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Wed, 28 Aug 2024 05:55:32 +0000
「進捗管理を効率化したいけど、良いツールないかなぁ……」 「進捗管理ツールはあるけど有料だし、欲しい機能がない……」 「できれば自分でカスタマイズして、使いやすくしたい!」 と思うことはありませんか? 進捗管理ツールを自分で作るときに便利なのが、Googleスプレッドシートです。ただ、Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作る場合、 日々の進捗管理を効率化する方法 変更が必要になった時の修正方法 を考えるのに一苦労します。 そこで今回は、 「進捗管理の効率化 × 修正コストを抑えた進捗管理ツールの作り方」 をご紹介します。 フリーランス3年目の筆者が 実際に使っているサンプルのダウンロードURL もご用意したので、ぜひ最後までご覧ください! 【システム連携】GASを活用し、Slackとスプレッドシートを連携!タスク漏れの回避を実現。無料でできる簡単システム連携方法についてのご紹介 | SPALabo. Googleスプレッドシートで作った進捗管理ツールの概要 最初に、この記事を読んで作れるようになる進捗管理ツールのイメージをご紹介します。 ■ブックの構成 進捗管理シート:進捗管理に使うメインのシート 設定シート:進捗管理シートで選択するリストの設定値や、担当者の情報などを設定するシート ■進捗管理ツールの画面イメージ ▲進捗管理シートのイメージ – 1 ▲進捗管理シートのイメージ – 2 ▲設定シートのイメージ ただ、これだけ見ても具体的な機能がイメージしづらいのではないでしょうか。そこで、とくにこだわった4つのポイントをご紹介します。 ■すぐにツールを使ってみたい方へ 以降でツールの工夫点や実際の作り方を解説していきますが、「作り方は別にいいけど、ツールを早く使いたい! !」と思っている方もいるかもしれませんね。 すぐに使いたい方は以下のファイルをコピーし、利用してみてください! とはいえ、実際に利用するときに「設定値を少し変えたい」と思うことも。設定の変更方法も後述しているので、わからない方は以下の説明をご一読ください。 【作業効率UP】進捗管理ツールでこだわった4つのポイント 作業効率を考えて特にこだわった点は、以下の4つ。 タスクをステータスで色分けし、状況把握を行いやすくする 固定値は設定シートにまとめて、リストで選択できる 名前付き範囲を利用し、修正コストを減らしている 設定シートにある情報は、自動入力して効率化できる ポイント1. タスクをステータスで色分けし、状況把握を行いやすくする 進捗管理は、「依頼した仕事の状況を早く確認出来ること」が重要です。ただ依頼しているタスクの数が多いと、状況を把握するにも一苦労です。 そのため筆者が作成した進捗管理ツールでは、ステータスによって色が変わるようにしています。 具体的に言うと、 「条件付き書式」と呼ばれる「条件によって色を変える機能」を使って、色を設定 しています。具体的な設定方法については、後述します。 ただステータスの選択を含め、「入力する値が決まっているもの」をキーボードで毎回入力するのは非効率です。そこで設定シートを利用し、効率化しています。ポイント2で詳しくみていきましょう。 ポイント2.

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入れたいアドオンは、検索して出てきたものを取得してください。 ここからは、覚えておきたい便利なアドオン(無料)をご紹介していきます。 (英語ばかりでよく分からないし、何を入力していいか分からない・・・という方でも視覚的に分かるものばかりを集めていますので、挑戦してみてください!) Email Range スプレッドシート内の情報を、簡単にメール送信できます。 わざわざ情報をコピーアンドペーストして、メールに貼り付けてという作業が必要なくなります。 まずは事前にアドオンから「Email Range」をインストール。 共有したい範囲を選択して、宛先・ タイトル・メッセージを入れるだけで簡単にメール送信できます。送信内容のプレビュー機能も便利です! DigitalStamp4Sheet 印鑑を作成して押印することができます。 請求書などを作成するときにも便利ですよね!!! まずは事前にアドオンから「DigitalStamp4Sheet」をインストール。無料の Web印鑑 などをダウンロードします。その後、スプレッドシートの「アドオン」から「DigitalStamp4Sheet」を選択。Web印鑑などの印鑑データを取り出し(アップロードし)、Stampをクリックすると印鑑が押せます。 More Fonts 使えるフォントを増やしてくれます!資料作成時に標準で使えるフォントだけだとデザイン性がない・・・とお困りの方にぴったりです。 まずは事前にアドオンから「More Fonts」をインストール。 右側に現れるフォントリストから好みのフォントを選ぶだけで変更ができます。 Template Gallery 業務効率化に欠かせないのが「テンプレート」。 こちらのアドオンには、 ビジネスで使えるテンプレートが数多くあります。 まずは事前にアドオンから「Template Gallery」をインストール。 今回は、「Planners&Schedules」から選択してみました。 こちらはお店のスタッフさんの勤怠表などに活用できるテンプレートです。 Mapping Sheets 地図を作ることができます! まずは事前にアドオンから「Mapping Sheets」をインストール。 デモシートを挿入し、地図にしたい情報(「名前」「カテゴリー」「住所」)を入力します。 ビューで地図が確認できます!

他にも案件名やタスク別など、必要に応じてセルを追加して活用してください! たったこれだけの簡単なものでも作成せずに、ただの表に色を塗って使用している人が居たら、ぜひ、こういったガントチャートを作成してあげてください。 スプレッドシートにテンプレートも入っていますが、不要な項目も多く、自動表示の関数は入っていなかったり、アドオンもありますが、会社によっては勝手に入れられない場合もあったり、融通が利かないこともあります。 普段からスプレッドシートで遊びがてらいろんなことをしていると、仕事も楽しくなるので、もし、実際にこの作業をやってみて、めちゃめちゃ楽しい!と思えた人は、エクセル名人を目指すといいかもしれません こんな楽しい世界があるということを少しでも知って、 リモートで出来る仕事って、どういうことができたらいいんだろう?と思っていた人は、 スプレッドシートやエクセルを極めて、なんなら、マクロでテトリスを作るくらいまで研究するだけで、きっと仕事には困らなくなると思います☆ 好きこそものの上手なれなので、好きならなんだっていいんだということに気づいていただけたら嬉しいです

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