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2020年度の電子帳簿保存法改正(2020年10月1日施行)によって、領収書の取扱いや経費精算のあり方が大きく変わります。端的に言うと、キャッシュレス決済の場合は紙の領収書は不要になり、利用明細のデータが領収書の代わりになります。 従来から電子データによる領収書の保管が認められていましたが、そのためには領収書をスキャン、もしくはスマホで撮影したうえで、電子データに対してタイムスタンプを付与する必要がありました。今回の改正によって、データを受け取ったユーザーが自由に改定できないシステムを利用していれば、タイムスタンプを付与することなく電子データで保存できるようになりました。 ここで言う「自由に改定できないシステム」とは、一定の要件をクリアした会計システムや経費精算システムなどが該当します。これらのシステムとクレジットカード、Suica、PayPayなどの決済情報を連携することで、利用明細を領収書代わりとすることができます。 電子帳簿保存法については、以下の記事で詳しく解説しています。 >> 電子帳簿保存法とは?導入のメリットと導入手順を解説 – pasture ■まとめ~領収書は保管期間を守ってスマートに管理しよう! 領収書の管理がずさんだったり保管期間を守っていなかったりすると、税務調査が入ったときに苦労することになり、場合によってはペナルティを科されてしまいます。領収書は法律の規定に則り、きちんと保管・管理するようにしましょう。 領収書だけでなく、請求書や納品書、注文書や契約書も一定期間の保管が必要です。それぞれの書類の保管期間などは、以下の記事で詳しく解説しています。 >> 注文書・発注書の保管期間は?電子保存の方法を解説 – pasture >> 請求書の保管期間はいつまで?管理方法を紹介 – pasture >> 納品書の保管期間はいつまで?保管方法についても分かりやすく解説 – pasture >> 契約書の保管期間はいつまで?法律上の保管期間と保存方法を紹介 – pasture フリーランスとの取引が多い企業には、フリーランスへの発注・請求を一元管理できる「pasture」がおすすめです。電子化した発注書や請求書をワンクリックで作成・送信できる 「pasture」の詳細はこちら 。
白色申告の場合の保管期間は原則5年 白色申告の場合、領収書の保管期間は5年です。ただし、帳簿の保管期間は青色申告と同様に7年であるため、何かあったときのために、領収書も同じ期間だけ保管しておくことをおすすめします。 3. 領収書の保管期間に関する決まり これまでご紹介したように、領収書の保管は確定申告書の提出期限の翌日から5年もしくは7年です。しかし、状況によって保管期間が異なる場合もあるので注意してください。 3-1. 確定申告 領収書 保管期間. 収益がマイナス(赤字)だった場合 青色申告の場合、決算の結果、収益がマイナスだった場合は、その翌年度以降の利益(益金)でマイナス(欠損金)分を埋めることができます(欠損金の控除)。これにより翌年度以降の利益を相殺できるため、税金を抑えることが可能です。 この欠損金を控除できる期間は9年もしくは10年で、欠損金の生じた事業年度によって、以下のように定められています。 2008年4月1日を含む事業年度以降に欠損金が生じた場合:9年間 2018年4月1日以降に開始する事業年度に欠損金が生じた場合:10年間 そのため、赤字だった事業年度の領収書もこの期間に合わせて保管しておく必要があります。7年間で廃棄してしまわないよう、保管期間をわかりやすく明記しておくなどの工夫をしておきましょう。 3-2. 仕入税額控除を受けている場合 納付する消費税から仕入れにかかった消費税を差し引いて納付することを「仕入税額控除」といいます。 消費税法により、この仕入税額控除の適用を受けている場合は、仕入れ時の領収書を7年間保管しておかなければなりません。 所得税法で保管期間が5年と決められている白色申告の場合でも、仕入税額控除を受けている場合は7年間保管しておく必要がありますので、注意が必要です。 ただし、額面3万円未満の領収書は保存する義務はありません。 3-3. 電子取引を行う場合 領収書をPDFなどのデータで受け渡しする電子取引の場合は、領収書を7年間保管しておく必要があります。仕入税額控除を受けている場合と同様に、白色申告をしている場合でも7年間の保管が義務付けられています。 また、以下のいずれかの保存方法に統一する必要がありますので、注意してください。 データのまま保存する 紙にプリントアウトして保存する COM(電子計算機出力マイクロフィルム)に出力して保存する 4.
経理関係、税務関係の書類って、結構な分量になりますよね。 (決算が終わったので捨てたい)と思っても、すぐに捨てるのは御法度。 法律で定められた保存期間中は、大切に保存しなければなりません。 今回はその保存期間についてお話しします。 法人の場合 税法上の保存期間 原則は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から 7年間 です。 しかし、 青色申告を行った事業年度で、欠損金が生じる申告の場合 には例外があります。 その申告を行った事業年度が、平成20年4月1日以後に終了した事業年度であれば 9年間 となります。 また、平成30年4月1日以後に開始する事業年度については 10年間 となります。 過去の年度の書類を廃棄しようか迷っているときには、 ・その年度に青色申告をしていたか? ・青色申告をしていた場合、その年度で欠損金が生じていたか? を法人税確定申告書の別表一で確認してみてください。 両方とも該当しない、どちらか一つにしか該当しないようであれば、保存期間は7年間になります。 申告書や届出書、年末調整書類の保存期間は? 今お話ししたのは 帳簿書類 の保存期間です。 帳簿書類は、 国税庁のタックスアンサー(No. たまった領収書や税務申告書を捨てるには？｜東京都中央区日本橋の石橋税理士事務所｜不動産 会社決算 確定申告. 5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法) で次のように例示されています。 帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳 書類 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書 ※※例示はありませんが、預金通帳、給与・賞与台帳、タイムカード、経費精算書、請求書、カード明細、融資の返済予定表なども対象になると考えられます。 経理関係の色合いが強いものと理解していただければよいかと思いますが、では、申告書や届出書、従業員から受け取った扶養控除等申告書など税務関係の書類の保存期間はどうなっているのでしょうか? 扶養控除等申告書など年末調整に関係する書類 は、所得税法施行規則第76条の3で規定されています。 提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から 7年間 です。 たとえば、令和1年分の扶養控除等申告書や保険料控除申告書は、令和2年1月11日から7年間=令和9年1月10日まで保存しておかなければなりません。 一方、 申告書や届出書 は、、、規定がありません!! これをどう考えましょうか?
青色・白色申告ともに領収書の保管期間は、5年間保存と決められています。 この保存期間は、確定申告の期限日3月16日から5~7年になっています。 すなわち、2020年3月15日までに確定申告をした場合は、2025年3月16日か2027年3月16日まで保管しなければなりません。 またこれらの書類は、税務調査などで開示を求められると、提示しなければなりません。 まとめ 確定申告の書類の保存期間は、5年と7年に分かれます。 個人事業者は全部7年と考えて保管しておけば間違いがありません。 7年保管の書類を5年で捨ててしまったというミスも起きないし良いのではないでしょうか。
企業でもフリーランスでも、経費精算・申告のためには領収書が必要です。そのため、「領収書はなくさないように保管しておく」という意識は大抵の方が持っていると思います。しかし、「領収書をいつまで保管しておくべきか?」という問いに対しては、正確に答えられる方は少ないかもしれません。 領収書は、税務調査の際に提出を求められることもあるので、法人税の申告や確定申告が終わったからといって破棄することはできません。今回は、法律で定められている領収書の保管期間や管理方法について解説していきます。 ■法人における領収書の保管期間 原則:7年間 法人は、領収書を7年間保管する必要があります。 例外:9年間・10年間 税制改正によって欠損金(赤字)の繰越期間が9年間・10年間とされたことから、赤字が発生した事業年度については領収書を9年間・10年間、保管する必要があります。詳しくは以下のとおりです。 ・平成20年4月1日以降に終了した欠損金の生じた事業年度 → 領収書を9年間保管 ・平成30年4月1日以降に開始する欠損金の生じた事業年度 → 領収書を10年間保管 ※ 参考:No. 5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|国税庁 ■個人事業主における領収書の保管期間 原則:青色申告の場合7年間、白色申告の場合5年間 個人事業主における領収書の保管期間は、青色申告か白色申告かによって異なります。青色申告の場合、領収書は「現金預金取引等関係書類」に該当し、7年間の保管が必要です(前々年度の所得が300万円以下の場合は5年間)。白色申告の場合、領収書の保管期間は5年間とされています。 ※ 参考:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁 例外:7年間 消費税の課税事業者となっている個人事業主は、白色申告の場合でも領収書を7年間保管しなければいけません。 ※参考:No.
原則としては、「原本を保管」「コピー不可」です。 とはいえ、1年分の添付書類となると枚数が多く、整理できなかったり置き場に困ることもあるかと思います。 そのため自分でコピーしてまとめたり、スキャンする人もいるかもしれません。しかし覚えておくべきなのは、 「コピーの領収書は、確定申告において原則証拠書類と認められない」 ということです。 国税庁からは、具体的な添付書類の保管方法は指定されていません。 しかし申告から5年以内の添付書類については、税務署から提出を求められた時にすぐに提出できる状態にしておきましょう。 たとえコピーやスキャンで残していても、原本がなければ控除の対象から外される可能性もあるので注意して下さい。 普段会社で年末調整をしてもらう人でも、医療費控除や生命保険控除を受ける機会があると思います。 また今はe-Taxで確定申告する人も増えています。 確定申告では提出する書類ばかりに意識が向きがちですが、添付書類は証拠となるものです。 特にe-Taxで申告する人は、保管方法と期間を意識しておきましょう。 仕事を10倍効率的にしてくれる次のトレンドになる商品やサービスを紹介するWebメディア【4b-media】
領収書の保管方法 これまで述べてきたように、領収書は確定申告書の提出期限の翌日から5~10年間保管しておく必要がありますが、その保管方法には決まりがありません。 税務署から要請があった際に、速やかに提出できるようになっていれば問題ないのです。各自や各社で保管や検索がしやすい方法を選ぶとよいでしょう。 ここでは、領収書を紙で保管する場合と電子データで保管する場合とに分けて見ていきます。 4-1. 紙で保管する場合 領収書を紙で保管する場合は、紛失を防ぐためにも、別紙に貼ってバインダーに綴じる、クリアファイルや封筒に入れるなどの工夫をおすすめします。 また、分け方としては、月別や費目別などわかりやすいと思えるように仕分けるとよいでしょう。枚数が少なければ、分けずに時系列で整理しておくだけでも問題ありません。 事業年度末には、年度分をファイルなどにまとめて保管しておきましょう。その際、保管期間終了日を記載しておけば、いつまで保管しておけばよいのかが一目でわかるので、廃棄時の手間が削減できます。 4-2. 電子データで保管する場合 領収書は、1枚1枚は小さくスペースを取らないものです。しかし、5~10年分を保管しなければならないとなると、かなりのスペースを占領してしまうことになります。 そこで、すべての領収書を電子データ化して、社内サーバーやクラウドに保管するのもおすすめです。 紙で受け取った領収書は、スキャナだけでなく、デジカメやスマホなどで撮影した画像データも認められるため、電子データ化のハードルも高くありません。 保管スペースが削減できるだけでなく、検索性も紙にくらべて格段に向上するのも大きなメリットです。 なお、領収書を電子データ化して保管するためには、以下のポイントに注意しましょう。 電子データでの保存を開始する3ヵ月前までに税務署へ申告し、承認を受ける 紙で受け取った領収書は3日以内に電子化し、タイムスタンプ(電子署名)を付与する 電子化した領収書は、第三者による定期検査が終わるまで保管する必要がある 5.