電子データ保存要件 PDFなどの請求書の電子データ保存における要件は以下の通りです。 真実性の確保 (1)訂正・加筆・削除履歴の確保 訂正や削除、また業務処理を通常期間後に行った場合に履歴とその内容が残るシステムを利用すること (2)帳簿間での記録事項の相互関連性の確保 請求書の取引情報について、帳簿間で相互に関係性の確認を取れる状態にしておくこと (3)システム関係書類の備付け システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと 可視性の確保 (4)見読可能装置の備付け 保存した請求書データは、PC、プログラム、ディスプレイおよびプリンタによって、画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できること (5)検索機能の確保 取引日付、取引金額などの項目から保存データを検索できる機能が備わっていること 2.
請求書の保存義務は5~7年あり、紙媒体で保存するにはコストや業務効率化の面で大きな負担がかかるため、請求書を電子化する動きが加速しつつあります。 しかし、請求書の電子化には発行者、受領者で注意すべきルールや保管方法がそれぞれ存在するため、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。 今回は、電子帳簿保存法に沿って請求書を電子化するために押さえておく必要のある注意点や要件を解説します。 2021年改正版| 5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook 2021年に新たに電子帳簿保存法の改正が実施されました。 今回の改正によって、企業の経理業務における電子化のハードルが格段に下がりました。 一方で、「電子帳簿保存法に対応したいけど、要件が難しくて何からはじめればいいのかわからない・・・」と不安な方も少なくないでしょう。 そのような方のために、今回「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をご用意いたしました。 資料には、以下のようなことがまとめられています。 ・2020年の改正内容とポイントについて ・2021年の最新の改正内容について ・電子帳簿保存法への対応と準備について 電子帳簿保存法を簡単に理解して対応ができるように、ぜひ 「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」 をご参考にください。 1. 請求書の保管期間における法的規則 請求書の電子化の話に入る前に、請求書の保管に関する法的規則をおさらいしておきましょう。 1-1. 請求書電子化 税務署. 請求書の保管期間 請求書の保管期間は法人と個人事業主で異なります。 ① 法人の場合は7年間の保管期間 請求書を含む証憑書類の保管期間は7年間です。以前は大法人と中小法人で7年や5年と別れていましたが、現在は会社の規模に関わらず7年間の保管が必要です。 ② 個人事業主の場合は5年間の保管期間 個人事業主における請求書の保管期間は5年です。 2. 請求書の電子保存における可否 ここでは請求書の電子化における基礎知識を発行者・受領者ごとにご紹介いたします。 2-1. 請求書をPDFファイルで受け取る場合 ① 受領した側は原則紙での保存が必要 PDFファイルの請求書に問題があるとしたら、ファイルを受け取った側です。原則として、 紙に出力した状態での保管が求められている からです。 PDFファイルのまま保管したい場合は、電子商取引法に基づいて所轄税務署に承認の申請をおこなわないといけないのです。 ② 請求書の電子保存にはタイムスタンプが必要 取引先から受け取ったPDFファイルの請求書をデータで保管する場合に、電子帳簿保存法の申請が必要と説明しましたが、データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプも必要になります。 タイムスタンプは、電子データに固有のIDと日付データを付与して、特定の日付以降、データが一切変更されていないことを証明するものです。 タイムスタンプの付与は非常に厳格で、自社で勝手に付けられるものではありません。 専門の業者にタイムスタンプの付与を依頼することになりますので、一定の費用がかかります。 2-2.
請求書 2020. 09. 18 請求書はこれまで、紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でした。しかし、世の中のデジタル化の流れは強まりこそすれ弱まることはありません。ビジネスにおいて重要度の高い書類である請求書の電子化が今後一層加速化していくことは確実であると言えるでしょう。 今回は、 請求書の原本の電子化 を可能にする法的根拠を踏まえ、電子化した 請求書の送付 や保存に関するポイントを徹底解説していきます。 ※目次 1. 請求書の原本は電子化できる? 2. 請求書を電子化して送付する際の注意点 3. 請求書を電子データで保存する方法 4. 請求書を電子データで保存する際のポイント 5. 「請求管理ロボ」なら請求業務を自動化できる 6. まとめ 請求書の原本は電子化できる?
テレワークを推進したくとも、紙の原本が必要とされる業務のために出勤しなくてはならないという状況はまだまだ至る所にあります。 しかし法令の改正により、従来は紙の原本が必要だった書類の大部分について、電子化が認められるようになっているのをご存知でしょうか。 データで内容確認ができ、さらに紙の原本をファイリングしたり保存したりする必要がなくなれば、業務改善やコスト削減につながるだけでなく、テレワークへの移行もぐっとおこないやすくなります。 リスク管理の面からも、書類をできる限り電子化することについては、優先順位を高める必要があるのではないでしょうか。 本記事では、書類の中でも、特に紙でやり取りすることの多い請求書の電子化について解説いたします。 請求書の電子化について 紙の原本で送付、受領することが多い請求書。 請求書の電子化とは、具体的には以下の2つの内容のことを指します。 1. 請求書の発行を電子化 請求書をシステム上で発行し、 電子文書もしくは電子化文書 (※)で請求先に送付すること 2. 請求書の保存を電子化 送付・受領した請求書をデータで保存すること ※電子文書というのはコンピュータで作成した文書のことです。電子化文書は紙文書をスキャナなどで取り込み、イメージファイルにしたものも含みます。 1. 請求書の発行を電子化 請求書を紙で出力して従郵送などで受け渡しするのではなく、ファイルデータを、電子メールやサーバーへのアクセス権共有などで請求先に受け渡しするのが、請求書の発行における電子化です。 ファイルデータは一般的に改ざんされにくいPDFデータなどで送付します。 2. 電子帳簿保存法の請求書は受領側の要件が重要！法的根拠を解説 | jinjerBlog. 請求書の保存を電子化 電子化した請求書を紙にプリントアウトするのではなく、データのままで保存するのが、請求書の保存における電子化です。 請求書の保存を電子化するには、所定の要件を満たし、保存を始める事前に税務署への届け出が必要になりますが、こちらについては後述します。 請求書の電子化によるメリット 請求書を電子化することには様々なメリットがあります。請求者側と受領側に分けて確認してみましょう。 1. 請求者側のメリット まず、請求書の電子化による請求側のメリットには、以下のようなものがあります。 必要な時にスピーディーに請求書発行が可能 ・期日が迫った時や再発行にも即対応可能 郵送における業務とコストの削減 ・請求書/挨拶文書の作成 ・封入/チェックの人件費 ・郵送/プリント費用 ・請求書発送履歴の管理が自動化 請求書紛失や未達リスクの回避 請求業務のテレワーク移行が容易に 請求書を電子化すれば、必要な時にすぐに発行・送付できるだけでなく、請求書発行にまつわる業務を大幅に効率化することが可能です。郵送費用や人件費といったコスト削減だけでなく、事務リスクも軽減できるのが、請求側の大きなメリットといえるでしょう。 紙の請求書を作成・郵送という従来の流れですと、企業や組織によっては文書に押印する印鑑なども必要(請求書は原則印鑑は不要ですが、押印を求められることも往々にしてあります)なことから、オフィスに出社して文書作成をする必要があります。これでは手間もかかり、かつ郵便事故などのリスクもゼロとはいえません。 請求書を電子化することによってテレワークへの移行も容易になります。 2.
2019/11/15 2021/2/25 ユーティリティ こんにちは、sivaです。 今回はインストール不要で、誰でも電子承認ができちゃう便利なフリーソフトを紹介したいと思います。 また、これに勝るとも劣らないソフトを見つけました。こちらになります。参考までに。 以前に、インストール不要で使えるフリーの電子印鑑ソフトを紹介する記事を書きました。以下になります。 今回は、こ... 面倒な設定一切不要! 紹介するフリーソフトは 『クリックスタンパー』 というソフトです。 以下リンクから入手可能です。 インストール不要で、超簡単に使えます(^^♪ まずはダウンロードしたzipファイルを解凍します。解凍すると、以下の図のようなファイルが表示されます。 ここにある『』をダブルクリックで起動します。起動すると、以下の図になります。 デフォルトでは『丸型の日付印』が表示されます。まぁ、最も使用されている形状と言っていいでしょう。 丸印だけではなく、角印も選択できます。上図のタブの『ファイル→新規作成』または新規作成アイコンをクリックします。すると、以下の図になります。 ここで『丸印・角印』を選択してOKをクリックします(図では日付印にチェックが付いています。分かり難くて申し訳ないです)。すると、以下の図になります。 『形』の欄で丸印か角印かを選択できます。 形状の説明はここまでとします。デフォルトの日付印で使い方の説明をしていきます(とは言っても、だいたい直感で理解できると思いますが^_^;)。 起動時の図の『上段』と『下段』に必要事項を入力します。以上、終わり! 入力するとこんな感じです。 はい、電子印鑑の完成です。ほんと、超簡単です!。あとは作成データを『クリップボードにコピー』して対象データに貼り付けるだけです。 残りの項目も、直感で分かると思います。 ただ、デフォルトだと解像度が『96dpi』に設定されています。 個人的には、ここは300dpiにした方がよいと思います。データによっては印を拡大したり縮小したりするでしょうから。試しに各解像度のデータをエクセルに貼り付けてみました。 ここで比較すると、あんまり変わらないですかね^_^; まぁここはお好みで。 他にもサンプルとして、以下のようなものが用意されています。 参考までに。 最後に 今回は『インストール不要!お手軽な電子印鑑のフリーソフトを紹介』ということで記事を作成しました。 うちの会社、管理職以上じゃないと電子印鑑ソフトが使えないんですよね。 でも、担当者でも使い時があるじゃないですか。少なくとも自分はあります。重要な書類でないときは、たまに使ったりしています(意外と誰も何も言わないです。興味ないんだろうな)。 というか、無料でここまで使えるなら『わざわざ有料の電子印鑑を購入する必要ないのでは?』と思ってしまいました(改ざんが気になるのですかね、今のご時世、言い出したらキリがないと思いますが)。 最後までご覧いただきありがとうございました!
今時いちいちハンコ押すために出社するのってナンセンスよな? でも、脱ハンコってどうやったらええか分からんわ…。 新人Gメン及川 オペレーター 杏奈 脱ハンコなら電子印鑑ですよ♪ その電子印鑑っちゅうのがよう分からんのよ。無料で作れるんやろか?
電子印鑑にかすれやにじみを入れる方法 電子印鑑の印影にかすれやにじみを入れて、本物らしく見せる方法をご紹介します。電子印鑑の印影は鮮明すぎるので、紙に印刷するとリアリティに欠けますが、無料のエディタ「Pixlr Editor(ピクセラエディタ)」を使って、印影にかすれやにじみを入れると、本物の印鑑を捺印したように見えます。
「Web認印」→「印鑑透過」の合わせ技 ですね。Web認印は名字さえあれば、かなりキレイな印影で、作成も一瞬です。ただ透過されていないので、印鑑透過に画像をアップロードして透過すれば完了。ぐちゃぐちゃと自分でいろいろいじるより、この2つのソフトを組み合わせたほうがサクッとキレイに電子印鑑を作成できますよ。 「有料でもええけん、ちゃんとした電子印鑑作りたい」場合は? フリーソフト使うたら、どうにか自分で無料で電子印鑑作れそうな気がするんやけどよ…「やっぱ自分で作るの、面倒やわ」「有料でもええけん、ちゃんとした電子印鑑作りたいわ~」いう人はどうしたらええ? そういう方には、印鑑ショップをおすすめします。 ん?印鑑ショップで電子印鑑も作れるん? ハンコヤドットコム 「美しい印影の電子印鑑を作りたい」という方におすすめなのは、ハンコヤドットコム です。ハンコヤドットコムでは、電子書類用の各電子印鑑を格安で販売しています。 【ハンコヤドットコムの電子印鑑価格】 法人丸印…6, 578円(税込) 法人角印…7, 678円(税込) 個人認印…2, 728円~(税込) ハンコヤドットコムなら、自分でフリーソフトを使って作るよりも当然、美しい印影の電子印鑑に仕上がります。印影カラーは「黒」「朱(薄い)」「朱(濃いめ)」の3色。書体も「篆書体」「古印体」「吉相体」の3種類から選べます。 注文から3営業日後に出荷可能で、出来上がった印影はPDF形式で提供されます。もちろんデザイン確認もOK。 ほほ~、ええこと聞いたわ。会社で使う認印にするんなら、あんまり汚い印影はマズいもんな…。ところでコレは使用料とかは無料なん? はい。使用料は無料です。買取タイプになります。あと、ハンコヤドットコムで作った電子印鑑には、セキュリティ機能はついていません。よって、会社の本契約で使うような角印・丸印をお求めなら、別途セキュリティの契約を結ぶ必要があります。 へっ?そうなん?この電子印鑑、有料やのに、セキュリティは無しってこと? 電子印の無料（フリー）ツールおすすめ３選｜エクセル・ワードに押印できる | マルブログ. はい、 あくまで印影画像なので、認印レベルの安全性 と考えてください。 セキュリティを追求したいなら、やはり電子署名サービスの GMOサイン がおすすめですよ。印影にこだわりたい人は、ハンコヤドットコムで作った角印・丸印の印影を使って紙の契約書みたいな電子データも作成できます。詳しくは、以下の「 セキュリティ対策万全 電子印鑑おすすめ4選 」記事を参考にしてください。 GMOサイン無料資料請求はこちら!
電子印鑑のセキュリティ対策は大丈夫⁉ GMOサインなら安全!シヤチハタやAdobe Acrobatも 【コラム】電子契約に電子印鑑は不要!? 今回は、無料で作成できる電子印鑑についての情報をお伝えしました。が、実は、 電子契約を結ぶ際、電子印鑑は不要 です。 は?印鑑不要て…何?印鑑押さへんかったら、どうやって契約書の証拠力を担保すんねん? 電子契約では、電子署名によって証拠力を担保します! 電子印鑑を無料で作成する方法8選 | 無料で作成 電子印鑑の使い方. 電子署名?電子印鑑と何がちゃうねん? 電子署名と電子印鑑の違い 電子署名:本人性・非改ざん性を保証できる電磁情報。 電子印鑑:PCでのやり取りなどで使える印影のこと。本人性・非改ざん性を保証するものではない。 電子契約で重視されるのは、電子署名が付与されているかいないか、です。「印影があるか、ないか」は、重要ではありません。つまり…電子印鑑にこだわる必要はない、ということですね。 電子契約だけでなく稟議書などの社内フローに必要な書類ももちろん、電子署名でOKです。電子印鑑の印影は必要ありません。 うん…でも、電子署名てどうやってやるん?