「ソーシャルメディアガイドライン」「ソーシャルメディアポリシー」という言葉をご存知でしょうか。ソーシャルメディアでの炎上やトラブルが増える中で、 各企業が独自に定めるルールの文書 を指す言葉です。 本記事では、危機管理も役割の一つである企業広報の担当者なら絶対に確認しておきたい、「 ソーシャルメディアガイドライン・ポリシー 」の制定方法や10のポイントを解説します。 そもそも、ソーシャルメディアガイドライン・ポリシーとは?
個人番号取り扱い事務の範囲を明確にする 個人番号を利用してできる事務作業は、源泉徴収票や社会保障書類の作成など種類が限られています。 事務作業で個人番号を使う機会が増えれば情報漏洩のリスクも高まるので、個人番号を使う機会は最小限に抑えるよう共有することが大切です。 そのためにはまず、従業員に「個人番号が必要となる事務作業は何なのか」を説明し、理解してもらうようにしましょう。 2. 特定個人情報の範囲を明確にする 特定個人情報とは、個人情報よりも厳格に保護される情報のことです。 個人番号には、氏名や性別、生年月日、住所などさまざまな特定個人情報が含まれています。 特定個人情報は厳重に保護される情報であり、たとえ本人の許可があったからといって利用目的を超えた利用はしてはいけないと定められています。 そのため特定個人情報を扱う事業者や担当者は、「個人番号に含まれる情報のうち、事務作業に必要な情報はどこまでなのか」を理解するようにしましょう。 3. 個人情報適正管理規程 | neo career. 事務取扱担当者を明確にする 上記2つを明確にした後は、実際に事務作業を行う担当者を明確にします。 会社によっては、担当者と責任者を分けるのも良いでしょう。 担当者を明確にすることで責任感が生まれるのに加えて、他の関係ない従業員が個人番号を取り扱えなくなるため情報漏洩のリスクを下げることが可能です。 4. 基本方針を策定する 組織として個人情報を保護するために、事業者は基本方針を策定し従業員へ共有する必要があります。 個人情報保護委員会の『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』によると、基本方針の例として具体的に下記を挙げています。 事業者の名称 関係法令・ガイドライン等の遵守 安全管理措置に関する事項 質問及び苦情処理の窓口 等 ただし、上記はガイドライン上の参考例のため、ほかにも必要だと感じる項目がある場合は追加するようにしましょう。 5. 取扱規程を策定する 上記1~3で明確にした内容を元に、取扱規程を策定します。 例えば源泉徴収票の作成における取扱規程を策定するのであれば、従業員から集めた書類をまとめる方法や法定保存期間を超えた書類の破棄方法などを取扱規程に含むのが良いでしょう。 取扱規程を策定する際は、まず書類の収集・利用・破棄などに管理段階を分け、それぞれの段階ごとに安全管理措置の内容を盛り込むことがポイントです。 参照: 個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 事業を運営する経営者は、従業員や取引先の個人情報に気を配る必要があります。 特に個人番号は源泉徴収票の作成などで必要となるため、個人情報が漏れないよう適切に管理しましょう。 これからフランチャイズや個人で事業を始める予定の方は、社内の安全管理措置を検討する際に今回の記事をぜひ参考にしてみてください。 公開日:2020年12月11日
目的と取扱方法 2. 取り扱い者と権限、情報の範囲 3. 通知方法および本人同意の取得方法 4. 適正管理方法 5. 開示や訂正、使用停止などの方法 6. 第三者提供の方法 7. 組織変更、事業承継に関する引継ぎ 8. 【企業のSNSルール】ソーシャルメディアガイドライン・ポリシーとして制定しておきたい10のこと【事例あり】 | PR TIMES MAGAZINE. 苦情処理 9. 周知方法 健康情報取扱規程の策定は、内容が企業に有益な方向に偏らないよう、労使双方の意見を取り入れなければなりませんが、策定過程は事業場の従業員数により異なります。 複数の事業場を持つ場合は、各々の対応方法を把握しましょう 従業員50人以上の事業場は衛生委員会で審議 従業員が50人以上いる事業場は、衛生委員会や安全衛生委員会の機会を活用します。 あらかじめ担当者が作成した原案を用いて、労使間の審議で策定を進めていきます。 従業員50人未満の事業場は従業員から意見聴取できる場を設ける 従業員が50人未満の場合は、衛生委員会や安全衛生委員会の設置が義務付けられていません。 そのため、何らかの形で従業員から意見聴取する機会を設けることになります。 従業員から聴取した内容は、エビデンスとして書面やデータで残しておきましょう。 健康情報取扱規程は、「企業が従業員に対し、情報の適切な取り扱いを約束すること」だと言えます。 よって企業は、不備なく円滑に策定を進め、運用を開始する必要があります。 企業がおさえるべきポイントは以下の通りです。 健康情報の取り扱い方法は以下の5つ 情報の取り扱いプロセスは、主に以下5つに分類されます。 1. 収集:情報を入手 2. 保管:書面およびデータで保管 3. 使用:第三者提供を含めた活用 4. 加工:目的の範囲内に変換 5.
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