秘書の残業時間はどのくらいですか? A. 秘書の残業時間は就業先や担当する上司によっても異なりますが、一般的な企業秘書の場合は、他の従業員同様に定時就業が基本です。場合によっては、朝早く出社する上司や夜遅くに会食がある上司の補佐を行うこともあります。 1人体制ではなく、複数の秘書が上司を担当するチーム体制であれば、イレギュラーな勤務時間や残業は比較的少ないでしょう。 また、残業時間の条件でお仕事を選びやすい、派遣で働くという選択肢もあります。 Q. 秘書で大変な業務は何ですか? A. 秘書は上司に関連するあらゆる業務のサポートを行うため、業務領域が幅広い点が挙げられます。就業先や担当する上司によっても異なりますが、定型的な業務だけでなく、その時々の状況によって細かい業務を依頼されることもあります。 また、上司に代わって、社内外の重役の方々と接する機会も多いため、気配りや配慮が苦手な方は大変だと感じることもあるでしょう。 Q. 秘書で身につくスキルは何ですか? A. 秘書の仕事って大変？秘書の仕事内容を具体的に解説 | みんなの仕事Lab-シゴ・ラボ-. 一番は、働くうえで欠かせないコミュニケーション能力や調整能力です。秘書は上司と社内外の方々を繋ぐ仲介役となるため、実務を通して、高度なコミュニケーション能力や調整能力を磨くことができるでしょう。 また、上司が業務をしやすいように気を配るホスピタリティや、情報収集能力、スケジュール管理能力、資料作成能力、複数の業務を同時並行で行うマルチタスク能力なども身につけることができます。 海外と取引の多い企業の秘書であれば、英語をはじめとする語学力や異文化理解のスキルも身につけやすいでしょう。 Q. 未経験でも秘書になれますか? A. 未経験でも秘書になることができます。企業や募集ポジションによって求められるスキルは異なりますが、最も重視されるのは担当する上司との相性なので、相手と良好な関係性を築けるようなコミュニケーション能力やホスピタリティが求められます。 秘書未経験の場合、基本的なビジネスマナー、PCスキル、事務処理能力に加え、秘書検定といった資格もアピール材料になるでしょう。 今回は、秘書の仕事内容や秘書になるための方法、向いている人・向いていない人の特徴などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。 担当上司のサポート役として、上司や社内外さまざまな人とコミュニケーションを取る機会も多く、やりがいを持って働ける秘書のお仕事。また、段階的に業務の幅を広げながら、ステップアップしていけるので、将来のキャリアビジョンを描きやすい職種とも言えるでしょう。 幅広いビジネススキルを身につけ、人の役に立つお仕事がしたいという方は、ぜひ秘書を目指してはいかがでしょうか。なお、正社員の転職の場合、秘書経験が求められるケースがほとんどですが、派遣の場合、未経験からチャレンジできるお仕事も多い傾向にあります。 パソナ では、未経験OKの秘書アシスタントのお仕事もご案内していますので、秘書のお仕事に興味のある方は、ぜひ一度、 パソナ にご相談くださいね。
大まかにクインテット秘書の仕事内容・業務内容を書いてきましたが、上記以外にも、社長が社員とコミュニケーション不足を感じていたら、社長ランチ会を企画したり、オフィス環境の改善に着手したりと、要望に応じて動いています。 社長の発言に耳を傾け、内容によっては必要な部署やメンバーとの連携も必要になってくるので、多方向にアンテナを張る必要があります。 秘書なって気付いた、秘書に向いている人 クインテットで未経験から秘書になった私ですが、元々は異業種からクインテットへ転職してきました。 ある日突然、社長から「秘書どう?」と声をかけていただき、入社して3ヶ月目、突然の秘書生活が幕を開けました。日々秘書の仕事を行う中で気付いた3つの「秘書に適性のある人」をご紹介します。 コミュニケーション能力が高い人 どんな仕事、職種であっても、コミュニケーション能力は高いに越したことないと思っていますが、秘書の仕事においてはマストだと実感します。 社長の要望に対して、私だけで応えられれば良いのですが、そうもいきません。社内外で必要な方にお願いをしたり、社長の意向を伝えたりする場面が多くあります。 円滑に仕事を進めるため、また、雰囲気作りのためにも大事なポイントなので、コミュニケーション能力が高い人はぜひ秘書に! 縁の下で支えるポジションが好きな人 主役は上司である社長です。社長が注力すべき業務に集中できる環境を作ることが仕事となるので、いわば縁の下の力持ち的なポジションです。 自分のスタイルを主張する人よりも、黒子に徹することに抵抗ない人の方が秘書の適性はあるかと思います。 また、臨機応変な対応を求められる場面もあるので、柔軟な考え方ができる人であれば、なお◎!! 気遣いが出来る人 上記の通り、秘書の仕事内容は多種多様で、細かな気遣いがないとサポートができません。 上司からの要望に対して、相手の立場に立ち、どうしたら最適解なのかを考えて行動する必要があります。周りの人の協力がないと秘書の仕事は成り立たちません。 普段周りの人から「気が利くね」なんて言われる人は、秘書の仕事の適性があるかもしれません。 まとめ 秘書の仕事は、仕える上司によって仕事内容・業務内容が異なっているため、なかなかイメージしづらい職業。しかし、元々持っているスキルを活かすことができますし、物事の見方を学ぶことができるので、とても魅力ある仕事だと思っています。 秘書の仕事に興味のある方、秘書への転職を考えている方などの参考になれば幸いです!
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だれも頼れませんから ! そして、社長からの一言「お前、力あるな〜」(秘書にレディーファーストなんて言葉はありません…涙) そして、本日の業務スタート! ■9:00 スケジュール確認 当日のスケジュールと報告事項をお伝えし、確認すべきことをつぶしていきます 。 ⇨次のスケジュールが詰まっている日は時間がありません! 「報連相」の優先順位がとても大事です!! 私は報告事項、確認事項を案件ごとに ポストイットに書いて、優先順位の高い順に手帳に貼り、それを見ながら伝えていました 。(報告事項と確認事項で 色分けするのも分かりやすい のでオススメです) また、お伝えする前に 「本日は報告事項●件、確認事項●件あります」 と前置きすると、上司の方もどのくらい時間がかかるのか把握できて良いかもしれませんね。 たくさん伝えることがあるからといって、どんどん自分のペ—スで伝えればいいというものでもありませんよね。 私の上司の場合、 スマホをいじっている時は基本的に「流し聞き」 でした。 この時に大事な事を確認し「YES」と言われても、後で「なんでそうなんだ」と怒られたことが多々あり、この法則を学びました。 そんな時は ひたすら無言で待ちます (笑)社長の手元を見ながら、長い時は5分ぐらい無言の時間が社長室に流れることもあり、結局時間がなくなり何も確認できなかったことも…。 でも、そういう時は「今日までに確認したいことがたくさんあるので、お時間空いたらお願いします!」としつこく念を押します。 期日があることや社外の方をお待たせしている事案は、 何が何でも確認してもらわなくてはいけないですよね 。「社長がスマホ見てたので確認できませんでした。」なんて理由にならないのです! 秘書のランチは慌ただしく! ■12:00 お昼 秘書のお昼は「食べられる時に食べる」 が基本です! 社長のスケジュールにより日々異なりますが、私の場合はデスクの内線が鳴って「あれ持ってきて」「ちょっと来て」と言われることも多かったので、 社長が社内にいらっしゃる間は席を外すことを極力避けていました 。(トイレもダッシュです) 「秘書さんってオシャレなカフェでランチしてそう…」なんて思われますが、 週の半分はコンビニでした 。 体力勝負なのでとりあえずカロリー摂取です! 社長秘書のお仕事 vol.10 百多えみり. 来客の対応は疲れていても笑顔で! ■14:00 お客様がご来社 来客前には 社長室の掃除 をします。 お客様がお部屋に入ってから少しでも早くお茶を出せるよう 事前にグラスなどは人数分用意しておきます 。 (この方はコーヒーが苦手、この方はブラックコーヒーなど、よくいらっしゃる お客様の嗜好は把握するように していました。) 社長室までご案内する間は、世間話などをして明るくお迎えするように心がけていました。 この時、 秘書である私の名前を覚えていてくださったり、「いつも忙しいのにがんばってるよね」などお褒めの言葉をいただいた時はやっぱりモチベーショアップしましたね!
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雰囲気もメニューも 食堂車みたいで、 昔を思い出しましたよ!! なぜかガラガラだったので 窓際の席に座れてラッキー!! 息子はずっと 窓にへばりついて 「カンカン」 言いながら、 在来線が通る度に大喜び!! お子様ランチにしたかったけど まだ食べさせていない フライが入っていたので、 オムライスとハンバーグを ソースを別添えにしました。 息子と主人で 全部なくなってしまったので、 私はスペシャルハヤシを 追加オーダー。 とても美味しかった!! そしてこのあと 下調べを怠ったせいで 後悔する出来事が…