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こんにちは!
〇〇〇-〇〇〇〇 FAX〇〇〇-〇〇〇〇 このサイトのトップページはこちら ⇒ 文例書式ドットコム(TOP) 掲載文例の一覧をご確認いただけます。 請求書送付依頼状メールの参考文例 件名(subject) 【 請求書送付のお願い 】 さて、〇月〇日付貴社納品の品代金請求書が、未だに到着しておりません。 至急ご調査のうえ、ご送付くださいますようお願いいたします。 なお、当社より貴社へのお支払いは、毎月末日締め翌月〇〇日支払いとさせていただいております。 月末までに当社へ請求書が届いておりませんと、恐縮ではございますが、お支払いは再来月になってしまいますので、その旨あらかじめご承知おきください。 なお、この書状と行き違いにお送りいただいておりましたら、悪しからずご容赦のほどお願いいたします。 まずはお願いまで。 領収書送付依頼状メールの参考文例 件名(subject) 【 領収書送付のお願い 】 さて、、去る〇月〇日にお支払いいたしました品代金〇〇〇〇円の領収書が、未だに到着しておりません。 お手数ですが至急ご調査のうえご送付いただけますようお願いいたします。 本状と行き違いにて、すでにお送りいただいていました場合には、悪しからずご容赦のほどをお願いいたします。 取り急ぎお願いまで。 スポンサーリンク
請求書の送信案内または送付案内メールのページ。
請求書とは、商品やサービスの料金・対価の支払いを求めるために出す文書のことです。
このページでは、請求書を郵送で別送する場合に送る送付案内のメールと、請求書を添付ファイルとしてメールと一緒に送信する場合の2タイプについて文例をご紹介します。また、添付ファイルを送信する際の注意点についても述べています。
………このページの内容………
▼ まずはビジネスメールの基本をチェック
▼ 請求書送付案内メールの文例1(請求書を郵送で別送する場合)
▼ 請求書送付案内メールの文例2(請求書を郵送で別送する場合)
▼ 請求書送付案内メールの文例3(請求書を添付ファイルとして送信する場合)
※関連ページ…請求書の書き方はこちら >>>
■ 請求書送付の案内メールとは
このページでは、請求書を郵送で別送する場合に送る送付案内のメールと、請求書を添付ファイルとしてメールと一緒に送信する場合の2タイプについて文例集をご紹介しています。
添付ファイルに関しては、相手の了承を得ずに送るのは失礼にあたります。また、先方の環境によっては開くことができないこともあります(先方が対応するソフトを持っていない等)。必ず相手の了承を得てから送信するようにしてください。
■ まずはビジネスメールの基本をチェック
1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. 請求書送付時のメールの書き方【駆け出しフリーランス必見！】 | スモビバ！. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。
ビジネスメールの基本
1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に
(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
請求書送付案内メールに使える、わかりやすい件名の例)
【◯◯商店】よりご請求書送付のご案内
具体的な注文番号や、
「◯月分」等の期間、
請求元の会社名、
店舗名などを
入れると良い
ご注文番号00-00-000のお支払いの件
◯月分請求書送付のご案内
【□□□(株)】◯月分請求書をお送りします
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
請求書送付の案内メールの、良くない件名の例)
ありがとうございます
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
取引先との協力 せっかく自社内で請求書を電子データで作成しても「紙で郵送してください」と取引先から言われてしまえば、データを紙に印刷せざるを得ません。 また、請求書をメールで送ってもらうよう依頼をしても、取引先の担当者がITに疎く請求書を電子化する方法がわからないかもしれません。 このようなことが起こり請求書のやり取りがスムーズにいかないと、支払処理が滞ってしまう可能性があります。 そうならないためにも、請求書を電子化する際は取引先へ協力を依頼しましょう。取引先へは 請求書の電子化を開始する前に案内文を送付する とスムーズです。 事前に連絡をすることで、何らかの問題があるときには請求書の処理が滞ってしまう前に状況を把握することができます。情報を入手することができたら、できる限り取引先をフォローをすることが大切です。 請求書の電子化は双方にとってメリットがあります。しかし、取引先にとっては自社からの依頼によって急に今までの業務フローの変更を強いられるのです。相手の立場にたって、できる限り歩み寄るようにしましょう。 案内文のポイント 取引先への案内文には、以下3つのポイントを盛り込みましょう。 1. 請求書の電子化は「決定」事項であること 自社において、請求書の電子化を行うことは「決定」していることをまず連絡するようにしましょう。「お伺い」や「お願い」という形で連絡をしてしまうと「うちは面倒だからいいや」「よくわからないから止めておこう」と対応を後回しにされてしまう可能性があります。 2. 社会全体が電子化へ向かって進んでいること 現在日本社会は電子化社会へと舵を切っています。電子帳簿保存法の改正やハンコの廃止の流れからも見て取れる通り、紙社会から電子化社会への動きは急速に加速しています。 「今対応しないと乗り遅れてしまう」「これからは他社もどんどん電子化を推進していく」ということを取引先に伝えるようにしましょう。 3.
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郵送費用の削減 封書で送付している場合、1通につき切手代82円が必要です。しかしメール送付にすれば切手代が必要なくなります。一ヶ月に300通もの請求書を発行していれば24, 600円。一年で295, 200円のコスト削減になります。 2. 消耗品費用の削減 これまで印刷していたコピー用紙代、インクトナー代が大幅に削減できます。コピー機をリースしているなら利用枚数を減らすことができ、月々の費用を安くすることができます。 3. 保管費用の削減 帳簿類は一定の期間保存する必要があります。紙の請求書をダンボール等に詰めて保存している企業が多いと思いますが、その場合、かなりのスペースを取ります。会社内に保存するスペースが無ければ倉庫に預ける必要があり、倉庫代が発生します。また会社内に保存するスペースがあったとしても、賃貸であればそこに家賃が発生しています。データで保存しておけば、これらの費用は発生しません。 一定の要件を満たせば、紙の保存によらず、サーバ、DVD、CDなどに記録した電子データのままで保存することが可能です。あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。 4. 残業代の削減 請求書の送付準備をする日は時間との戦いです。しかし、いくら急いで作業をしても勤務時間内に終わらせることができず、残業するのが当たり前となっている企業もあるのではないでしょうか。その場合、残業代が発生してしまいます。 請求書をメール送付に切り替えれば、紙に印刷する必要が無いので、今まで出力にかかっていた時間が丸ごと無くなります。朝から出力して、昼過ぎにやっと出力が終わる、そんな作業が無くなります。そして請求書を折って封入する作業が必要なくなります。封入作業が無くなるだけでも、1~2時間の時間短縮に繋がります。 5.
2016年12月07日 はじめに 封書で請求書送付することを当然だと思っていませんか?メール添付で請求書送付できたら便利だと思ったことはありませんか?請求書はメール添付が便利と思いながらも、法律上問題ではないのか、失礼にあたらないかなど、心配に思う点もあるでしょう。今回は、そういった疑問を解消しながら、メールでの請求書送付について紹介します。 請求書はメール送付でも大丈夫なの? 請求書は封書で送付するのが当然だと思っていませんか? 実は請求書送付はメールでも可能です。 請求書は送付方法がメールでも、請求の意志表示があれば法律上有効です。それが紙媒体でもデータでも法律上は有効なのです。支払トラブルが起こった場合、請求行為が残っているかどうかが重要になりますが、メールはその証拠になります。 実際、インターネットの普及に従い、メールで請求書送付する企業も増えています。また、相手先からの要望で請求書のメール送付をはじめるケースもあります。 【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>> メール送付は失礼? 請求書をメールで送るなんて相手先に失礼にあたるのでは、マナーに欠けるのでは、など思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、事前に相手先にメールで送付してよいか確認することでこれらの問題は解決できます。 例えば、いつも郵送している請求書の中にその旨を知らせる手紙を入れておきます。内容には、何月分の請求書からメール送付にすることや、都合の悪い場合や問い合わせをしたいときの窓口や担当者を明記しておきます。更に、そんな手紙を読んでいない、というやり取りを回避する為に、承諾する、しないにマルをしてもらうような返信用のハガキを同封しておけばトラブルを未然に防ぐことができます。 メールで送付する請求書データに適している形式は?
入金手続きの締め日が近づいてきたのに取引先から請求書が届かないときは、催促メールを送って送付手続きのお願いをしましょう。 請求書送付の依頼は、ただ催促するだけでは不十分です。自社の締め日・入金日を改めて明記したり、送付先を通知したり、請求内容を記載したりと、書く内容がたくさんあります。 ここでは、請求書送付の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。期日を過ぎた場合や取り急ぎFAXでの送信をお願いするパターンなど、3つの文例もご紹介するので参考にしてくださいね。 請求書の催促メールの書き方・マナー まずは、請求書の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。 1.件名の書き方 メールの件名は、件名を見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルを明記するのが基本です。請求書の送付をお願いする催促メールの件名は、以下のタイトルがおすすめです。 件名:【ご確認】〇月分請求書の件 件名:【再送】〇月分請求書送付のお願い 件名:【重要】先月分の請求書について 上記した件名であれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来ます。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。 2.