領収書などの証憑を電子データで保存! ペーパーレスでの経費精算 運用イメージ POINT ● 領収書はスマホで撮るだけ!スキャンしてPCからのアップもできます。 ● 書類をデータ化すれば、管理の工数も激減します! 「楽楽精算」で経費精算のペーパーレス化を 実現した事例 ファーストキッチン株式会社様 電子帳簿保存法機能で領収書のファイリングはゼロ! 導入前は領収書などを張り付けた請求書の保管をしていましたが、「楽楽精算」の導入後は、電子帳簿保存法対応機能を利用したことで 専用ボックスに領収書を入れておくだけに。 今後は要保存の証憑以外は破棄する運用にする予定で、本格的にペーパーレス化に取り組んでいます。 ペーパーレス化を進めたくてもなかなかできない方。 「楽楽精算」で 少しでも経理の負担を軽くする お手伝いをさせてください! ▼ 経費精算システム「楽楽精算」について知りたい方はこちら ▼ 「楽楽精算」ならその他のお悩みも 解決できます! 交通費精算 の申請ミスをなくし 確認工数を削減したい 面倒な 小口現金の管理 から 解放されたい コミュニケーションのストレス を減らしたい 手入力のミスや工数 を 削減したい! ペーパーレス化 を進めたい 内部統制 を強化したい 差し戻し をなくしたい! 取引先への支払い を もっと楽にしたい! 経費の予実管理 を 楽にしたい! 経費精算の領収書を電子化しよう！やり方やメリットを解説！｜お役立ち情報. 経費の事前申請フロー を 浸透させたい! 経費精算に利用している システム が使いづらい! 電子帳簿保存法 を 導入したい! 経費精算システム導入の 障壁 を解決したい!
ここまで見てきたように、経費申請書や取引先からの請求書の処理には、証憑として紙による運用が中心でした。 これらの証憑のある支出管理業務のペーパーレス化を推進するためのツールとして、ここでは「レシートポスト」をご紹介します。 レシートポストの特徴は、「経費精算処理」と「取引先からの請求書処理」について、データを一元管理することです。どちらも「紙」の証憑が多発する業務ですが、その紙の証憑を「スマホで撮って」、「専用ポストに入れる」という2ステップで済ませるだけになっています。 専用ポストに入れた後は、専任のオペレーターが入力精度99. 9%で代行入力をします。入力後、内容をチェックしたのち、データが保管されます。 レシートポストを導入するにあたっては、社内文書のハンコ省略や新ルール策定など、導入サポートだけでなく運営面でのサポートも可能です。 改正後の「電子帳簿保存法」に対応させるべく、処理後の紙の保存については検討を進め、帳簿や書類を完全に「電子保存、スキャナ保存」へ切り替えることも想定されます。 一方では電子帳簿保存法に対応するにあたり、社内に新たなサーバを導入するという考え方もあります。 運用面、費用面、セキュリティ対応等を社内で十分に検討する際に、レシートポストのようなサービスも一考の余地があると思います。 電子帳簿保存法にも対応 !「レシートポスト」の詳しい 資料をプレゼント(無料) まとめ いかがでしたでしょうか? 特に経理業務において、今後の動きとしてペーパーレス化を進める上で大切なことは、まず「現状を知る」ということです。紙の運用のために現在どれほどの労力や経費が会社の負担になっているかを知りましょう。 それをふまえた上で、ペーパーレス化の方法について、社内で検討を進めていきましょう。
ワークフローシステムで証憑書類を処理できる?
電子帳簿保存法の要件 国税関係の帳簿書類を電子化して保存する場合は以下の1. 2. の要件を満たすことが要件となります。 1. 真実性の確保 (1)訂正・削除履歴の確保(帳簿のみ) データの訂正や削除、追加などの事実が確認できること。 (2)相互関連性の確保(帳簿のみ) 国税関係帳簿書類と相互に関連する項目をもち、互いに確認できること。 (3)関係書類等の備付 社内で決められた適切な規程に基づいて入力・保存ができていること。 具体的に内部統制などのルール作りをすることになります。 2. 可視性の確保 (1)見読可能性の確保 画面や書面として、整然とした形式・明瞭な状態で印刷できること。 (2)検索機能の確保 日付や金額などで検索することができること。 出典:国税庁サイト「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」 電子帳簿保存法は 最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するものが対象 です。すべて手書きで帳簿をつけている経理担当は少ないと思いますが、 手書きで作成された帳簿は電子保存が認められません ので検討するときの課題としてください。 解決策としては、 手書き書類であってもスキャン文書による電子保存は認められます ので、今までの作業に追加してスキャナをとれば大丈夫です。 確認事項2. スキャナ保存の要件 スキャナ保存は緩和されており 2016年の改正からスマートフォンのカメラ撮影も認められるようになりました 。これにより電子帳簿保存法の承認件数は爆発的に伸びています。経理担当として実務面でも領収書の紛失リスクが減り業務の効率化がすすんだと実感します。 (1)入力期間の制限 (2)画像の解像度 (3)タイムスタンプ付与 (4)読取情報の保存 (5)バージョン管理 (6)入力者等情報の確認 (7)適正事務処理要件 2. ワークフローシステムで領収書などへのタイムスタンプ付与は可能？｜ITトレンド. 可視化の確保 (1)帳簿との相互関連性 (2)見読可能装置の備付 (3)システム関連書類の備付 参考:国税庁サイト「電子帳簿保存法」 1. -(1)の入力方法には2017年1月からは「領収書受領者本人が電子化する場合の特例方式」が認められており、スマートフォンのカメラで撮影して電子化する方式です。『 レシートポスト 』などの電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すれば円滑に導入できます。 レシートポストの詳細な内容は こちらの公式サイト をご覧ください。 確認事項3.
2020年に始まったコロナ禍に後押しされるように、企業のICT化は今までより加速度がついてきたようです。 テレワークの実施、 電子帳簿保存法 の緩和など、企業においても行政においてもペーパーレス化への動きが活発になってきました。 この記事では経理業務におけるペーパーレス化について考えます。 行政におけるペーパーレス化とは? 行政におけるペーパーレス化促進の例として、 電子帳簿保存の要件緩和 と各種押印の廃止について、概要を紹介します。今や税務用に、各種書類を紙で保管する必要性がなくなりつつあります。 電子帳簿保存制度の緩和(適用は令和4年1月以降) 電子帳簿保存制度とは、「オリジナルの電子データ」や「スキャンした電子データ」で保管するものですが、今までの要件が大幅に緩和されたことにより、企業が導入しやすくなります。 システム要件の緩和 スキャナによる保存をクラウド上の保存でも可とする 検索要件の簡素化(売上高1, 000万円以下の事業者は検索要件不要) 手続きの緩和 税務署長による事前承認の廃止(電子保存、スキャナ保存とも) 書類への自署が不要 内部統制要件の緩和 紙の書類は、スキャン後ただちに破棄が可能 1名での事務処理が可能(2名以上での事務処理要件緩和) タイムスタンプの付与まで最長2か月可能 参考:財務省:令和3年度 経済産業関係 税制改正について ※電子帳簿保存法Q&A(一問一答)が2021年7月16日に公開されました。 こちらの記事でご紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。 2021年7月16日公布「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」:経理担当者は必見! 押印の廃止(令和3年4月以降) 税務署等に提出する国税関係書類のうち、例外となるものを除き、押印が廃止されます。 ※例外: 担保提供・物納関係書類、遺産分割協議関連書類(いずれも相続税関連) 押印の廃止により、申告や申請時の書類などのペーパーレス化はさらに進みます。 参考:国税庁:税務署窓口における押印の取扱いについて 経理業務で利用する証憑(しょうひょう)とは? 経理業務におけるペーパーレス化の前提として、まずは日常的に取り扱う紙を見ていきましょう。 経理業務において、証憑(しょうひょう)とは、 売上、仕入、経費などに係る申請書、契約書、請求書など社内外の取引を証明する書類 のことをいいます。 経理業務で日常的に取り扱う証憑は、社内作成のもの、取引先が作成したものなどに分かれます。 この中で、青字で示した主たる業務に係る売上伝票や仕入伝票などについては、各会社によって流れはさまざまなのでここで説明は割愛します。 日常で発生頻度が高く、紙での処理が煩雑となるのは赤字で示した社内の「経費申請」や「取引先からの請求書」ではないでしょうか?
電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド 対応要件から実際の実務ポイントまでをわかりやすく解説 はじめての旅費・交際費・経費精算規程作成マニュアル 社員に正しく経費精算してもらうための経費規程作成のコツや例が満載! <プロフィール> 細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士 2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。 (執筆:細田聖子/企画編集:野田洋輔)
経費精算の中でも、交通費は、最もよく使われる経費です。特に、営業担当者などの社員が多い会社の場合、交通費精算の時間や労力は多くなる傾向にあります。以下では、交通費とは何か、交通費精算の対象や処理方法、また、電子帳簿保存法対応についても見ていきましょう。 そもそも交通費とはどんなもの?何が含まれるのか? そもそも、「交通費」とは何でしょうか。また、「旅費交通費」と「交通費」は何が異なるのでしょうか。「旅費交通費」とは、会計の勘定科目の一つで、「旅費+交通費」のことです。会社によって異なりますが、通常、出張の際の宿泊費・交通費や出張手当などの「旅費」と「交通費」を合わせて旅費交通費として処理しています。 一般的に、「交通費」とは、自宅から会社までの通勤費用や比較的近くの取引先へ行くなどの 近距離の移動にかかった費用 を指します。近距離とは、通常、首都圏などの範囲内において、在来線などで日帰りできる距離を指すことが多いです。また、車を使って移動した場合の駐車場代やガソリン代も含まれます。 具体的には、以下のものが含まれます。 通勤定期代 電車代(近距離) バス代(近距離) タクシー代 駐車場代 ガソリン代 など 電子帳簿保存法の対応が必要な経費は何か?
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