出張費精算では、経理部門が出張者からの申請を受けてから経費処理を行います。経費処理を滞りなく適切に行うためにも、出張者と経理部それぞれの作業フローを用意しておき、社員に対して十分な説明を行っておく必要があります。 # 出張者の場合 出張者がやるべきことは、 出張から帰社した際に、速やかに出張精算書類を作成 してから、上司に確認してもらい承認を得ましょう。上司からの承認を得てから、 出張精算書を経理担当者に提出 します。 会社の規定によっては出張が決まった時点で出張申請書を作成し、経理部に提出することが求められる場合があります。出張申請に記載されている内容をもとに、経理部が必要と判断した場合は、仮払金として現金を渡されることもあります。その場合は、出張後に仮払金との差額を精算することになります。 #経理担当者 の場合 承認済の出張精算書を受け取ったら内容に従って経費処理をすすめていきます。 出張精算書を提出する時には、出張で かかった費用を証明するための領収書を添付してもらうように徹底 しておきましょう。 また、仕訳の日付に注意が必要です。 仕訳は、実際に立替払いをした日ではなく、社員の立替費用を精算した日 に行います。ただし、決算をまたいで立替金処理が発生するときは、処理方法が異なるので注意が必要です。 社員に立替してもらうときの注意点は? 期間と金額に注意が必要 社員に立替をしてもらうときには、 期間と金額に注意が必要 です。立替金は、基本的に社員が一時的に支払った費用であるため、1か月を目安に精算業務を行うようにしましょう。立替金の精算が長期間滞ってしまうと、帳簿の修正が必要となることがあります。また、経費処理を円滑にすすめるためには、社員の協力が欠かせません。 精算書の提出が遅れないようにするためにも、従業員に対して毎月立替金の締め日を設ける ことをおすすめします。 立替金は基本的に少ない金額を想定していますが、出張の多い営業担当社員などは、交通費や出張費などで立替金額が大きくなることが少なくありません。5万円や10万円と立替金の金額増えるごとに、社員の日常生活にも大きな支障が出てきてしまいます。 経理部は、社員の立替金額が増えすぎないような配慮や対策が必要 です。 めんどうな立替精算業務を軽減するには?手間を軽減するヒント 立替精算業務は、件数や金額が増えるにつれて経理部の負担も大きくなります。 次に、経理部の負担軽減と業務効率化のために、 立替精算業務を軽減するためのポイントや具体的な方法 について紹介していきます。 立替精算をなくすとどんなメリットがあるか?
【立て替え払いのパターン3】医療費の立て替え 「医療費の立て替え払い」 とは、病院等で 保険適用分の金額 を、一旦、自分で立て替えて支払うことです。 通常は、健康保険適用となるので、個人負担分だけを病院窓口で支払います。しかし、保険証を持っていない時などは、 ひとまず全額支払い、 後から保険適用分を請求 できるのです。 これを、医療費の立て替えと言います。以下は、医療費立て替え払いの一例です。 <医療費立て替え払いの具体例> 健康保険証を持っていない時 の診療費用の立て替え 高額療養費 (個人負担の上限額を超えた金額)の立て替え ※いずれも、立て替え払いで全額支払った後に、請求を行います。 ※本記事の内容は「取引先・従業員経費の立て替え払い」がメインとなっています。 なお、医療費の立て替えは確定申告に関わる場合もあります。確定申告の書き方について知りたい方は、以下のページもご覧ください。 関連記事: 【完全保存版】確定申告とは?必要な人や提出方法などのポイント!初めてのあなたもすべて解決! 関連記事: 【完全保存版】確定申告の書き方は意外と簡単!手順をわかりやすく解説! 取引先経費の立て替え払いの領収書の書き方!5つのチェックポイントを解説! 取引先等の経費を立て替えた場合は、必ず領収書(領収証)をもらいましょう。 立て替え払いの領収書の扱い方 には、以下の5つのポイントがあります。 立て替え払いの領収書のポイント 1. 領収書の発行者 代金を受け取ったお店等(通常どおり) 2. 領収書の宛名 その代金を 本来支払うべき人 の名前 3. 領収書の明細・金額 支払った内容どおりに記載 4. 使用者が支払う業務関連費は賃金に該当するか？ | 未払い賃金・残業代請求ネット相談室. 領収書を最初に受け取る人 お金を立て替えた人 5.
仕事での移動のために電車やバスを利用する際、社員がその費用を立て替え、あとで交通費精算をすることで会社から支給してもらうケースも多いでしょう。この場合、会社から支給される交通費には、給与と同じように所得税が課税されるのでしょうか? 結論としては、課税される場合と課税されない場合があるため、注意が必要です。交通費精算をするときに知っておきたい課税・非課税の考え方を解説します。 交通費精算の不正チェック、本当に万全ですか? 交通費精算に関する調査によって以下の3点が明らかになりました。 ①約85%の人が月に1度以上精算している ②約40%の企業で管理職による承認が規程違反のチェックとして機能していない ③約70%の企業で不正のチェックに十分な時間をさけていない 交通費精算は申請の頻度や量が多いため、多くの企業で課題を抱えているのが現状です。 今回は、不正を無くし確認作業を大幅に削減するためのキーワードである「ICカード」に特化した資料をご用意いたしました。 資料には、以下のようなことがまとめられています。 ・交通費精算の現状 ・交通費精算の課題 ・経費精算システムとICカードを用いた課題の解決策 現金管理の課題を不安なく解決できるように、ぜひ 「 実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算 」 をご参考にください。 1. 旅費交通費の精算をおこなうときの課税・非課税の考え方 会社から支給される交通費に課税されるかどうかの大きな基準は、経費として認められるかどうかです。営業や打ち合わせのための電車代は経費としてみなされるため、非課税です。 ここでは、間違いの多い旅費交通費を精算するときの注意点を解説します。 1-1. 旅費交通費は基本的には非課税 出張に行くと、新幹線代や飛行機代、ホテル代といった費用がかかります。これらの費用は従業員が立て替え、帰社してから旅費交通費として精算する場合が一般的でしょう。 移動や宿泊の費用は、仕事のために必要な経費としてみなされるため、基本的には所得税の課税対象ではありません。 1-2. 通勤手当とは？交通費との違い、課税ルールや節税効果を解説！ - 起業ログ. 高額旅費交通費は所得税の課税対象になる可能性がある 新幹線の普通車や飛行機のエコノミークラスの料金であれば、所得税の課税対象にはなりません。しかし、旅費交通費が高額となってしまった場合は、所得税の課税対象となることがあるため、注意が必要です。 たとえば、新幹線であれば普通車ではなくグリーン車を利用した場合、飛行機であればエコノミークラスではなくファーストクラスを利用した場合などが該当します。 これらを利用することは必ずしも仕事に必要とはいえないため、一般的に経費として認められにくく、所得税の課税対象となる可能性があります。 1-3.
ちなみに、会社に自家用車を駐車する場所がなく、従業員が駐車場を借り、会社がその駐車場代を負担するケースがありますが、これは 通勤にかかる部分ではない ので、負担する駐車場代は通勤手当ではなく 地代家賃 という勘定科目になります。 通勤手当にかかる税金 会計上、交通費も通勤手当も移動にかかる経費であり、勘定科目も同じ「旅費交通費」 に仕分けされます。(通勤手当を別勘定科目にしている会社もあります) しかし、実はこの二つ、 税法上の取り扱いに違いがあります。 通勤手当は支払うべき? 会社に通勤手当の支払い義務がないのであれば、あえて支給する必要はないのでは?と思うかもしれませんが、必ずしもそうではありません。 通勤手当の支給は、 従業員の就業に対するモチベーションを向上 させる効果がありますし、 求人募集する際にも求職者の判断に影響 を与えます。 従業員が通勤手当を受け取った場合、所得の区分は「給与所得」となり「所得税」がかかってきます。ですが、この通勤手当には 所得税法上「非課税枠」という特典 があります。 会社によっては、通勤手当を支給せず他の名目(勤続手当や基本給に上乗せするなど)で支給しているケースがありますが、税法上もこの通勤手当に対する「非課税通勤手当」という特典を設けてあるので、これを 有効活用することで従業員の税負担を軽減することのみならず、会社の税金を軽減することも可能 となります。 非課税通勤手当 通勤手当を会社が支払う場合、支給額の全額が非課税となるわけではありませんので注意してください。 交通機関の場合、非課税枠の上限(15万円)がある 自家用車の場合、通勤距離(片道)に応じて非課税枠の上限が決まっている 1ヶ月あたりの非課税限度額は下記のように決められています。 区分 非課税額(H28年1月1日以後適用) 1. 交通機関・有料道路 150, 000円(合理的な運賃等の額) 2. 自動車、自転車等交通用具を使用 55km以上 31, 600円 45~55km未満 28, 000円 35~45km未満 24, 400円 25~35km未満 18, 700円 15~25km未満 12, 900円 10~15km未満 7, 100円 2~10km未満 4, 200円 2km未満 全額非課税 3. 交通機関利用時の通勤用定期乗車券 4.
通勤費に立替えている交通費(駐車料金)も含めて給与で支給する場合、 毎月6000円ほどですが、現金で経費精算するより税金を取られて損をすることになりますか? やはり課税になるんですね。どのくらい余分に取られるんでしょうか。 給与額によりますか? 駐車料金というのはコインパーキングに停めて社員が立て替えている分です。 質問日 2015/09/17 解決日 2015/09/20 回答数 6 閲覧数 2473 お礼 25 共感した 0 給与において駐車料金を精算する場合、交通費に含めると、その額が非課税金額を超えた部分全額が課税扱いとなり、精算の意味が無くなります。 よって、①給料とは別に駐車料金の精算をする、②給料で精算するときは、支給項目に「立替金精算(非課税)」を設けて税額計算に含めないようにする、が考えられます。 なお、②の場合であっても、その駐車料金の領収証等を個人から貰わないと、非課税とする取扱いを認めてもらえない可能性もあります。 回答日 2015/09/17 共感した 0 質問した人からのコメント 回答ありがとうございます。立替金精算で対応したいと思います。 他の皆様の回答も大変参考になりました。 ありがとうございました。 回答日 2015/09/20 立替えている駐車料金というのは、何だろう。 会社が借り上げている駐車場に従業者が月極めしているということだろうか。 それでは駐車場の借主は会社なのだから、本人の立替ではないので質問の意味がわからなくなってくる。 さらに、立替ということは本人の代わりに誰かに支払っているのだから、またそれを本人に給与で支給って何だろう? 会計上、前渡金として先に現金を渡したものを給与に振替えたということだろうか。 本人が任意にどこかに月極駐車場の賃借契約をしていて、会社がその代金を通勤手当として持つということならば、立替ではなくそもそも規定どおりの給与手当だ。 回答日 2015/09/17 共感した 0 立て替え払いは経費として別途返すようにしないと、給与に含めると課税対象になりますよ。 回答日 2015/09/17 共感した 0 マイカー・自転車通勤者の通勤手当では距離によって非課税の金額が違います 1か月当たりの非課税となる限度額を超えて通勤手当を支給する場合には 超えた分の金額が給与として課税されます 電車やバスだけを利用して通勤している場合 通勤定期券などの金額が、1か月当たり10万円を超える場合には、10万円が非課税となる限度額となります。 回答日 2015/09/17 共感した 0 駐車場代は、非課税にならないので、 給与で、駐車場代を含め 手当となっていると その分は課税されますね。 ですから 経費清算の方が、従業員にとっては有利ですね 回答日 2015/09/17 共感した 0 給与明細を確認すると、支給金欄の通勤費補助や旅費精算には「非課税」の印が付いていると思いますよ。 回答日 2015/09/17 共感した 0