仕事でもプライベートでも、相手に納得してもらう伝わるテクニックがあるかないかであなたの人間関係は天と地ほど変わります。 それこそ指摘ともなると、伝える側のストレスは相当なものになります。 あ~言おうか、こ~言おうか・・・ 実際、今までいろいろな人と接してきてわかったこととしては、自分含めて 人がする行動や発言というのは、その場の雰囲気に流されてするものや、その人が今までに過ごしてきた環境から作られた価値観から生まれる ものです。 それを踏まえてあなた持っておく考え方としては、 相手からすれば"それが当たり前"という価値観でいる可能性がある ということ! それを無理くり上塗りしてしまう考えでいては、心の底から相手が納得することは100%ありませんよね。 また、 人によっては本記事のテクニックを実践してみてもすぐに効果が得られない事もある と思います。 その原因は、 相手とあなたとのパワーバランス(関係性)が崩れているから です。 関係性とは今までの積み重ねから構築されたものです。 一朝一夕で出来るものではなく、普段から相手を理解しようと努め、思いやり尊重した言動をすることによって相手に伝わっていきやすいんですね。 相手に上手く伝わった時は必ず最後には笑顔で話がまとまるはずですよ。 本記事があなたの悩みを少しでも解消できることになれば嬉しいです。 【伝え方が学べる書籍】 ・伝え方が9割 誰もがすぐに真似できる「伝え方の技術」をまとめた、佐々木圭一氏のベストセラー『伝え方が9割』 もともと伝えることが得意でなかった筆者。あるとき、伝え方には技術があることを発見し、そこから伝え方だけでなく人生ががらりと変わる。その体験と、発見した技術を赤裸裸に綴った書籍。
エスカレーションの仕組みを作る エスカレーションとは、オペレーターが応対し、解決が難しい場合、上司に電話を交代して対応してもらうことで、クレーム発生時にオペレーターで解決できない場合は上司へ、それでも解決しない場合さらに上司へと対応を交代できるようにしておく必要があります。 小規模の組織の場合でも、なるべく上司に対応を交代してもらう体制を作っておくことで、お客様の心理でも自分のために業務の責任者が対応してくれているという満足感と安心感を感じるからです。 また、オペレーターレベルで判断できないような問いに対し、慌てて間違った内容を伝えてしまっては、状況は悪化してしまいますので、さらなるクレームを防ぐために、オペレーターで判断がつかないような問いの場合、上司に確認、交代できる仕組みを作っておくことは非常に重要です。 2. 通話録音、または通話内容をメモできるようにしておく クレーム発生時の応対でお客様に伝える内容は非常に重要です。 言った言わないのトラブルを避け、クレーム内容と結果を上司に報告したり社内共有するためにも、一番効果的なのは通話内容の録音です。コールセンターであれば標準で通話録音されていると思いますが、小規模な電話受付で通話録音できていない場合は、必ずメモを用意してお客様がお怒りの理由やこちらから伝えたことをメモしておきましょう。 3. 過去クレームになったお客様情報は社内共有しておく 一度クレームになったお客様との応対履歴は、顧客管理などで社内で情報共有しておき、過去の応対内容を確認できるようにしておく必要があります。一度クレームになったお客様は再度クレームになる場合があり、過去の応対の話を持ち出してこられる場合もあります。その際、過去の応対内容を参考にできるようにしておきましょう。 まとめ いかがでしたか?コールセンターや電話窓口では避けては通れないクレームですが、対処方法を学んでおけば、いざというときに焦らず対応が可能です。いつ発生するかわからないクレームにしっかり備えておきましょう。 この記事の編集者
これで怒りを笑顔に変える サービス業をはじめ、お客さんと接する仕事につきものなのが「クレーム」だ。どうすれば相手の怒りを笑顔に変えることができるのか、頭を悩ませている人も多いだろう。著書『 超一流のクレーム対応 』で知られる、人気クレーム・コンサルタントの谷厚志氏によれば、クレーム対応の最後に「お詫びの言葉」を言ってはいけないそう。お詫びの言葉に代わる、「魔法の言葉」を教えてくれた。 最後は「お礼の言葉」で締める クレーム対応の最後に投げかける「魔法の言葉」、つまり、どうやってクレーム対応をクロージングするのかも重要です。 Photo by iStock 最後に投げかける魔法の言葉を解説する前に、クレーム対応の最後に絶対言ってはいけない言葉を先に触れておきます。 それは、「お詫びの言葉」です。 そうなのです! クレーム対応の最後で、「このたびは申し訳ございませんでした!」などと言ってお客様を帰らせたり、電話を切ったりするのはアウト(NG)な対応です。 実は、クレーム対応の最後は「お礼の言葉」で終わるのが良いのです(「解決策のない場合」を除く)。 「このたびは、私どもの至らない点を教えていただき、ありがとうございました」 「ご指摘を賜り、気づくことができました。ありがとうございました」 「お知らせ下さり、本当にありがとうございます」 私はこのようなお礼の言葉を、次のように少しアレンジして使っていました。 「ほかのお客様にも同じように嫌なお気持ちを与えていたのではないかと気づくことができました。このたびは、ご指摘いただき、誠にありがとうございます」 「貴重なご意見を頂戴しました」という言葉を使っている企業が少なくありませんが、20年前から使い古されたクレーム対応の常套句ですので、個人的にはクレーム対応の最後の言葉にはおススメしません。ぜひ、クロージング時に使う「お礼の言葉」も自分でアレンジして磨き上げて下さい。
怒りの感情で相手に訴えかけない 間違った伝え方のひとつとしてまたに見受けられるのが、 怒りの感情で相手に伝えてしまう というものがあります。 怒りの感情をさらけ出している当人は気づきませんが、怒られている相手からすると言われている内容を冷静に判断・処理することが難しくなり、言われている内容の半分も伝わっていません。 特に最悪なのは、周囲に大勢の人がいる中での叱責されるということ。 そんな中で怒られている人からすれば、 「あぁ、みんなの前で・・・」 「恥ずかしい」 「早く終わってほしい」 という羞恥心が先走り、言われている内容が全く伝わっていないはずです。 このように 怒りのエネルギーは相手に伝わることのない最悪の方法 な ので 怒りに任せて相手に伝えるということはNG行為 です。 本当に伝えたいのであれば、マンツーマンで話せる場を設けたり、 伝える側が冷静でいるなど伝わるための用意が必要 となりますよ。 6. 第三者の意見として伝える 営業パーソンが身につけているトークテクニックのひとつ。 それが 「第三者トーク」 と言われるテクニックです。 【第三者トークの一例】 同僚 そういえば前に部長がAさんの〇〇について褒めててさ! あとは、△△(伝えたいこと)が出来るようになったら言うこと無しって言ってたぞ Aさん 部長がそんな風に言ってくれてたんだ♪ △△について、これから勉強してみよっと! 言った言わない クレーム対策. このように、第三者の意見を用いて相手を納得させるトークテクニックです。 ちなみにこのテクニックにある第三者は絶対に上司や先輩である必要はありません。 「自分のことを評価してくれている人(第三者)が陰ながらいるんだ♪」と相手に思ってもらうことで、 直接言いたいことを言うよりも効果がある わけです。 逆にこれが陰口のようなネガティブ情報でも同様に直接言うよりも高価が高まると言われています。 自分の悪口を言っていたと聞くのは嫌だけど、 自分を評価していたと聞くとモチベーションが上がるよね 上記のような実際の声以外にも、第三者の成功体験を元に 「あの人は、◯◯したことで上手くいったんだってさ」とアドバイスをしてみるのも有効です。 直接言いにくいことがある場合には、ご紹介した第三者トークテクニックを是非とも有効活用してみて下さい。 参考記事も貼っておきます。 関連記事 頑張って提案をしてもお客さんを納得させることが出来ないわ頂いた契約がキャンセルになっちゃった・・・一生懸命、いい提案をしてるつもりでも「う~ん・・・」と相手の反応が悪くなかなか話が進まない[…] あなたの伝えたいことが人の意見を借りて伝えることが出来るので、伝える側も気持ちが少し楽になるでしょう。 まとめ|相手に納得してもらう!伝わるテクニック6選【伝え方のポイント】 いかがだったでしょうか?
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