電子契約や重要書類を電子化する際には、電子帳簿保存方法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。 この法律に則り電子データを保存するには、いくつかの保存要件を満たさなければなりません。スキャンを使い書類の内容が見やすいものである必要があります。ほかにもタイムスタンプの付与などが必要です。 要件を満たして運用するために、システムの導入を検討しましょう。
電子契約書を取り扱うには電子帳簿保存法についてしっかり知っておくことが重要 電子契約書は紙の契約書には欠かせない収入印紙が不要であり、ペーパーレス化推進や保管スペースが不要などのメリットがあります。 しかし、電子契約書を、法的効果があり、税務調査に使用可能な状態で保存・保管するには、電子帳簿保存法にある要件を満たすよう社内整備が必要です。 とくに、紙の契約書をスキャンして電子化する場合は、電子化開始3ヵ月前までに所轄の税務署長に承認申請をおこなう必要があるため注意しましょう。 電子契約書の見読性・正当性の確保など、電子帳簿保存法の改正ごとに要件が変わるケースも多いです。最新情報を確認することをおすすめします。 2020年、2021年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ! 1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。 資料では ・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説 ・2020年10月と2021年の改正内容のポイント ・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件 など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。。
納税地や事業所で契約書の内容が閲覧可能であること 電子契約書の保管義務期間は紙媒体の場合と同じ7年間で、納税地で保管する必要があります。 その期間、納税地や事業所内で契約書の内容がスムーズに閲覧できる状態であることが求められます。 実際にデータを保管しているデータセンターの所在地が納税地の管轄内である必要はありませんが、納税地または事業所在地にあるPCやプリンターなどからネットワーク経由でアクセス可能でなくてはなりません。 2-5. 電子契約書の保存にはタイムスタンプが必要 電子契約書には電子化された契約書が指定時刻に存在していることを証明するため、タイムスタンプの付与が不可欠です。 タイムスタンプは第三者機関によって正確な時間を証明するものです。 とくに紙の契約書をスキャンして保存した場合は、タイムスタンプの付与は必須です。注意しましょう。 スキャナ保存以外の契約書で、タイムスタンプの付与ができない場合は、電子契約書を適切に訂正・削除するために社内規定の整備が必要です。 2-6. 過去の電子契約書も検索可能であること 過去の電子契約書についても、検索してスムーズに閲覧できるようにしなくてはなりません。契約書の日時、契約内容、金額などで検索可能なシステムが必要です。 検索に関する要件は以下のとおりです。 *「取引年月日「取引金額」「取引相手」「税務調査対象年度」など、契約書の主な内容を条件として検索可能 *2つ以上の項目を組み合わせて検索可能 *日付と金額は範囲指定で検索可能 関連記事: 電子帳簿保存法とは?その重要性や手続きの流れなど基本を解説 2-7. 電子帳簿保存法 契約書 検索要件. 電子契約システム利用関係者の全員がわかるマニュアルを用意する 電子契約書のシステムを利用する人全員が理解できるマニュアルを用意し、必要なときにすぐ見られるように備えておく必要があります。 3. 電子帳簿保存法2020年改正に関するポイント 電子帳簿保存法は過去数回改正されていますが、直近では2020年10月1日に改正されました。 2020年電子帳簿保存法改正のポイントは、以下のとおりです。 *キャッシュレス決済は領収書が不要 *デジタルデータの利用明細は領収書の代わりとして認められる たとえば、改正前は、経費のレシートをスマートフォンなどで撮影し、データとして保存する必要がありました。 改正後は、クレジットカードや電子マネーなどキャッシュレスで支払った場合は利用明細データを保存すれば、レシートなどの撮影と保存が不要になります。 これは利用明細のデータが会社の経費精算システムとリンクしていることが前提ですが、ユーザー自身が改変できないデータは、タイムスタンプの付与も不要になりました。 契約書とは直接関係のない内容ですが、将来的には契約書についての要件もより緩和される可能性が考えられます。 電子契約書の取扱いに関する要件に関する改正がないか、最新情報の確認をおすすめします。 4.