意外と知られていない「基幹システムのクラウド化」が企業にもたらす10のメリット 「総務の働き⽅改⾰」のカギは【給与業務のクラウド化】にあった!総務が押さえておくべきメリットとは ココだけは外してはいけない!基幹システムのクラウド選定3つのポイント
物品購入やITシステム導入、人材採用など、日々の業務における様々なシーンで必要となるのが稟議書(りんぎしょ)です。 この稟議書について、皆さんも次のような経験をしたことがあるのではないでしょうか? 「稟議書を作成したものの、結局は却下されてしまった…」 「最終的には承認が下りたものの、その間に何度も差し戻しを受けた…」 そこで本記事では、定義や代表的な種類をおさらいしつつ、スムーズに稟議を通過させるための稟議書の書き方のコツを解説していきます。稟議書フォーマットを無料でダウンロードいただけますので、ぜひ最後までお読みください。 ■稟議書とは? 稟議書とは？ 通りやすい稟議書の書き方を解説 | 特集記事 | P-Tips | ピー・シー・エー株式会社. そもそも稟議とは、組織内において文書などを回覧して複数人の承認を得ることを言います。 そして、稟議書は物品購入、ITシステム導入、オフィス移転、人材採用、契約締結など、様々な稟議を行うために作成される文書のことを言います。起案書、立案書、決裁書と呼ばれることもあります。 稟議書には、概ね下記の内容を記載するのが一般的です。 要件 要件の詳細説明 要件の稟議決裁が必要である理由 費用 など ■稟議書の代表的な3つの種類 一口に稟議書と言っても、様々な種類が存在します。代表的な稟議書の種類は、次の通りです。 ・1. 購買稟議書 購買稟議書は、パソコン、ITシステム、事務用品など、業務で使用する物品を購入する際に作成します。購買稟議書には、主に次のような項目を記載します。 購入する物品の名称や型番 購入する物品のサービスサイトURLやカタログ(別添)など 見積金額 購入する理由 購入予定日 ・2. 接待交際稟議書 接待交際稟議書は、取引先との会食や贈答品の購入にあたって、一定金額以上の経費が発生する場合に作成します。接待交際稟議書には、主に次のような項目を記載します。 接待月日 接待先(取引先)企業名 接待理由 接待場所 自社参加者名 接待費用 ・3. 採用稟議書 採用稟議書は、正社員やアルバイト社員などを新たに雇用する際に作成します。採用稟議書には、主に次のような項目を記載します。 採用予定者氏名 採用予定者生年月日/年齢 入社予定日 配属先部門/役職 待遇(給与や年棒など) 保有資格 ■スムーズに承認してもらうための稟議書の書き方3つのポイント ・1. 費用対効果をわかりやすくまとめる どれほど優れたITシステムであっても、自社にとって大きな費用対効果を期待できると感じられなければ決裁者は稟議を承認しません。そのため、稟議書には費用対効果を明記しましょう。 例えば会計ツールを導入する場合には、次のような形で費用対効果を示すことができます。 (例) Excelによる現行の経理業務がツール導入によって効率化できることを、ツール導入後に削減できる人件費がツールの導入費用を上回ることを試算した表を稟議書内に掲載することで具体的に示す。 その他、営業代行サービスを導入するという場合には、サービス導入によってアポイントメント件数や売上がどの程度向上するのかを示した試算表を掲載するのが良いでしょう。あるいは、営業担当者を採用した場合とのコスト比較表を掲載して営業代行サービス導入の優位性を示すことも選択肢の1つです。 ・2.
アルバイトの業務内容 ○○支店のオフィス移転に伴う、荷造りと荷開き等の作業 2. 雇用人員 2名 3. 雇用期間 3月30日~3月31日までの3日間 4. 労働時間 10:00~15:00(昼休み15分) 5. 賃金 日当××××円 6. 勤務場所 ○○支店及び移転先の○○支店 7. 理由 支店の現在の陣容で、日常業務をこなしながら作業を行うと、業務に支障をきたすため。また、社員に業務終了後に作業を行わせ残業代を支給した場合と、アルバイトを雇用した場合の日当を比較すると、アルバイトを雇用した方が安価となる。 以上 サンプル毎に書式を変えていますが、基本的な事項は同じです。使用する際は、ご自身の勤め先の書式に合わせて作成してみて下さい。 さぁ、一発OKで稟議書を通そう! 初出:しごとなでしこ
別添 ○○○社製パソコン「○○○NK0987」のパンフレット 1通 以上 2. 設備修理申請の場合 (題名)本館A会議室に設置しているエアコンの修理について (本文)標記の案件について、下記の理由により修理したくお伺いいたします。 記 1. 理由 A)昨年12月頃より、適温が得られず、掃除や温度調節用に部品交換を行ったものの、改善しない。そのため、○○電気に修理依頼したところ、メインモーターの劣化が要因とされ、交換が必要になった。 B)これから夏場に向け、仕事の能率性を考慮し、修理が必要と判断した。 2. 費用 ***円 費用に関しては、○○電気が作成した見積書を添付する。なお、修理に要する期間は1週間程度。 以上 3. 忘年会など社内懇親の宴の経費申請の場合 忘年会について(伺い) 標記の件につき、社員の希望により、本年は昨年まで行った会場と内容を変更して起案しました。下記のとおり実施してよいか伺います。 記 1. 日時 平成◯年12月15日午後7時より 2. 場所 ○○ホテル 松竹梅の間 3. 内容 立食パーティー形式 4. 変更の理由 昨年までは、△△会館の大広間にて着席方式による宴会を行っていましたが、社員アンケートを実施したところ、若手社員から堅苦しくて楽しくないと不評のため、会場と内容を変更して立案しました。なお、○○ホテルの見積書によると、昨年と同規模で実施した場合の予算はほぼ同額となります。 ※実施したアンケートの集計結果、○○ホテルの見積書を添付致します。 以上 4. 稟議の意味や使い方を基礎から解説！承認される稟議書の書き方と例文 - 起業ログ. 接待費申請の場合 ○○工業 △△部長の接待について 標記のことについて、□□の新規取引に関わる交渉のため、懇談いたしたく、下記の通り予算を計上してくださるようお伺いします。 記 1. 接待費 5万円 2. 予定日時 平成◯年5月20日 午後6時より 3. 場所 XX飯店 4. 接待客 ○○工業 △△開発部長 5. 理由 ○○工業は現在、ライバル社である◎◎産業の製品を購入していますが、新製品開発にあたり、弊社の□□に対して、△△部長が興味を持っておられます。そのため、□□を売り込み、商談を進めているところです。契約がまとまった場合、月商※※円の取引となり、今後、円滑に取引を進めるため懇談の場を設けることにしました。 以上 5. アルバイト雇用申請の場合 新規アルバイト雇用についてのお伺い 記 1.
稟議のデメリットは、各部署を回覧させる手間と時間がかかることでしたよね。 ワークフローシステムは 承認までのステップを電子化・自動化することで、時間と手間を最小限にしてくれる優れもの です。 まず最初に検討していただきたい、編集部おすすめのワークフローシステムを紹介します! 稟議書の書き方や目的は？理由・金額など必要項目や事後報告も | TRANS.Biz. 1. 1万社以上が導入!ジョブカンワークフロー 画像出典元:「ジョブカンワークフロー」公式HP 特徴 社内のあらゆる申請書をクラウド管理することができるジョブカンワークフローは、1万社を超える導入実績があるので厚い信頼性があります。 スマホアプリにも対応しているので、いつでもどこでも申請・承認が可能な体制を築くことができます。 また、 従業員数10名以下の小さな会社から1, 000名を超える大きな会社まで人数にとらわれずに導入可能 なのが魅力的です。 料金プラン 月額料金 初期費用・サポート費用 ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円 ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー ジョブカンワークフローは月額300円 / 1ユーザーで利用できます。 初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円 です。これは業界最安水準です。 また、最低利用期間のしばりもないので気軽に導入できるでしょう。 600円/1ユーザーで、 ジョブカン経費精算 と合わせて利用することもできます。 毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという分かりやすい料金体系です。 評判・口コミ 参照元:「ジョブカンワークフロー」公式HP 2. 使い慣れたExcelで申請書を作れる!Collaboflow 画像出典元:コラボフロー公式HP コラボフロー最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。 ExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請書を作ることができるため、 Web環境とExcelさえあれば専門的な知識がなくても簡単に使用 することが可能です。 30日間の無料お試しが用意されています。 クラウド版は最低5ユーザーから、月額500円 / 1ユーザーで利用できます。 なお 初期費用は0円 です。 またパッケージ版も用意されています。こちらの料金は資料を確認してください。 参照元:「Collaboflow」公式HP 3. 複雑な業務の可視化!rakumoワークフロー 画像出典元:「rakumoワークフロー」公式HP rakumoワークフローは見やすいデザインで業務フローを可視化できるのが特徴。ただ単に承認や却下などのアクションができるだけではなく、コメントを添えることができるので、 そのアクションに至った経緯などを把握 することができます。 導入する際に、G Suiteの導入が必要だったり、12か月単位での契約となるので注意が必要です。 ・基本プラン:年額/3, 600円/ユーザー (別途G Suite利用料 年額/6, 000円/ユーザー、もしくはG Suite Business 年額/14, 400円/ユーザーがかかります。) 参照元:「rakumoワークフロー」公式HP ワークフローシステムの資料を無料で一括DL まとめ 企業や官庁に就職した人にとって稟議は避けて通れない存在です。 「稟議は無駄!おかしい!」という意見はあるものの、しばらくは稟議書を使って上層部の承認を得る仕組みが続くと予測されます。 説得力のある稟議書を作成してスピーディーに上司の承認をもらい、ワークフローシステムで業務を自動化すれば最短・最速で稟議が通ります 。 稟議のデメリットを補うためには工夫が必要です。上司が納得する文書作成と業務の効率化に力を入れて、稟議に関するストレスをなくしましょう。 画像出典元:O-DAN
基本事項をわかりやすく書く これは稟議書に限りませんが、わかりやすく書くのはビジネス上で書類を作成する上での鉄則となります。 稟議書に必要な基本的な事項は、以下の点 。 申請事項: 物品購入など、最初に目的を記します。 申請事由: 申請事項がなぜ必要なのか理由を記します。 費用: 案件にいくらかかるのか記します。 (費用対)効果: 申請事項の効果を記します。 リスク: 取引など外部が絡む案件ではリスクも記します。 単に、これが欲しい、どこに出張に行きたい──それだけでは、上司が許可することはありません。 なぜ必要なのか、そして、それがどういった効果をもたらすのか 、これらは説得力を持たせる重要なファクターになります。 特に、 「これだけお金をかければ、将来、どれだけの利益が出る」 という費用対効果を擬態的に示せば、一段と説得力が増すでしょう。 以上は、ダラダラと書かず簡潔に記すのも大事なポイントです。 2. 内容について具体的に書く あやふやな内容で、稟議書が通ることはまずありません。内容を具体的に記すことで、より説得力を持たせるようにします。 これは、言葉ではなく、ケースで示してみましょう。 あなたの職場で新型のコピー機を導入することになりました。この場合、理由は効率性のアップとなります。 しかし、申請理由のところに、たとえば… 「従来のコピー機は老朽化し、効率化を図るために新型機を導入したい」 と記すと、「なんだ、どれくらい能率アップするかわからないし、今の機械が使えるなら、換えないでもいいのではないか」となりかねません。 これを、 「老朽化のため新型コピー機を導入したい。新型機は○○機能で資料作成のバリエーションが増える上、1分あたりの処理枚数が○枚多くなることで、1日あたりの処理能力が従来機比○%アップが見込める」 と具体的に踏み込みます。 (c) 企業は予算を投じる際、常に費用対効果が求めます。その根拠となる数値等を示せば、新型コピー機の導入にぐっと近付くはずです。 大切なのは「手段」を説明することではなく「提案」すること 決裁する人は、稟議書の内容が会社にどれだけ恩恵を与えることをチェックしているのを忘れてはなりません。その意味で根拠となる数字を示すことは必須となります。 3. 正確に書く 具体的に書くと同時に重要になるのは正確かどうか、という点も然り。 盛るのは論外。 かといって 、 過少申告する必要もありません。 重要なのは金額 です。理由がしっかりしていても、金額があやふやでは判断のしようがありません。費用対効果もはっきりしなくなります。 金額を明確に示す方法のひとつとして、 物品購入などのケースでは、製品カタログや、見積書を添付 してみるといいでしょう。より正確性が担保できます。 複数のカタログ、見積書があれば、たとえば、安価なA社の製品の購入を申請する場合、単に安価という表現よりも、B社、C社に比べて価格が安いことが一目瞭然になるため、決裁者も判断しやすくなります。 【稟議書】絶対通すコツは?
予算内に収まっていることを強調する 多くの場合、ITシステムの導入や新規サービスの利用といった稟議が必要な施策は部門単位やチーム単位で割り当てられている予算内で検討します。そのため、稟議書に当初予算内でその施策を実行可能であることを明記することも決裁者への大きな説得材料になります。 その際に注意すべきなのが、周辺コストです。例えばSFA(Sales Force Automation/営業支援)ツールを導入する場合、外部のコンサルティング会社による導入コンサルティングや運用支援といったサービスの費用が発生する場合があります。 稟議書では、このような周辺コストも考慮した上で費用を試算し、かつそれが予算内に収まっていることを示すことが重要です。 ・3. 誤字脱字や情報の誤りを防ぐ 稟議書を作成したら、必ず複数回確認して誤字脱字や情報の誤りを防ぐことが重要です。 誤字脱字や情報の誤りは、「細部を作り込んでいないのではないか」「他にも確認漏れがあるのではないか」といった印象を決裁者に与えてしまうからです。その結果、重箱の隅をつつくような指摘が出てきてしまい、スムーズに稟議が通らなくなってしまいます。 テキストはもちろん、費用対効果試算表の数値や引用データなども含めて十分に確認しましょう。 ■ワークフローツールによる稟議書の電子化で得られる4つのメリット 最近では、ワークフローツールを導入して稟議書を電子化する企業が増えつつあります。稟議書の電子化には主に次のようなメリットがあります。 ・1. 稟議書を手間なく簡単に作成できる ワークフローツールの多くは、稟議書テンプレートの登録、項目の自動入力、リアルタイムでの入力エラー通知、過去に作成した稟議書の複製といった機能を搭載しています。そのため、Excelベースよりも手間なく簡単に稟議書を作成することができます。 ・2. 承認期間を短縮できる ワークフローツールを導入すれば、もはや紙の稟議書を持ち回る必要はありません。稟議書の提出や決裁者による承認(確認・押印)を、オンライン上で完結することができるからです。また、承認漏れや遅れが発生している場合には該当する決裁者に自動で通知を発することができるワークフローツールもあります。そのため、「出張中で稟議書を確認できない」「承認漏れ/遅れが発生している」といった状況を防いで承認期間を短縮できるようになります。 ・3.
愛犬が飼い主さんの服を噛んだりすると、思わず「コラッ!」と叱ってしまいがちです。 しかし、実は叱ってしまうと「噛めば飼い主さんにかまってもらえる!」と勘違いをして、ますます噛み癖が治らなくなってしまうようです。 では、愛犬が服を噛み始めた時は一体どんな対処をすれば良いのでしょうか? 今回は犬が服を噛んでしまう時の正しい対処法をご紹介いたしましょう。 服を噛む癖を止めさせたい飼い主さん必見です♪ 1. 老害「なに犬のくせに服着てんだよ」愛犬家俺「は？」. 犬が服を噛んでしまう時の対処法 それでは、さっそく犬が噛んでしまった時の正しい対処法についてご紹介していきましょう。 1)反応しない まず第一に反応しないということが大切です。 怒らずとも、何か反応をしてしまうと愛犬は「噛むと相手してもらえる!」と勘違いしてしまうので、なるべく無反応でいることが大切です。 飼い主さんの服を噛み始めたら、冷静に服を噛むのを止めさせ、反応せずにその場を離れるなどしましょう。 2)噛んでいいオモチャを与える 犬が服を噛んでしまう理由の1つに、歯の生えはじめや歯の生え変わりなどの時期に歯の違和感を取り除くために噛むという理由があります。 そういったストレスを解消させてあげるためにも、服を噛み始めたら、すぐに噛んで良いおもちゃを与えてあげましょう。 噛んで良いものとダメなものの区別をしっかりとつけてあげる事で、愛犬もストレスを溜めずに服を噛む癖を止めてくれるでしょう。 日頃から噛んでもいいオモチャで遊んであげるのも良いかもしれません。 3)服を噛んでしまったら一旦ケージに入れる 服を噛み始めたら無言でケージに入れるようにしましょう。 「服を噛むとケージに入れられて遊んでもらえなくなる」と愛犬が思ってくれれば、自然と服の噛み癖を防ぐことができます。 ~関連記事~ ● 犬用ペットサークルの役割と選び方をご紹介 2. 犬が服を噛んでしまうのならしっかり対処しよう 犬が服を噛んでしまう時の正しい対処法をご紹介いたしましたが、いかがでしたか? ついつい愛犬が服を噛んだり悪さをすると反応してしまいがちですが、グッとこらえて適切な対応をすることで服を噛む癖が改善すると思いますので、是非参考にしてみてくださいね。
宝物だと感じている 犬はお気に入りのものを見つけると「これは僕の宝物だぁ~!」とでもいわんばかりに寝床で大切に保管しようとすることがあります。飼い主のにおいがついた服は特に犬が宝物だと感じやすいものとなりますので、大事そうに自分の側に置きながら眠りにつくことがよくあるそうです。 ちなみに飼い主のにおいが染みついた衣服を見つけるたびに寝床に持っていき、いくつもの飼い主の服に囲まれながら眠る。という犬は割といるみたいですよ。 ある意味変態的な犬の行動ともいえますが、飼い主への愛を感じずにはいられませんね。もし愛犬があなたの服を収集する癖があるのでしたら、あなたは愛犬にとっても愛されているといえるでしょう。 まとめ 犬が飼い主の服の上で寝るときは、ほとんどの場合大好きな飼い主のにおいや存在を感じながら眠りたいと思っていることでしょう。犬が飼い主のにおいを感じながら眠りたいと思っているということは、普段から飼い主の存在に対して『安心感』や『信頼』を感じているといえます。 ですので、もし愛犬があなたの服の近くで眠ることがよくあるのでしたら、愛犬としっかり信頼関係を築けているといって間違いないでしょう。これからも良い関係を築きながら愛犬と幸せな日々を送れると良いですね。
335 体温調節がやりづらくなるから本当はいらないんだよ 毛の生え替わりで今なら冬毛になりつつあるし着せなくても犬自身は暖かいんだわ 15 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:27:29. 648 お前は毛皮のコートの上にさらに服着るのかよ 16 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:27:33. 703 夏のクソ熱い時期には犬に靴履かせてあげたくなるが 17 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:27:33. 731 ID:/ 夏の昼間にアスファルトの上散歩させる飼い主は消えろ 18 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:27:43. 593 ワンワンないてみろよ 19 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:28:21. 731 3回だよ3回 20 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:31:40. 869 ズルルゥンもだよ あくしろよ 21 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:31:59. 145 俺「なに犬のくせに服着てんだよ」 >>1 「申し訳ありません…」スルスル 22 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:33:52. 427 きたねぇケツだなぁ 23 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:36:47. 409 オナシャス!センセンシャウ! 24 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:36:54. 429 お前に話しかけてるんじゃなくて犬に話しかけてるんだが? 25 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:38:55. 165 ホモスレかよ 26 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:41:52. 006 雨の日の散歩で、チョビにレインコート着せてたのは良いと思う 27 : 以下、\(^o^)/でVIPがお送りします :2015/11/23(月) 20:43:20.