一度印刷をして、捺印したものをスキャンして、メールで送る……。 パソコンで作った書類に捺印する作業って意外と手間と時間がかかりますよね。できればパソコン上で済ませたい ものです。 正式な書類や契約書の場合は実際に印鑑を押さなければいけないケースもありますが、 電子印鑑で十分 な場合もあります。 そこで今回は、 Microsoft Excel(以下、エクセル) 上で使用できる電子印鑑の作り方を4つご紹介 します。電子印鑑を導入することで、手間が省けるほか、印刷不要なのでエコにもなりますし、なによりプリンターを持っていない人は是非とも覚えておきたいテクニックです。 そもそも、契約書や請求書に押印しなくてもいいって知ってる? そもそもの大前提なのですが、実は押印は必ずしも必要ないことをご存じでしょうか。 経済産業省は、「契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」とウェブサイトで発表しています。会社同士や会社と個人の間の契約において、「文章に印鑑が必要」という決まりはないのです。 また、経産省は以下のようにも言っています。 形式的証拠力を確保するという面からは、本人による押印があったとしても万全というわけではない。そのため、テレワーク推進の観点からは、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略したり、「重要な文書だからハンコが必要」と考える場合であっても押印以外の手段で代替したりすることが有意義であると考えられる。 参考: 仮に印鑑があったとしても、それが不正に押された可能性は否定できないので、印鑑が絶対というわけではないということです。 言い換えるなら、契約をする当事者双方が同意しているかが大事だということ。たとえ印鑑がなくても、契約に同意した旨が書かれたメールのやり取りなどでも十分効力があるのです。 電子印鑑の種類は2つ!
以上の通り、印影を画像化した電子印鑑は、無料でも簡単に作成することができます。紙書類に印刷して、朱肉を用意して、複数名にわたる承認者を探して捺印してもらうとなると、時間も手間もかかります。これをPDFなどの電子文書と電子印鑑に移行させることで、ペーパーレス化でき、業務効率もアップすることでしょう。 とはいえ、このタイプの電子印鑑は本人になりすまして捺印できてしまうというデメリットがあります。セキュリティが不安な方は、なりすまし防止機能のある「Shachihata Cloud」のような有料サービスの導入を検討しましょう。 ▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら ▼業務効率化について詳しく知りたい方はこちら ▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら ▼電子印鑑を社印で作成する方法について詳しく知りたい方はこちら ▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について
『おまかせ電子印鑑FREE』とは?
捺印したい箇所をクリックして完成 ドキュメント内で捺印したい場所をクリックすると、日付入りの電子印鑑が捺印できます。狙った位置とずれてしまったら、ドラッグ&ドロップで適切な位置に移動させましょう。 補足として、電子印鑑のほか「承認済」、「極秘」などのスタンプも利用できます。また、「カスタムスタンプ」を選ぶと、別途用意しておいた画像を電子印鑑として取り込んで利用することもできます。実際に紙に捺印した印影画像の背景を透過させて取り込んでみてもよいでしょう。 電子三文判(無料版) 電子三文判は「承認はんこ」という有料ソフトの無料版です。「阿部」「田中」「佐藤」など、よくある苗字200印影が予め電子印鑑として登録されています。「承認」「済」「社外秘」などビジネスでよく使われる印鑑も利用できます。使用可能なOSは、Windows10、Windows8、Windows7です。利用手順は以下の通りです。 1. Excel/Wordへの組み込み まず、インストーラーを起動し、電子三文判をインストールします。インストールが完了すると、スタートメニューにアプリケーションが登録されます。インストーラーから「押印メニュー」を選んだ場合はExcelアドインマクロファイル及びWordテンプレートファイルがインストールされています。 Excelの場合はExcelアドインを選択して設定しましょう。Wordについては特に設定不要で組み込まれた状態となっています。 無料版では苗字が200種類しか登録されていないため、使い方が限定される点は注意が必要です。また有料版になるとパソコンのIDやログインユーザー名の情報が付与されるため、誰が捺印した電子印鑑なのかの記録も残るようになっていますが、無料版にその機能は搭載されていません。 2. Excel/Wordで捺印 Excelの場合はアドインが追加できていれば、アドインタブをクリックし、承認はんこメニューから押印を選択しましょう。 Wordの場合には、挿入タブをクリックし、オブジェクトを選択します。リストボックスから承認はんこを選び、OKボタンをクリックすると印影が挿入されます。 ▼無料で電子印鑑を作る方法について詳しく知りたい方はこちら Macで電子印鑑を作成できる無料ツール Macで電子印鑑を作成する場合は、初めから搭載されている「プレビューアプリ」を使用するのがおすすめです。詳しい作成手順は以下の通りです。 この後の工程で画像を撮影するため、白い紙にはっきり印影を残します。白い紙は、罫線のないものを使用し、印影以外に何も書いたり残したりしないようにしましょう。 2.
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