚えるときは、基本的にやることが膨大すぎてどれから手を付けてよいかわからない状態のときです。 まずやることを全部書き出すことで頭が整理され、気持ちが落ち着いてきます。 2. 整理(todoリスト化) やることを全て書き出したら、「やること」「緊急性は低いが重要度は高いもの(教育など)」「いますぐやらなくても大丈夫なこと」に振り分けを行いましょう。 全てに『優先順位』と『期限』を設定することが大切です。すべてスケジューリング化するだけで、「今はスケジュール表にある仕事をやるだけだ」という気持ちになり、自分の気持ちをコントロールしやすくなります。 優先順位の付け方に関しては、下記を参考に取り組んでみてください。 ▶仕事に優先順位をつける9つの習慣はこちら ▶「緊急度」と「重要度」のタスク管理術 3. 実行 スケジュール通りに実行しましょう。 ここでの注意点は「仕事の途中で割り込まれる」ことは当たり前のことであり、もともとその覚悟をもってタスク管理に望み、期限を必達させる行動をとることです。 誰かの力を借りる、参考になる事例を探す、信頼できる同僚とともに仕事を進めるなどして、「途中であのひとから急な依頼きたから出来なかった」という言い訳をしない行動をとりましょう。 4.
『なんで自分はこんなに仕事が遅いんだ・・・』と思ったことはありませんか。 基本的には慣れで解決していくものですが、時間効率を高めるために必要なコツをご紹介します。 1. タスクに集中出来ない やろうと思っていたタスクに手をかけている最中、他のタスクが舞い込んできてタスクが終わらないパターンは往々にしてありますね。 解決方法:優先順位をつける 振られたタスクに即行で優先順位をつけましょう。まず5分以内に終わるのもであれば、その場で片付けたほうが良い場合が多い。 多くの人は優先順位がうまくつけれずに、大量のタスクを抱えて気が狂っていきます。小事はすぐに対応することが大切です。 ▶ 仕事に優先順位をつける9つの習慣 ▶ 『仕事を任されたら何をすべきか8箇条』が完璧すぎて隙がない件(転載) 2. 書類・資料の作成が遅い 書類の作成は慣れていなければ大量の時間を消費します。 しかし有能な人は効率的な方法をしっているため、初めての業界の資料作成でもあっという間に終了させることができます。 解決方法:テンプレを作る・見つける 資料や書類に関しては、以前に社内の誰かが作成してる場合が多いものです。すぐに作業に取り掛かる前に、使えるテンプレートが無いか探してみましょう。 社内の暗黙知を掘り起こしたり、人に聞いてテンプレやフォーマットを見つけることを優先させましょう。 ▶ プレゼン資料の作り方【超簡単で凄く伝わりやすい】 ▶ 資料作成の3つのポイント【作成初心者の抑えておくべきコツ】 ▶ 営業資料を超簡単に作成できるテクニック 3. 会議が多い・長い 社会人であれば、会議やMTGへの参加が求められてきます。思ったよりも時間がかかってしまうため、うまく会議を勧めさせる必要があります。 解決方法:会議のアジェンダを決めておく まず会議のアジェンダを決める以前に、その会議が本当に必要かどうかを考えましょう。 もし必要なのであれば、会議の前日にはアジェンダを決めておき、メールなどで共有しておくだけで会議冒頭の説明や、その場で考える必要がなくなり時短になります。 ▶ すごい会議を行うための方法【進め方と注意点】超まとめ! あなたが資料作成に時間がかかる３つの理由と簡単な対策法 | オンライン秘書の神様. ▶ ミーティングの進め方【欧米式会議5つの原則】 ▶ 会議の司会【基本的な流れ】 4. 二度手間が多い タスクは終わっても、修正点が大量に出てしまい、結局やり直すことになるなんてことも良くあると思います。 解決方法:相談する まず、そのタスクを頼まれた人、並びに上司に相談をしながら進めましょう。 全体の大枠を考えた時点で方向性が間違っていないか確認し、間違っていなければ三割位タスクを進めたところで再度確認をします その程度の進捗であれば、修正もすぐに行うことができるので二度手間を防ぐことができます。 5.
資料作りが苦手という人は多いのではないだろうか。手際が悪く、時間がかかりすぎると作るのが億劫にすらなってくるだろう。そんな悩ましい資料作りについて、資料作りの達人に的確に素早く作り上げるコツを聞いた。 ■「資料作成は誰からも教わったことがない」が半数超え NTTコム リサーチとプレジデントによる共同企画調査「 ビジネスマンの資料作成に関する調査 」では、全国の20代~60代の企業に勤める正社員のうち、資料作成を特に「誰からも教えられていない」と答えたのが52. 1%で、約半数にも上っていた。 資料の種類としては、報告書や日報、議事録、プレゼン資料などを多く作成しているようだ。また資料作成における失敗経験として、「誤字脱字」58. 3%のほか、「文章表現が不適切だった」33. 8%、「相手の意図を読み違えた」26. 5%、「『見づらい』と軽くクレームがきた」20. 時間がかかる資料作成を楽にする3つのポイント！ | HELP YOU. 3%が多い。苦労して作った挙句、このような残念な結果では浮かばれない。資料への自信に関する問いに対して、一般社員は「自信がない」が54. 8%にも及んでいた。 資料作成はビジネスパーソンにとって、悩ましい作業であるようだ。 ■資料作りに時間がかかりすぎるパターン3つ 会議資料やプレゼン資料などの資料作りに時間がかかりすぎるという場合、どのような原因が考えられるのか。PowerPoint利用歴20年、プレゼン資料作成30万枚超の、プレゼン資料コンサルタントの奥秋和歌子氏は3つのパターンを挙げる。 1. いきなりPCに向かっている 「『全体感』を見失い、『枝葉』の積み上げになってしまい、論理の迷路に迷い込んでしまうパターンです。資料を作るときには、いきなりPCに向かって作ろうとするのではなく、まずは『何を作るのか』全体骨子を考えることが大切です。その骨子の通りに作っていけば迷うことはありません」 2. 不明瞭な点が残ったまま着手している 「上司や先輩から作成依頼を受けたときに、不明瞭な点を残したまま資料作成に着手してしまうパターンです。自分なりに想像しながら作るので、『これでいいのかな?』と不安になり時間がかかりますし、作り上げたとしても依頼者に自信を持って提出できません。また大幅に要件からズレていた場合、一から作り直しになり、さらに時間のロスになる可能性もあります」 3. 操作効率がよくない 「PC操作に手間取ってしまうパターンです。作る内容は固まっていても、PCの操作効率がよくないと当然、作成にかかる時間が増えてしまいます」
デザインのルールを理解する デザインのルールを理解しておくことで、スライド作成がスムーズになります。 パワーポイント資料のデザインにおいて重要なのは、華々しさではなく、読み手に情報を瞬時に伝えることができるかどうかです。パッと見てすぐに内容を理解できるデザインであれば、読み手にストレスを与えることなくスムーズに読み進めてもらえます。逆に、見づらい・わかりづらい資料は重要な情報が見つけられなかったり、誤解を生んでしまったりする可能性があります。 伝わりやすいデザインには一定のルールがあり、フォントや配色など、注意しなければならないポイントがいくつかあります。ルールを学ぶことで、伝わりやすいデザインで資料を作成することができます。デザインのルールは、以下の記事でチェックしてみてください。 【関連記事】 ▶ 良いパワーポイント資料のデザインとは?正しく情報が伝わるコツを紹介 5. 集中できる環境を作り出す 資料作成の作業スピードを上げるためには、集中できる環境を作ることも大切です。会議室を利用したり、空いた部屋を活用したりして、資料作りに集中できる環境と時間を確保してください。 自分の席から離れるのが難しい場合は、メールや電話対応ををせずに資料作成だけに集中する時間を確保するのもおすすめです。上司に了承を得て、時間の確保に努めてみてください。 6. 資料作成代行業者に依頼する プロに依頼することで、資料作成にかけていた時間が浮き、取り組むべきコアな業務に集中できます。 また、自分で作成する以上にクオリティの高い資料に仕上げてくれるので、成果も期待できます。読み手に伝わる言い回しや構成、伝わりやすいデザインなど、豊富な知見を活かして、総合的に質の高い資料を作成してもらえます。 さらに、経験豊富な第三者の視点から、客観的なアドバイスがもらえるため、社内だけの視点では出てこなかった新たな切り口が見つかるというメリットもあります。 コア業務に集中している間に成果の出る資料を作成してくれるため、生産性が大きく向上することでしょう。
パターンを覚えよう 毎回1から構成を考えて資料を作るのは非常に 労力と時間 を使います。 一度作成した資料のパターンは保存してストックしておくようにしましょう。 また、上司や先輩が作った実績のある資料や、インターネット上にある優秀なフォーマットを参考にするのもありです。 美人秘書 先人の知恵を上手く利用して時間を削減しましょう! リサーチを入念にしよう! 情報が足りないと 「資料で何を示せばいいのか」 が不明確になり、作成時に手が止まってしまいます。 質のいい情報は資料作りを簡単にしてくれるんです。 資料作成において情報は構成と同じくらい大切なもの。 情報をリサーチする際は 良い情報の例 問題が明確に定義できるデータ 改善点が一目でわかるデータ 日常に寄り添ったデータ を集めるようにすると、 問題点・改善するメリットを想像させやすくなる のでおすすめですよ。 美人秘書 なるべくインパクトのある情報にしましょう! 構成・情報を揃えるのは時間がかかりますが、これさえ覚えておけば後は無駄に手を止めることなく完成させられるので、ぜひ習得するようにしてください。 3. 上司や先輩に頼る ビジネス書やインターネットで調べるのもいいですが、やはりマンツーマンで教わるスピードには敵いません。 また、その分野で実績を出している方は 「あなたと同じ悩みに衝突したことがあり、何を悩んでいるのかを理解できる」 「悩みを潰すためにどうアプローチをとればいいのかを知っている」 可能性が高いです。 その仕事で通用する 思わぬ時短方法や裏技 を聞けるかもしれないので、一度聞いてみるのがおすすめです。 美人秘書 「こうやると早いよ」なんてことを教えてもらえると楽ですよね PCの操作を覚える 構成・リサーチがどれだけ上手くても、 PCの操作がわからなければまた更に手を止めてしまう ことになりかねません。 資料作りに利用するエクセル・パワーポイントなどの 基本操作方法 は時間がある時に確認しておくと時短につなります。 また、資料作りに便利なショートカットキーも覚えておくと便利です。 たとえば ctrl + c コピー ctrl + x 切り取り ctrl + v ペースト ctrl + s 上書き保存 ctrl + z 元に戻す ctrl + y やり直し ctrl + p 印刷・プリント などは資料作成において頻繁に利用するので覚えておいて損は無いです。 美人秘書 これだけでも大幅な時短に繋がるのでぜひ習得しましょう!
0%)、増粘剤、界面活性剤、炭酸ナトリウム、 安定化剤です。塩素系のカビ取りジェルです。安定剤でトロっとした粘度を出しているんですね。 カビホワイトの用途は、タイル目地やゴムパッキンのカビ取りなどです。 カビホワイトは、ゴムパッキンのカビ取りに効果◎ カビホワイトは、今回「窓枠のパッキン」に使用しました。持ちやすい ノズル式のボトル なので、ボトルを押せば気になるカビ部分にジェルを塗布することができます。 数十分放置して、カビ取りジェルをふき取ってみると、綺麗に窓枠のパッキンのカビが除去されていました。価格は 1900円 ほどですが、今回試したカビ取りジェルの中では 一番カビがよく落ちました 。 カビ取り剤特有の塩素臭さは若干あり、またジェルの粘度は軽めです。少し液だれしやすいので 高い部分のカビ取り にはゴーグルを着用するなどして充分注意しましょう。 2位「スパイダージェル」★★★★ カビ取りの効果 ★★★★★ → キレイにカビが落ちる ニオイ ★★★ → 塩素のニオイがする 容量 ★★★★★ → たっぷり500g コスパ ★★★★ → 2200円ほど。500g入っているのでコスパ高い。 使い勝手 ★★★★ → スプレータイプで風呂場のカビ取りに使いやすい 第二位は、スプレータイプのカビ取りジェル 「スパイダージェル」 です。 成分は、次亜塩素酸ナトリウム・水酸化ナトリウム(0. 8%)・ゲル化剤 です。粘度があるので、ピタッと風呂タイルの壁にも付着しますね。 スパイダージェルは、風呂のカビ取りに◎ スパイダージェルはスプレータイプのカビ取りジェルなので、今回は 洗い流しやすいお風呂のパッキンに生えたカビ に使用してみました。もしお風呂以外で使用する場合には、 カップに入れてハケなどで塗るといいでしょう。 スパイダージェルは、 スプレーでも中身がジェル なので噴霧したとき止まってくれるので風呂場の天井の除カビにも使えます。 3位「カビとりいっぱつ」★★★★ カビ取りの効果 ★★★★ → カビもしっかり取れる 容量 ★★★★★ → 500g たっぷり コスパ ★★★★ → 1, 936円くらい。たっぷり500gなのでコスパ高し 使い勝手 ★★★★ → チューブタイプ 第3位は、コスパの高さが高評価だった「かびとりいっぱつ」です。 ネーミングも一回のカビ取りでしっかりと落としてくれそうな雰囲気ですよね。風呂のゴムパッキンや、窓枠、シリコンコーキング内部に食い込んだ頑固な黒カビも強力に除去してくれます。 液だれもしにくく使いやすい カビ取りジェルです!少量で試したい場合は内容量185gの 「かびとりいっぱつ185」 という商品もあります。 成分は、次亜塩素酸塩 水酸化カリウム(0.
準備するもの ・カビキラー ・雑巾またはキッチンペーパー 洗濯機のゴムパッキンの掃除手順 洗濯機のゴムパッキン 1. ゴムパッキンが完全に乾いた状態で、カビキラーカビが隠れるくらいにスプレーする 2. カビキラーをした箇所をキッチンペーパーで覆い、さらにカビキラーをスプレーする 3. そのまま30分ほど放置する 4. キッチンペーパーを剥がし、カビキラーを完全にシャワーで洗い流す 【洗濯機】カビの予防方法 洗濯機は、洗濯するとき以外はフタを開けっ放しに開けっ放しにしておくことでカビができるのを防げます。洗濯機を自動で乾燥する機能がついているタイプもあるので、購入時にチェックしたいですね。 カビ取りに使えるおすすめの道具は?