固定資産の取得 企業が使う固定資産は高額なものが多く、かつ何年もの長期にわたって運用していくものです。ですから購入の際には初期費用やランニングコストをしっかりと考慮しなければいけませんし、リースやレンタルなど直接購入以外の方法も検討する必要があります。 そういった固定資産の導入に関する計画や準備は、固定資産管理では非常に重要な業務となります。特に事務所の建て替えなど大規模な資金が必要となる場合は、数年前から長期的な計画を立てておかなければいけません。 2. 固定資産の日常的管理 オフィスなどの不動産の定期的なメンテナンスや、普段の業務で使用する文具などの細々としたものまで、ありとあらゆる固定資産の現物管理をする必要があります。具体的には、各部署の責任者や管理担当者が定期的に備品のチェックや損耗状況を確認する企業が多いようです。 ただし、年に1~2回程度は経理部所属の全体の固定資産管理者が現場を見回って、固定資産台帳と実際の資産の状態に違いが出ていないかをチェックする企業が増えています。 3. 固定資産の除却 固定資産は耐用年数が到来したり、寿命が尽きてしまったものは最終的に廃棄されることになります。ただし、それまで会計処理上は「除却」という位置づけになります。 これは決して難しい概念ではなく、ほとんどの企業ではその資産の使用を止めて倉庫などに仕舞うことを除却と呼んでいるのが現状です。要は、実際に資産を捨ててしまう廃棄とは違い、除却は企業自らが「これ以上は使用しません」と会計上宣言するようなものなのです。この会計上の除却処理を行うのも、固定資産管理の重要業務となります。 4.
皆さまの会社では、社内監査を実施されていますか。社内監査とは、企業の内部の人間が、業務に不正や誤りがないかをチェックすること。あまり知られていない業務ですが、社内監査が機能していなかったことが要因となり、企業の存亡の危機にまで発展した例も少なくありません。 そこで今回は、固定資産管理を監査する意味や、チェックポイント、内部統制の観点から管理を強化する方法などについて解説します。社内監査の概要、社内監査における固定資産管理のポイントなど、ぜひ参考にしてください。 社内監査とは何か。いつ、だれが、どこで、どのような目的で実施する? 第7回：有形固定資産の除却・売却｜有形固定資産｜EY新日本有限責任監査法人. 社内監査とは、自社社員が他部署から独立した立場で、「日々の業務がルール通りに運用されているか」「会社にリスクをもたらす行為が行われていないか」などについて、会社全体を見渡しモニタリングする仕事です。 社内監査の目的は、不正の防止と業務の効率化です。具体的には、経費の水増しや職務怠慢などといった不正が行われないよう客観的立場から監視・助言を行います。また、効率の悪い手続きや規定を発見し、適切な改善策を提案することもあります。 また、日々使用されている固定資産にも、不正な持ち出しや紛失などのリスクがあるので、内部統制の観点から厳密なチェック・管理が求められています。 社内監査には資格がある? 公認内部監査人(CIA)とは何か ところで、皆さまは「公認内部監査人(CIA)」という資格があることをご存じでしょうか。同資格は、内部監査人協会(IIA)が認定する世界的水準の資格で、1999年から日本語による受験も可能となりました。この資格が、社内監査実施にあたり指導的な役割を担う能力の証明に役立ちます。 CIAの主な仕事は内部監査の実施で、会社が定めたルールを監視・助言する役割を担います。また、不正の防止だけではなく、業務の効率化につながる意見を経営陣に提案し、改善を促す役割を求められることもあります。 CIA試験は世界の約190の国と地域で実施されており、2016年末現在、日本では8, 115人が同資格を保有しています。同認定試験においても、固定資産に関する知識が必要となります。 社内監査における内部統制 固定資産管理のポイントは? 固定資産管理が適切に行われなかった場合、資産の不正持ち出しや紛失、減価償却費の計上ミスなどが発生することがあります。固定資産は高額で、使用期間も長期にわたるため、管理を誤ると大きな損害が生じることも。損害を未然に防ぐには、社内の管理体制を強化しリスク回避を図る必要があります。 まずは、社内の固定資産管理の規定(ルール)が適切に整備され、規定通り厳格に運用されているかをチェックしてみましょう。 以下、購入業務においての固定資産管理規定の一例となります。 固定資産を購入・処分した際の手続き規程を定める 登記等の法的手続きが必要な場合の処理方法を設定する 入荷品と発注品が一致しているかを確認する 複数回のチェック体制を設け転記ミスなどを防止する また以下は、登録・管理業務の管理規定例です。 新しく導入した固定資産には管理番号を発行し、番号を印刷したシールを貼る 会計データと固定資産台帳を一致させる 定期的に現物調査を行う 不要になった固定資産の除却手続きを行う 膨大な数の物品や備品を保有している法人の多くは、現物の管理を効率化するため専用のツールを導入しています。特に物品管理クラウドサービスは、固定資産管理と社内監査にかかる工数を削減可能。時間短縮とコスト削減に有効なツールと言えるでしょう。 社内監査でチェックする項目は?
固定資産は、その名称から、一度取得したら「固定」したまま動かない、と思われがちです。しかし、実際に利用される現場では、保管場所の移動や売却、破損・故障による廃棄や買い替えなどにより、状況・状態は常に変化しています。 そのため、現実に「実在しているか」「どんな利用状況にあるか」「どこに保管されているか」といったポイントを定期的にチェックし、台帳をメンテナンスしておかなければ、台帳はどんどん実態と乖離してしまうのです。 固定資産台帳が実態を表していない場合、 さまざまな問題が起きます 。 まず、正しい納税額を算出できなくなるため、間違った税額を申告してしまうリスクがあるでしょう。税務調査の際に指摘されれば、 追徴課税となる 可能性があります。 あるいは、固定資産の実際の使用状況や状態が分からないため、どのタイミングで何の資産を取得(売却)または買い替えすべきか、正しい判断ができません。現場で使われていない固定資産があっても、除却処理なされないまま放置される可能性が高いです。こうなると、本来なら 削減できたはずの税金を払うことになっている はずです。 以上のことから、固定資産の実査は、組織の資産状況を正確に把握し、戦略的な経営判断をするために欠かせない業務、と言えます。 固定資産実査の実施方法。具体的なやり方・手順は?
に記載したオフィスの間仕切りが、5年間使用した時点で壊れてしまったため、処分することになったとしましょう。 毎年、減価償却をしていたので、5年間経過時の間仕切りの金額は、以下のように7万5千円です。 120万円-(1年間当たりの減価償却費:2万5千円×5年間)=7万5千円 まだ固定資産の金額が残っているわけですが、この資産が事業の役に立たなくなってしまったので、会計上は固定資産から費用科目に一度に振り替える必要があります。つまり、7万5千円の「固定資産除却損」を損益計算書に計上し、固定資産の金額はゼロにします。 使用していたモノが突然使えなくなってしまった場合、それに代わる新しいモノを購入するお金が必要となりますが、会計上は、固定資産の残高があれば、それを費用に一度に振り替える必要があり、当初予定していなかった費用が突然発生することがありますので、注意が必要です。 次回は、税金を取り上げます。
社内監査のチェックリストを公開 社内監査では、固定資産管理以外にもさまざまなチェック項目があります。想定されるリスクは企業により異なるので、社内監査のチェック項目もさまざま。ここでは、一般的に想定されるチェック項目例として以下の8つをピックアップしました。 現金、預貯金の管理(受取小切手・手形含む) 有価証券、貸付金、資金調達の管理 支払管理 仮払金、前払金等経過勘定管理 経費処理など会計帳票の管理 固定資産管理 販売、仕入取引管理 給与、賞与関係の管理 上記の項目をしっかり押さえて、いざ社内監査を行うタイミングで慌てないようにしておきましょう。 ◆◆ さて、いかがでしたでしょうか? 何かと複雑な社内監査業務を効率化するには、クラウドサービスによる固定資産管理が有効。固定資産管理や社内監査について気になることがありましたら、ぜひお気軽に お問い合わせ ください。 このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
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