企業の採用担当者は日々多くのメールをチェックしているので、「誰から届いた」「どんな内容のメールか」を件名で分かりやすく伝える必要があります。件名が分かりづらいと、本文を読んでもらうことすら叶わない可能性もあるようです。 履歴書をメールで送るときのマナー 履歴書をメールで送るときは、「PDF形式で保存する」「パスワードをかける」「応募からできるだけ早く送る」を意識しましょう。以下でそれぞれ詳しく解説します。 履歴書ファイルをPDF形式で保存する 履歴書をメールで送るときは、PDF形式で保存するのが望ましいでしょう。 PDF形式は、文字化けや改変の恐れが少なく印刷もしやすいため、履歴書送付の際は最も一般的な保存形式 といえます。ExcelやWordで作成した履歴書を、PDF形式に変換し保存する手順は以下のとおりです。 1. 「ファイル」をクリック 2. 「名前を付けて保存」の「参照」を選択 3. 「ファイルの種類」のなかにある「PDF」を選択 4. 「保存」をクリック ファイル名に明確な決まりはありませんが、一般的には「履歴書_氏名」と記載 します。ほかのファイルに埋もれてしまわないよう、採用担当者がひと目見てすぐに「どのようなファイルか」を明記する必要があるからです。 なお、パソコンのバージョンや設定によっては、上記の方法でExcelやWordの履歴書ファイルをPDF形式へ変換できない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。 履歴書ファイルにパスワードをかける 履歴書には個人情報が含まれるため、メールに添付する際はパスワードをかけることをおすすめします。必須ではないので、かけていないことで評価が下がるわけではないですが、 かけるほうが「万一のセキュリティを意識できる人」といった印象を与えられる可能性が高い でしょう。 ただし、完成したPDFファイルにパスワードをかける場合、専用の圧縮ソフトがないと設定できないこともあるようです。 ここでは、履歴書ファイルをPDF形式に変換すると同時にパスワードをかける方法と、圧縮ソフトを使う場合の手順をそれぞれ紹介します。 【PDFへ変換するときにパスワードを設定する場合】 2. 履歴書の送り方【メール編】 ～本文・件名の書き方と添付方法～ | 転職活動-JOBHUNTING. 「名前を付けて保存」を開く 3. 「ファイルの種類」から「PDF」を選択 4. 「ツール」の「全般オプション」で「読み取りパスワード」を入力 5. 「OK」をクリック 6.
手書きの履歴書をメールで送りたい場合には、履歴書をスキャンしてPDFデータにしましょう。スキャンは家庭用のプリンターや、コンビニのマルチプリンターで可能です。 データを取り込んだら、PDFデータに変更し、パスワードをかけてメールに添付しましょう。 まとめ 近年では、履歴書をメールで送るよう指定する企業も増えてきました。履歴書を送る際には、マナーを守ったメールを送るように心がければ、基本的に問題ありません。 次の選考に進むためにも、印象の良いメールを送りましょう。
企業から個別に「履歴書を郵送で送ってください」と言われることがあるかもしれません。その場合、 郵送後に郵送完了のメールをしましょう 。 ただし、応募要項などで一律に履歴書の郵送を指定されている場合には、わざわざ郵送したことをメールで伝えなくても大丈夫です。 <履歴書を郵送したことを伝える場合> 件名:履歴書郵送のご連絡/山田太郎 お世話になっております。 御社の採用に応募しております、山田太郎と申します。 先日ご指示いただきました履歴書を、本日〇月〇日(〇)付で送付いたしました。 ご査収のほど、お願い申し上げます。 ※履歴書の郵送の仕方について詳しくは→ 履歴書の郵送ガイド|封筒のサイズや色・宛名の書き方まで【保存版】 履歴書をメールで送る際のQ&A ここでは、履歴書をメールで送るときのよくある疑問を解決します。 Q1:メールで送る履歴書の写真はどうやって用意する? メールで送る履歴書の写真データは以下の方法で入手できます。 写真館で撮影してもらう場合 撮影した写真をデータ化してくれる写真館を探し、撮影してもらう 受け取ったデータをパソコンに取り込む 履歴書のファイルに貼り付ける スピード写真で撮影する場合 スピード写真で履歴書用の写真を撮影する 撮影した写真を自宅やコンビニでスキャンしてデータとして取り込む スキャンしたデータをトリミングし、履歴書に貼り付ける ※最近は写真をデータで受け取れるスピード写真もあります 自分のスマホやデジカメで撮影する場合 自分のスマホやデジカメで履歴書用の写真を撮影する データをパソコンに取り込む 取り込んだデータをトリミングし、履歴書に貼り付ける 写真データのクオリティを考えると、費用は少し高めになりますが、写真館で撮影してもらうのがおすすめです。 万が一、写真データの準備が間に合わないなどの場合には、以下のような文面をメールに添えるといいでしょう。 顔写真データの準備ができていないため、 メールでは顔写真を貼付した履歴書データをお送りできません。 必要であれば、顔写真を貼った履歴書書類を郵送しますので、 大変お手数ではございますが、ご指示をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 Q2:履歴書をスマホから送信してもいい? 履歴書をメールで送る際には、スマホから送っても構いません。その際、件名や署名を忘れずにつけるほか、履歴書にパスワードをかけることを忘れないようにしましょう。 そもそも履歴書をスマホで作成したい場合は、下記のような履歴書作成用のアプリやウェブサイトを使用すると便利です。 ※スマホ用アプリ(iPhoneのみ対応)→ レジュメ ※ウェブサイト→ yagish Q3:手書きの履歴書をメールで送る場合には?
企業によっては、履歴書をメールに添付して送るようにと指示されることがあります。しかし、履歴書は重要な個人情報を含む書類なので、いつものように添付して送ることはおすすめできません。必要とされるマナーとセキュリティ対策について解説します。 目次 履歴書をメールで送るときの3つのマナー 履歴書を完成させるときの注意点 メール本文の書き方 丁寧かつ迅速が履歴書送付のポイント 採用担当者から履歴書をメールで送るように指示を受けたときには、単に履歴書をメールに添付すればよいわけではありません。どのように送るかによって、あなたの社会的常識やセキュリティに対する意識などがチェックされる可能性があるのです。次の3つのマナーを守り、メールを送信するようにしましょう。 できるだけ迅速に送る パスワード設定でセキュリティ対策 メール本文は簡潔にする 1. できるだけ迅速に送る メールで送るようにとの指示を受けたときは、できるだけ迅速に対応しましょう。紙の履歴書しか用意していない場合などは履歴書作成に少々時間がかかりますが、その場合は、一言メールでいつ頃に送れるのか伝えておくことが大切です。 履歴書を送るようにとの指示が、電話ではなくメールで届くこともあります。すぐに反応できるように毎日こまめにメールボックスや迷惑メールのボックスを確認する習慣をつけておきましょう。 2. パスワード設定でセキュリティ対策 履歴書には大切な個人情報が記載されています。万が一、間違ったメールアドレスに送った場合に備え、必ずパスワードを設定してから送信するようにしましょう。パスワードを設定することで、セキュリティに対する意識が高く、機密情報を適切に扱えるという評価につながることもあります。 なお、パスワードは別のメールで送るようにしましょう。誤送信した場合に備え、できれば履歴書を添付した最初のメールが開封されたのを見届けてからパスワードを送るようにしてください。 パスワードの設定方法 Macでメールを送信する場合には、標準機能でパスワード設定が選択できます。忘れずにパスワードを設定し、控えを取ってからメールを送信するようにしましょう。 一方、Windowsではパスワードを設定する標準機能はついていません。WordやExcelで履歴書を作成し、PDFファイルへ変換する際にパスワードが設定できるため、以下の手順で忘れずに設定するようにしてください。 履歴書のファイルを開き、「名前をつけて保存」を選択する ファイルの種類として「PDF」を選択する Wordの場合はオプションタブから「ドキュメントをパスワードで暗号化」を選択、Excelの場合はツールタブから「全般オプション」→「読み取りパスワード」を入力する 保存して完了 3.
「名前を付けて保存」から「保存」をクリック 上記はExcelでパスワードを設定するときのの手順です。Wordの場合は1~3まで同じ手順ですが、その後「オプション(その他のオプション)」で「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、「パスワード」および「パスワードの再入力」に入力します。最後に「OK」をクリックすれば完了です。 【すでに完成したPDFファイルにパスワード設定する場合】 1. パスワード設定ができる圧縮ソフトをインストール 2. 新規フォルダを作成し、履歴書のファイルを格納 3. メール 履歴書 送り方 パスワード. 履歴書ファイルを格納したフォルダを右クリック 4. 「圧縮」を選択し、「(pass)」をクリック 5. パスワードを入力し「OK」で完了 パスワードは英語と数字を混ぜる 英語だけや数字だけよりも、両方を混ぜたパスワードにするほうが複雑になり、より安全です。また、失念しないよう設定前にパスワードをメモしましょう。念のため、自分が設定したパスワードで、履歴書ファイルを問題なく開けるかどうかを確認するのも大切です。 履歴書ファイルにパスワードをかけたら、「 履歴書をメールで送るときの書き方 」を参考にしてメールを送信しましょう。 応募から2~3日以内に送るのがベター 履歴書は応募から2~3日以内、可能であれば約束した後すぐに作成してメールで送るのがベター。採用担当者を何日も待たせると、「採用しても仕事が遅いのでは?」「メールをきちんとチェックしていない?」などとネガティブなイメージを与えてしまうこともあります。 また、メールは応募先企業の就業時間内に送るよう心掛けましょう。深夜や早朝などに送ると、一般常識がない人だと思われる可能性があります。また、使用する履歴書のサイズに迷ったときは、「 履歴書用紙のサイズに意味はある? 」を参考にしてください。 履歴書をメールで送るとき顔写真は必要? 顔写真は、応募先企業から「不要」と言われない限り必要 です。履歴書メールに顔写真を添付するやり方は主に2つあります。1つ目は、事前に自分でスマホやデジタルカメラなどで撮影した写真データを自分のパソコンに取り込む。2つ目は、写真館やスタジオで撮影した写真データを、自分のパソコンに取り込む方法です。プリンタで証明写真そのものをスキャンする方法もありますが、画像が乱れる可能性があるため、画質の調整を行う必要があります。 パソコンに保存した顔写真は、手書きの履歴書と同様で「顔写真貼付け欄」に添付。顔写真はトリミングして、サイズを合わせてから履歴書へ貼り付けましょう。履歴書メールに顔写真を添付する手順は、「 履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!
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