3. 領収書の電子化を進める際の手続き 経費処理時の請求書や領収書の電子化を進める際は、さまざまな準備が必要になります。 経費処理の電子化には3つのステップがありますので、理解しておきましょう。 3-1. 会社内でのルール作り 経費処理を電子化する前に、会社内でのルールを作ります。 どのような経費を精算できるのか、どのような写真でなければならないか、経費処理を申請する流れなどを含めたフローを策定します。 このフローも簡単に決められるものではなく、国税庁が定める要件に基づいて社内で十分検討することが必要です。 ルール作りがしっかりおこなわれていないと、莫大な費用をかけて経費処理を電子化しても効果が出ない可能性があります。 3-2. 自社にあったソフトの導入 社内のルール策定が終わったら、ソフトを導入します。 このとき、自社のニーズに合った製品を探して導入しなければなりません。 価格も重要ですが、どのような書類を扱えるのか、どのくらい使いやすいのか、サポートは充実しているか、クラウド型かオンプレミス型か、セキュリティ対策は万全かなど、考慮すべき点はたくさんあります。 自社のニーズに合ったものを採用できれば、経費処理の手間も時間も大幅に削減できるはずです。 関連記事: 経費精算システムの導入を成功させる7つのポイントを徹底解説 3-3. 請求書・領収書の電子化の注意点｜電子帳簿保存法/スキャナ保存制度 | sweeep magazine. 管轄税務署への申請 最後のステップは税務署への申請です。 社内で策定した規定や導入する製品の資料や契約書など必要書類と、申請書を税務署に提出して経費処理の電子化を申請します。 電子化を希望する日の90日前までには申請を終えるようにしましょう。 管轄税務署から許可が下りれば、経費処理の電子化が可能となります。 4. 経費処理時の領収書を電子化するメリット・デメリット 経費処理の電子化を進めるかどうかを決定する前に、電子化のメリットやデメリットについて考えておく必要があります。 ここでは、経費処理の電子化のメリットとデメリットを解説します。 4-1.
経費処理の作業量はときに膨大になることがあり、多くの人員が必要とされてきました。 しかし現在ではリモートワークが急速に浸透するにつれ、請求書や領収書もペーパーレス化・電子化が進んできています。 現在、領収書をはじめとした書類の電子化が大変注目を集めております。 しかし、法律や手続き、電子化の方法など、初めて書類の電子化を進める企業にとっては難しいことが多く、不安がある方も多いのではないでしょうか。 今回は、領収書の電子化に関する法律や手続き、方法についてわかりやすく解説いたします。 3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」 経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。 そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。 資料には、以下のようなことがまとめられています。 ・領収書電子化のルール ・領収書電子化のメリット ・経費精算システムを使用した領収書の電子化 領収書の電子化を実現するために 「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」 をご参考にください。 1. 領収書の電子化を進める際に確認する必要のある法律 まずは、領収書の電子化を進める際に確認しておいた方がよい「電子帳簿保存法」について解説していきます。 法律をしっかりと理解して、安心して電子化を進められるようにしましょう。 1-1. 2016年の電子帳簿保存法の改正 2016年にスキャナによる保存要件が緩和しました。 概要をまとめると、「スマートフォンでの電子化保存」と「領収書のサイズがA4以下の場合に、大きさに関する情報が不要」の2点があらたに加わりました。 つまり、法律上、 スマートフォンで撮影した領収書の電子化保存 が認められ、経費精算時の領収書をはじめとした、日常的に発生する業務により深く電子化が活用できるようになったのです。 1-2. 経費処理時の領収書を電子化しよう！法律・メリット・方法を解説 | jinjerBlog. 電子帳簿保存法で認められている帳簿書類 電子帳簿保存法でよって電子化保存が認められている書類は以下の通りです。 電子化をお考えの方は、どの書類が電子化できるのかしっかりと理解しておくとよいでしょう。 電子保存が認められている書類一覧 分類 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳固定資産台帳、売上・仕入帳など 国税関係帳簿 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、その他決算に関して作成した書類 国税関係書類 (決算関係書類) 領収書 、契約書、請求書、納品書など (その他の証憑類) 見積書、注文書など 一般書類 2.
もし、印紙の金額を間違えたときはどうすべきなのでしょうか。領収書の金額によっては印紙代も高額になるため、間違えて購入すると無駄な費用をかけてしまいます。しかし、もし、間違えて購入しても、本来必要だった金額の印紙と交換できるケースもあります。交換できるのは、「未使用のもの」「課税文書以外に貼ったもの」です。課税文書とは、印紙を貼る必要がある書類のことです。手数料はかかりますが、郵便局で求めている印紙と交換できます。 ただし、現金に交換はできません。交換できない印紙は「汚れや破損が目立つもの」「使用した疑いがあるもの」です。印紙を破ってしまった場合、すでに貼ったものか・未使用のものかで交換できない場合があります。貼った後で端などを破ってしまった場合は交換できません。しかし、未使用の印紙であれば破ってしまっても新しいものと交換してもらえます。購入後すぐに交換に行けないときは、保管の仕方に気をつけましょう。 電子領収書なら非課税でコストや手間を減らそう 領収書の電子化でコスト削減!
領収書を電子化する方法を確認しよう 経費処理を電子化するためには手続きが必要ですが、ツールも非常に重要です。自社に合ったツールを採用すれば、電子化をスムーズにおこなうことができるでしょう。 2-1.
「今まで紙でやり取りしていた請求書・領収書を電子データに切り替えたい」そんなときに読んでいただきたいのがこちらの記事です。 現役経理の観点から、請求書・領収書を電子データ化して電子帳簿保存法に適用させていく際の注意点を記載しています。 請求書・領収書の電子化とは? 電子帳簿保存法の要件を遵守することによって、今まで紙で保存していた請求書や領収書を電子データで保存することができます。それに伴い、そもそも最初から紙に印刷する必要もなくなります。取引先への送付も電子データで行うことができるからです。 「電子データ化する」とはExcelやクラウド会計ソフトなどを利用してパソコン・タブレットなどの電子機器で請求書・領収書を作成し、電子ファイルとして保存すること。この電子ファイルを取引先へメールや各種ツールを利用して送付することで、作成~送付まで一貫して電子での取引が可能になります。 請求書・領収書を電子化するメリット コスト削減 請求書・領収書を電子に切り替えることによって、紙代や印刷代、印刷にかかっていた人件費を削減できます。併せて取引先への郵送代や受領した書類の保管料も削減可能。 スピード化 費用以外の面では、取引先とのやり取りをよりスピーディーに行うことができるようになります。今までは請求書を郵送するのに1~3日必要としていましたが、メールで送付すると数秒後には相手が確認できる状態になるからです。 受け取ったレシートや紙の領収書はどうする? 領収書を電子化すると言っても、レシートや紙の領収書は発生し続けます。自社から発行する領収書はすぐに電子化できても、これらの紙はどうすればいのでしょうか?
帳票発行システムを導入して領収書を電子発行すれば、印紙代を節約できます。また、印刷・封入などの手間も削減できます。 これを機に、領収書の電子発行を検討してみてください。 【領収書の電子発行にも対応】WEB帳票発行システム「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら よく読まれている記事 請求書電子化 お役立ち資料 CM動画・PR動画を公開中! 資料請求 3分でわかる! 「楽楽明細」の製品詳細資料をプレゼント。 製品デモ依頼 管理画面を実際に操作して体験できる 製品デモ依頼はこちらから。 お役立ち資料ダウンロード コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。
電子領収書には紙の領収書にはないメリットがあり、テレワークなど新しい働き方との相性も抜群です。本記事では電子領収書のメリットの他、電子領収書の発行方法や領収書を電子化する際の注意点にも言及します。ペーパーレス化に興味がある方は必見です。 電子領収書のメリットとは?
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