社会人のみなさんなら、上司や先輩などから「改善報告書」を出すように求められる機会も少なくないでしょう。日本語の「改善」は、今や「カイゼン」「kaizen」として世界で使われる言葉となっています。有名にしたのはトヨタ自動車。労働者自らが生産性を向上させるための取り組みを行う「カイゼン」は世界中から注目されました。しかし、トヨタ自動車のような製造業にとどまらず、どんな業種でも業務改善は求められるものです。では、改善報告書はどのようにまとめればいいのでしょうか。今回は改善報告書の基本的な書き方を、書く際に役立つ例文つきでお伝えします。 ▼こちらもチェック! 【保存版】会社から業務改善命令をされた場合の対処法｜リーガレット. 人事・上司から一目置かれる「報告書」を書くためのポイント4つ ■そもそも、業務改善とは? 改善報告書の書き方を知る前に、業務改善の意義についてご説明します。「カイゼン」といえば特に製造業の業務についてを指す、といわれますが、業務改善の余地はどんな業種にでもあります。無駄な時間・労力がかかっているのであれば、それを是正し効率化を図る。これができればコストダウンにつながり、生産性が向上することで会社の利益も増える、というわけです。会社の利益が増えれば、労働者に還元されるぶんも増えるでしょう。お金だけが目的ではなく、労働者一人一人の負担を減らすことが目的の業務改善もあります。例えば、適切な会計システムの導入によって、経理部員の負担が軽くなるといったことも利益ですし、業務改善の一つです。 ■業務改善で取られる手段はそれぞれ違う! まずは分析! 経理部の人が月末になると人手が足りなくなる、という例を考えてみましょう。これまでは月末になると経理部員が深夜まで残業していた。しかし、会計システムの導入でそれがなくなったとなれば、経理部の人たちは早く帰宅できますし、その結果「残業代」が減れば会社も助かります。将来の残業代よりもシステムの導入代のほうが安いとなれば「早くやったほうがよい」と経営者は考えるでしょう。この例は、どの会社にでもありそうな経理部のみなさんの悩みですが、業務改善はより専門性の高い業務でも必要だったりします。 ですから業務改善と一口にいっても、業種・業務内容などによって実際に行われる手段はさまざまです。例のように「会計システムの導入」である場合もありますし、「生産ラインのベルトコンベヤーを3秒だけ速く動かそう」といった場合もあるのです。しかし業務改善を行う上で、どうしても先にやっておかなければならないことがあります。それは改善の対象となる「業務」についての分析です。 ■業務改善を行うためには?
1. 30判決 労判1097号75ページ)、降格の例ではCFJ合同会社事件(大阪地裁 平25. 2. 1判決 労判1080号87ページ)等、解雇や降格の前に、使用者から数次の注意(指導)を受けていたにもかかわらず、労働者側に改善が見られなかったことを理由に、当該解雇や降格を有効でると判示しています。逆に、トラベルイン事件(東京地裁 平25. 12. 17判決 労判1091号93ページ)等は、労働者に対する指導が不足していたことを理由に、使用者のなした解雇を無効と判示しています。 2. 口頭の指導と文書の指導(文書の効用) 前述1.
4〜H19. 9までの42ヶ月間に、約171万円の旅費を申請して受領した 旅費は日報に基づいて申請されるべきものであったが、Xの申請と日報の記載には食い違いがあった H19. 10 Y社はXの旅費申請を過大請求と判断し、Xに対し、日報に基づくものに修正して再申請するように命令 H19. 12 XはY社に対し、正規の旅費は約80万円であり、差額の91万円を返納すると修正して再申請した H20. 3 X始末書を提出「お客様との飲食代、工事立会いの際作業員への差し入れ、タクシー代」等の営業上の費用を、後日旅費として申請する方法で、約15万円の不正請求をしたこと、そのほかに実際には支出していない旅費約75万円の過大請求をしたことを認めた 始末書の記載内容「過誤請求により生じた交通費は(略)私事に流用してしまいました、これは、あるまじき行為であり業務遂行上の基本認識の欠如からきており、私の不徳のいたすところで弁解の余地もありません」 H20.
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