美人秘書 資料の作成に時間がかかってしまう…。 美人秘書 時間がかかりすぎと怒られた…。 なんて悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。 資料作りは、目的と作り方のコツを理解していないとどうしても 時間がかかってしまう もの。 この記事では、資料作の時間を大幅に早める方法 を紹介していきます。 美人秘書 なぜ時間がかかってしまうのかの理由も踏まえて解説するので、ぜひ今後に役立ててください 記事を読んでわかること 資料作りに時間がかかってしまう理由 資料作りを大幅に時短する方法 どうしても時間がかかってしまう場合の解決策 資料作成には平均どのくらいの時間がかかるの? 美人秘書 みなさんは一体どのくらいの時間をかけて作っているのでしょう? 質のいいデザインの資料を1ページ作るのに大体 30分~1時間 ほどかかると言われています。 しかし、これは作成者に一定のスキルがあり、構成・情報が揃っている場合。 苦手な方だとさらに この倍ほどの時間 がかかると見ていいでしょう。 美人秘書 1ページに2時間もかかってしまっては他の業務に支障をきたしますよね… 資料作成に時間がかかってしまう3つの理由とは? 美人秘書 なぜこんなに時間がかかってしまうのでしょう? 資料の作成に時間がかかってしまう原因にはどんなものがあるのでしょうか? まずは 主な原因3つとその共通点 を解説していきます。 資料作成に時間がかかってしまう原因 構成を先に考えないまま作成を始めている 情報が足りていないまま作成を始めている 操作を理解していない 美人秘書 順番に見ていきましょう! 1. なぜこんなに時間がかかる？短時間で的確な資料を作る3つのステップ｜@DIME アットダイム. 構成を先に考えないまま作成を始めている 全体の構成を考える前にパソコンに向かってはいませんか? 構成を考えずに資料の作成を始めるのは、 知らない街で地図を持たずに買い物に出かけるようなもの 。 着手したはいいものの、 「次は何を書けばいいんだろう・・・」 「この構成のままで大丈夫なのかな・・・」 と迷ってしまい、何度も手が止まってしまうことになります。 構成は記事を作るうえでマップの役割を果たすので、必ず先に考えるべきものなのです! 美人秘書 後半で詳しい構成の作り方を説明しますね 2. 情報が足りていない 資料内容に落とし込むべき内容が曖昧なまま資料を作成していませんか? 相手に 現状と解決策を突きつける武器 になるのが 情報 。 正確でインパクトのある情報があると、それが骨子になり資料の作成が捗ります。 情報が足りていないと、資料内容に自信がもてなくなるので 「この内容であってるのかな・・・」 とますます手が止まってしまいます。 また、 上司からの指示やクライアントのニーズ も曖昧にしてはいけません。 資料を見せる対象の正確なニーズを汲んでおかないと、こちらも自信の喪失に繋がり手が止まります。 美人秘書 資料を作る目的を考えて情報を集めるのがカギになります 3.
PCの操作方法を理解していない 美人秘書 どういう操作をすればいいのかわからない… PCの操作が苦手だという方もいるのではないでしょうか? たとえ良質な構成・情報が揃ったとしても、PCの操作がタジタジでは、もちろん時間がかかってしまいます。 パワーポイントやエクセル・ワードの使い方や操作を短縮するショートカットキーなどなど、知っておかないとその都度調べることになるので手が止まってしまいます。 美人秘書 全ての原因に共通することとして、「迷い」がありますね 「次はどうしたらいいんだろう・・・」 「この内容であっているのかな・・・」 「どうやって操作すればいいんだろう・・・」 といった「迷い」のせいで手が止まってしまい、時間がかかってしまっているんです。 なので、あらかじめ「迷い」を潰してから資料作成を開始するのがカギとなります。 資料作成を圧倒的に時短する4つの方法! 美人秘書 では、具体的にどうすることで資料作成を素早くできるの? 原因がわかったところで、 資料作成の時間を早める具体的な方法を4つ 紹介していきます! 資料作成を時短する方法 まず構成から考える 綿密なリサーチをする 上司や先輩に頼る PC操作やショートカットキーを覚える 1. 資料 作成 時間 が かかるには. まず構成から考える 構成を先に考えることで、 「次に何をすればいいか」 と迷わなくなりますし、書いているうちに 論理が破綻するのを防ぐ ことになります。 構成は全体の中で一番時間がかかる作業ですが、ここに時間をかけることが 一番の近道 です。 目的を考えよう 目的とはズバリ 「誰に、何をしてほしいのか?」 です。 たとえば 資料作りの目的 上司に企画を提案し、通してもらいたい 客先に商品・サービスを紹介し、購入・契約してもらいたい わかりやすい報告をし、上司に認められたい などなど。 この目的が明確でない資料は、誰に向けて訴えてるのかわからない質の低いものになってしまいます。 目的を明確にしたら、続いて 構成 を組みましょう。 構成を組む際は、ビジネスでよく使われる 「空・雨・傘」 の考え方が役に立ちます。 空・雨・傘ってどんな考え方? 空・雨・傘とはビジネスのシーンでしばしば利用される、 資料やプレゼンを構成のフォーマット のこと。 空・雨・傘とは 空:どんよりした雲が漂っている(事実) 雨:雨が降ってきそうだ(解釈・原因・予想) 傘:傘を持って出かけよう(行動) といった具合に 問題の定義 → 原因・放っておくとどうなるか → 問題解決策 の一連の流れを確かめることができます。 たとえば、誰かに電子タバコをすすめる場合に空・雨・傘の考え方を使うと 電子タバコの例 タバコを吸うことで、肺がんのリスクが○%高まる(事実) タバコに含まれる70種類の成分に発がん物質がある(原因) 電子タバコに変えることで発がん物質の接種を避けられる(解決策) といった流れを示すことができます。 美人秘書 手っ取り早く構成を練ることができますね!
【関連記事】: 資料作成を外注できるサービスはいくつある?外部委託のメリット・デメリット 【関連記事】: 【2019年版】資料作成代行サービス比較ランキングTOP10 どうしても時間がかかってしまう場合はオンライン秘書を活用しよう! 資料作成は向き不向きがありますし、ベテランであっても数時間単位の時間はかかってしまうものです。 資料作成の時間をどうしても削減したいという方はオンライン秘書を活用するのがおすすめ。 メリットとしては メリット 短時間で資料を仕上げてもらえる 資料作成のプロに作成してもらえる 今後も参照できる資料作成のノウハウを得ることができる 自分は他の業務に着手できる などがあります。 苦手な業務に時間をとられて他の業務が疎かになるよりも、資料作成はプロに任せて浮いた時間で他の業務で成果を出した方が会社としてもありがたいはず。 美人秘書 まとめ 資料作成に時間がかかってしまう人向けに時短方法を紹介してきました。 資料の作成はスピードは、 構成とリサーチ ができているかできていないかで大きな差が出ます。 無駄にしている時間は 「ああでもない、こうでもない」 と試行錯誤をしている時間がほとんど。 PCの操作方法などを覚えたうえで、 基礎となる地盤を固めてから作成に着手する ようにすれば、意外とサクッと終わるものです。 どうしても時間がかかるという方はプロにお願いするのもアリです! 美人秘書 当記事の内容を活かして資料作成を素早く終わらせてしまいましょう!
資料のインプット情報が揃っていない 資料のインプット情報が揃っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。そもそも、資料に載せる情報が揃っていないのですから、あたりまえですね。 例えば、自分が伝えたいメッセージに対する根拠を、市場調査の結果を元に伝えたいような場合ですね。 ただ、 資料の目次構成、アウトラインをある程度完成させてから、情報収集した方が効率はよいです。 理由5. 類似資料があるか確認をしていない 類似資料があるか確認をしていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。 類似資料がある場合、目次構成は同じで、文章中の表記を入れ替えるだけで資料が作成できてしまうことが多いからです。 特に、 他の人がルーチンで作成しているような資料の場合、類似資料を元に作らないと無駄骨になってしまいます。 例えば、商品の見積を行うときに作成する資料などです。 理由6. 資料作成 時間がかかる. 資料作成過程で確認を取っていない 資料作成過程で確認を取っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。資料作成過程で確認を取ることで、資料作成後の手戻りを作成する場合があるからです。 特に、 資料作成に慣れていない場合や、初めて作成する資料の場合などは、資料作成過程で確認を取ることが有効です。 理由7. 必要以上に頁数を増やしてしまっている 必要以上に頁数を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。 目次構成を考えずに作り始めてしまうと、必要ない頁を作ってしまうような無駄が発生してしまいますので、気をつけたいですね。 理由8. 必要以上に頁内の情報を増やしてしまっている 必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。 また、必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、わかりづらい資料になってしまいます。 資料の作り手は、情報量が多いほどが、読み手に伝わりやすいと考えがちですが、実は逆です。 情報量が多ければ多いほど、読み手には伝わりにくくなってしまうのです。 投影した資料をその場で確認する場合、 数秒~数十秒で内容を理解できるのは、ほんの一部だけです。 伝えたいメッセージと理由をシンプルに伝えるようにしましょう。 まとめ 資料作成に時間がかかる理由について、紹介してきましたが、いかがでしたか?
64m² 建物:112. 62m² 築:2年 名鉄瀬戸線/大森・金城学院前 徒歩10分 110. 61m² 4, 250万円 4LDK 階建:2階建 土地:110. 61m² 建物:122. 28m² 築:2年 4, 250万円 4LDK 階建:- 土地:110. 28m² 築:2年 残り 2 件を表示する 122. 88m² 4, 250万円 4LDK 階建:2階建 土地:110. 88m² 築:2年 4, 250万円 4LDK 階建:- 土地:110. 88m² 築:2年 4, 560万円 4SLDK 階建:2階建 土地:129. 69m² 築:2年 80 件中( 1~20 件を表示)
CBCテレビ - 5/8 12:16 もっと見る 読み込み中 for iPhone / iPad for Android
1 ~ 20 件を表示 / 全 560 件 華花 守山志段味店 名古屋市守山区 / レストラン(その他)、和食(その他)、懐石・会席料理 敢えて飾らず、シンプルに仕上げた自然薯を使った料理の美味しさを存分に堪能できます 夜の予算: ¥1, 000~¥1, 999 昼の予算: ¥1, 000~¥1, 999 愛知県名古屋市守山区下志段味字熊田402-1 ライフガーデン志段味西 個室 全席禁煙 クーポン テイクアウト 感染症対策 Tpoint 貯まる・使える ポイント・食事券使える ネット予約 空席情報 社内コンテスト全国3位の"焼き師"在籍♪旨さとコスパ最強を目指します! パトカー追跡の盗難車が衝突、男が車捨て逃走中 名古屋・中川区（中京テレビＮＥＷＳ） - Yahoo!ニュース. 夜の予算: ¥2, 000~¥2, 999 昼の予算: - 愛知県名古屋市守山区小幡常燈21-7 肉卸が営む間違いのない焼肉と安心のBOX席!お値打ちなファミリー焼肉レストラン♪BBQも! 夜の予算: ¥3, 000~¥3, 999 愛知県名古屋市守山区小幡中2-25-15 飲み放題 食べ放題 ポイント使える 悟空 小幡駅 195m / 中華料理、餃子、ラーメン 守山区 小幡駅からスグ!! 昼の予算: ~¥999 愛知県名古屋市守山区小幡中1-31-11 ゲリライベント告知!生ビール100円!LINEお友達追加で500円の金券プレゼント! 愛知県名古屋市守山区大谷町1-53 池下で人気のモティマハルが守山店に2号店としてOPEN!池下の味をお楽しみください!
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37m² 109. 52m² 1年4ヶ月 3, 390万円 - 階建:2階建 土地:106. 37m² 建物:109. 52m² 築:1年4ヶ月 愛知県名古屋市守山区天子田1丁目 喜多山 徒歩20分 3, 390万円 4LDK 階建:2階建 土地:106. 52m² 築:1年4ヶ月 愛知県名古屋市守山区天子田1丁目 大森・金城学院前 徒歩20分 3, 390万円 4LDK 階建:- 土地:106. 52m² 築:1年4ヶ月 愛知県名古屋市守山区天子田 喜多山 徒歩20分 愛知県名古屋市守山区天子田1丁目 喜多山 徒歩20分 3, 390万円 3SLDK 階建:2階建 土地:106. 52m² 築:1年4ヶ月 3, 390万円 4LDK 階建:2階建 土地:106. 52m² 築:1年5ヶ月 愛知県名古屋市守山区天子田1丁目316 大森・金城学院前 徒歩20分 3, 390万円 3SLDK 階建:- 土地:106. 52m² 築:1年4ヶ月 愛知県名古屋市守山区天子田 大森・金城学院前 徒歩20分 ハウスドゥ尾張旭店ライフマインド住宅販売(株) ハウスドゥ!尾張旭店 ライフマインド住宅販売(株) (株)東和建設 中古一戸建て 愛知県名古屋市守山区永森町 4150万円 愛知県名古屋市守山区永森町 JR中央本線/新守山 徒歩13分 119. 9m² 106. 4m² 4, 150万円 3LDK 階建:- 土地:119. 9m² 建物:106. 4m² 築:1年4ヶ月 愛知県名古屋市守山区永森町 新守山 徒歩13分 住友林業ホームサービス(株)本山店 4, 150万円 3LDK 階建:2階建 土地:119. 4m² 築:1年4ヶ月 住友林業ホームサービス(株) 本山店 中古一戸建て 愛知県名古屋市守山区元郷2丁目 愛知県名古屋市守山区元郷2丁目 1年7ヶ月 4, 643. 88m² 建物:117. 58m² 築:1年7ヶ月 129. 76m² 4, 650万円 4LDK 階建:2階建 土地:129. 名古屋市守山区の雨・雨雲の動き/名古屋市守山区雨雲レーダー - ウェザーニュース. 76m² 建物:126. 69m² 築:2年 4, 650万円 4SLDK 階建:- 土地:129. 69m² 築:1年7ヶ月 4, 650万円 4LDK 階建:- 土地:129. 69m² 築:2年 残り 9 件を表示する 4, 250万円 3LDK 階建:2階建 土地:110.
23日夜、名古屋市守山区でパトカーから逃走した車が別の車に衝突する事故があり、警察は逃走した車を運転していた18歳の少年を安全運転義務違反の現行犯で逮捕しました。 警察によりますと、23日午後10時半過ぎ、名古屋市守山区小幡5丁目の踏切で一時停止をしなかった乗用車をパトカーが見つけ、追跡を試みましたが乗用車はそのまま逃走しました。 乗用車はその数分後、近くの交差点でベンツと衝突して横転しているのが見つかりました。 この事故で衝突された車を運転していた男性(52)が軽いケガをしました。 乗用車は赤信号で交差点に進入したとみられ、警察は逃走した乗用車を運転していた18歳の少年を安全運転義務違反の現行犯で逮捕しました。 調べに対し、少年(18)は「捕まりたくなかったので逃げた」と供述しています。