業務の効率化に欠かせないペーパーレス化を進めるうえで、知っておきたいのが「電子帳簿保存法」です。この法律のおかげで、膨大な量の書類を紙で保存する必要がなくなりました。 ここでは、電子帳簿保存法とは何かという基礎知識やメリット・デメリットのほか、法の適用を受けるための要件を詳しく解説します。 目次 電子帳簿保存法でデータ保存が可能に 電子帳簿保存法で認められている保存方法 領収書原本の保存が不要になった 電子保存できる書類・できない書類 スキャナ保存が認められている書類・認められていない書類 電子帳簿保存法のメリット 電子帳簿保存法のデメリット 電子帳簿保存法を適用するには?
果たしてそれで良いのでしょうか?
電子帳簿保存法とは 紙文書の電子化を促進する法律 電子帳簿保存法は、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。国税関係帳簿書類の保存をこれまでの紙文書ではなく、電子データでの対応を認めた法律です。 従来は会計帳簿や決算書などの書類は紙で保存することが基本でした。紙で取り扱っている証憑類は、通常最低でも7年間の保管が必要でしたが、電子帳簿保存法に対応すれば1年ごとに破棄することが可能です。電子データは、紙の書類をスキャナで読み取ったもの、もしくは電子取引データが認められています。
公開日:2020/11/10 ペーパーレス化の促進を目的とした電子帳簿保存法が、2020年10月に改正されました。多くの要件が緩和されたことで、より効率的なビジネス展開が期待されています。 日々の業務におけるさまざまな資料を電子データとして保存できれば、紙の書類を減らすだけでなく、業務のプロセスそのものを効率化できます。電子帳簿保存法の基本的な仕組みや対象となる書類、タイムスタンプの必要性を見ていきましょう。 また、電子保存を行うための手続きや法律で認められている保存方法について解説します。 目次 電子帳簿保存法とは? 電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。決算関係書類(貸借対照表・損益計算書など)や各種帳簿(総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳など)といった紙での保存を原則としている税務関係書類を特例として、電子データで保存してもいいと定めています。 過去の法改正の流れ 電子帳簿保存法は1998年に施行されてから、デバイスの進化や通信環境の整備を受けて、数回の改正が行われています。法律が作られた当初は、国税書類をデータで作成したものだけが保存対象となっていましたが、次第に対象範囲が広がっていきました。 2005年の改正では、紙で発行したり受領したりした書類も対象となりました。「3万円未満のものにかぎる」「電子署名が必要」といった要件はあったものの、スキャンしてデータ保存をすることが可能となります。 2015年の改正においては、スキャナでの保存対象が拡大し、「3万円以上のものも対象」「電子署名は不要」となりました。一方で、タイムスタンプや定期検査、相互牽制(複数人で書類の作成や保存を行う)が必要となります。 さらに、2016年の改正ではデジカメやスマホで撮影したデータも有効となり、2020年には電子取引に関する改正が行われています。 2020年の法改正で何が変わった?
国税関係書類の中でも、重要度に応じて、電子化の方式が決まっています。 重要書類である 領収書 については 「早期入力方式」「業務処理サイクル方式」 に加え、2017年1月からは 「領収書受領者本人が電子化する場合の特例方式」 が認められています。 一番最後の方式が、領収書をもらった本人がスマートフォンなどで出先で電子化をする際の方式であり、領収書受領日翌日から3日以内にスキャン・撮影して、その電子ファイルにタイムスタンプ付与まで完了させる必要があります。 以下は、 国税関係書類の中でも重要書類である領収書に関する電子化の方針 をまとめています。 領収書に関する入力期間の制限 詳細は 電子帳簿保存法はこう活用する!領収書電子化ガイド 第3回「領収書を電子化するための方式と日数制限」 をご確認ください。 補足②:タイムスタンプとは? タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書で、データが改ざんされていないかを判別するためのものです。 ITの発達に伴い電子データによる重要書類の保存が重宝される一方、電子データの改ざんも容易になり、企業や個人が判別するのは困難です。そのため、電子化にはタイムスタンプの付与が義務付けられています。 詳細は 電子帳簿保存法はこう活用する!領収書電子化ガイド 第6回「タイムスタンプの役目と付与及び一括検証」 をご確認ください。 補足③:適正事務処理要件とは? 適正事務処理要件には、以下の3つの項目(相互けん制、定期的な検査、再発防止)があり、「適正事務処理要件に基づく社内規程」を整備し、その規程に沿って各事務処理を行う必要があります。 詳細は 電子帳簿保存法はこう活用する!領収書電子化ガイド 第4回「適正事務処理要件に基づく社内規程の策定」 をご確認ください。 電子化のメリット 国税関係帳簿書類を電子化は少し手間がかかるのではないか?と懸念されるかもしれませんが、電子化には以下のようなメリットがあります。 1. 帳簿書類のペーパーレス化による印刷・郵送・保管コストの削減 2. 【2022年1月改正予定】電子帳簿保存法改正の4つのポイントと注意点｜バックオフィスNavi｜勤怠管理・工数管理・経費精算ならチームスピリット. 帳簿書類の検索性向上、システム利用による利便性向上による業務の効率化 3. 情報漏えい、紛失など、帳簿書類管理・運用に伴うセキュリティ対応の負荷軽減 4. 税務監査対応の負荷軽減 コンカーの経費精算・経費管理クラウド「 Concur Expense 」であれば、改正電子帳簿保存法に対応。領収書の電子化が可能です。 また領収書電子化をするための手順や注意事項をまとめた 領収書電子化完全ガイド や 税務署申請書類の記入例 もダウンロード可能です。 是非貴社の領収書電子化にお役立てください。 コンカー製品に関するお問い合わせは こちら からご連絡ください。
別ウィンドウで国税庁のPDFへリンクします。 なお、スキャナ保存については、所轄の税務署へ「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」と添付書類(使用する電子計算機処理システムなどの概要を記した書類など)を提出して申請します。 電子帳簿保存法は、市場の状況や利用する企業の声を受けて、成立以来、度々改正されてきた法律です。今後も状況に応じた改正を経て、より使いやすく進化していくことでしょう。 導入の手続きが若干煩雑ではあるものの、ペーパーレス化が実現すれば便利に、働きやすくなることは間違いありません。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。 2020年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。