今週のランキングの第1位は? play_circle_outline 電子請求書を利用し、ビジネスを効率化させよう 今までは紙の請求書が当たり前でしたが、e-文書法や電子帳簿保存法によって多くの書類が電子化可能になり、請求書も電子化する動きが進んでいます。請求書を電子化することで、請求書発行で生じるコストや工数を削減できます。また、ペーパーレスという観点から、環境問題にも貢献する一面もあり、大企業を中心に電子化が進んでいます。 電子請求書を発行することでメリットが多くありますが、より業務効率・セキュリティを求める場合はWeb請求書システムの活用がおすすめです。電子請求書を利用してビジネスを改善していきましょう。
請求書の保存義務は5~7年あり、紙媒体で保存するにはコストや業務効率化の面で大きな負担がかかるため、請求書を電子化する動きが加速しつつあります。 しかし、請求書の電子化には発行者、受領者で注意すべきルールや保管方法がそれぞれ存在するため、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。 今回は、電子帳簿保存法に沿って請求書を電子化するために押さえておく必要のある注意点や要件を解説します。 2021年改正版| 5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook 2021年に新たに電子帳簿保存法の改正が実施されました。 今回の改正によって、企業の経理業務における電子化のハードルが格段に下がりました。 一方で、「電子帳簿保存法に対応したいけど、要件が難しくて何からはじめればいいのかわからない・・・」と不安な方も少なくないでしょう。 そのような方のために、今回「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をご用意いたしました。 資料には、以下のようなことがまとめられています。 ・2020年の改正内容とポイントについて ・2021年の最新の改正内容について ・電子帳簿保存法への対応と準備について 電子帳簿保存法を簡単に理解して対応ができるように、ぜひ 「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」 をご参考にください。 1. 請求書に原本は必要？電子化した請求書の送付や保存のポイントを解説します！ | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」. 請求書の保管期間における法的規則 請求書の電子化の話に入る前に、請求書の保管に関する法的規則をおさらいしておきましょう。 1-1. 請求書の保管期間 請求書の保管期間は法人と個人事業主で異なります。 ① 法人の場合は7年間の保管期間 請求書を含む証憑書類の保管期間は7年間です。以前は大法人と中小法人で7年や5年と別れていましたが、現在は会社の規模に関わらず7年間の保管が必要です。 ② 個人事業主の場合は5年間の保管期間 個人事業主における請求書の保管期間は5年です。 2. 請求書の電子保存における可否 ここでは請求書の電子化における基礎知識を発行者・受領者ごとにご紹介いたします。 2-1. 請求書をPDFファイルで受け取る場合 ① 受領した側は原則紙での保存が必要 PDFファイルの請求書に問題があるとしたら、ファイルを受け取った側です。原則として、 紙に出力した状態での保管が求められている からです。 PDFファイルのまま保管したい場合は、電子商取引法に基づいて所轄税務署に承認の申請をおこなわないといけないのです。 ② 請求書の電子保存にはタイムスタンプが必要 取引先から受け取ったPDFファイルの請求書をデータで保管する場合に、電子帳簿保存法の申請が必要と説明しましたが、データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプも必要になります。 タイムスタンプは、電子データに固有のIDと日付データを付与して、特定の日付以降、データが一切変更されていないことを証明するものです。 タイムスタンプの付与は非常に厳格で、自社で勝手に付けられるものではありません。 専門の業者にタイムスタンプの付与を依頼することになりますので、一定の費用がかかります。 2-2.
社内規定の整備 請求書をスキャナ保存する場合は、電子帳簿保存法に基づく「適正事務処理要件」を満たす必要があります。 タイムスタンプの導入も含め、事務処理フローを変更し、社内規定を追加変更しなくてはなりません。 国税庁では、社内規定のサンプルを出しており、実際の業務においてどのように手続きを行うかを明確にする必要があるとしています。 スキャナ保存を導入する場合は、システム導入や社員教育をおこなうと共に、社内規定の整備から始めましょう。 参考:国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 2. システムの導入コスト・維持コストがかかる 請求書の電子化を行う場合、データ保存のことまでを考えると、タイムスタンプなどの機能も備えたシステムの導入コストが必要となります。 また、サブスクリプションタイプの請求書システムですと、ランニングコストがかかることも考慮に入れておきましょう。 3. 税務署への承認申請を忘れずに 請求書を電子化して送信するだけであれば、PDF化したものをメール添付やファイル共有などで送付するのは何ら問題ありません。Excelで作成した請求書でもPDF変換して送るのは簡単です。 しかし、受領した書類をデータで保管したい場合は、税務署に事前に届出が必要です。 電子帳簿保存及びスキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者は、原則として帳簿の備付開始日等の3月前までに承認申請書を提出が必要 ※特例 ・新設法人については、設立の日以後3月以内まで ・新たに業務を開始した個人事業主については、その業務を開始した日から2月を経過する日まで 電子データの保存、スキャナ保存それぞれで申請書の様式が異なります。以下のリンクからご確認ください。 参考:国税庁 申請書等様式 なお、この承認申請には承認通知などの結果がありません。提出後に3ヶ月を目安として却下されなければ承認とみなす運用になっていますので、注意が必要です。 4. 請求書の電子化と電子データの保存要件について. エラーはゼロにはできない 請求書を電子化することにより、送付ミスや紛失リスクなどを削減することはできますが、 ヒューマンエラーというのは必ずしもゼロにはできません。 適正事務処理規程を定める際に、事前によく事務リスクについても考慮しておきましょう。 5. 障害対応について事前に対策を どのようなシステムでも障害対応とは無縁ではいられません。 データ保存をしたサーバーの障害、自然災害による停電やソフトウェア・セキュリティ障害などについて、自社の他のシステムと共に、バックアップ体制を取ったり、いざ障害が起こった時の回復に向けてのフローを確認しておく必要があります。 請求書の電子化で進める働き方改革 冒頭にも述べたように、テレワークへの移行を速やかに推進しなくてはいけない昨今の情勢の中で、企業や組織は、できる限り従業員がオフィスに出勤をせずに働ける体制を整える必要があります。 請求書など紙の書類を電子化することにより、在宅でも作成・送付、内容確認できるようになれば、出勤を伴わずにおこなうことができる業務の幅が広がることになるでしょう。 最終的には請求書だけでなく受領書類についても電子化・スキャナ保存を行い、紙の書類をできるかぎりペーパレス化していくことで、場所や郵送費・人件費といったコスト節約だけでなく業務における利便性など大きなメリットが得られます。 請求書の電子化については、まずは送付からでも取り組んでみてはいかがでしょうか。
テレワークを推進したくとも、紙の原本が必要とされる業務のために出勤しなくてはならないという状況はまだまだ至る所にあります。 しかし法令の改正により、従来は紙の原本が必要だった書類の大部分について、電子化が認められるようになっているのをご存知でしょうか。 データで内容確認ができ、さらに紙の原本をファイリングしたり保存したりする必要がなくなれば、業務改善やコスト削減につながるだけでなく、テレワークへの移行もぐっとおこないやすくなります。 リスク管理の面からも、書類をできる限り電子化することについては、優先順位を高める必要があるのではないでしょうか。 本記事では、書類の中でも、特に紙でやり取りすることの多い請求書の電子化について解説いたします。 請求書の電子化について 紙の原本で送付、受領することが多い請求書。 請求書の電子化とは、具体的には以下の2つの内容のことを指します。 1. 請求書の発行を電子化 請求書をシステム上で発行し、 電子文書もしくは電子化文書 (※)で請求先に送付すること 2. 請求書の保存を電子化 送付・受領した請求書をデータで保存すること ※電子文書というのはコンピュータで作成した文書のことです。電子化文書は紙文書をスキャナなどで取り込み、イメージファイルにしたものも含みます。 1. 請求書の発行を電子化 請求書を紙で出力して従郵送などで受け渡しするのではなく、ファイルデータを、電子メールやサーバーへのアクセス権共有などで請求先に受け渡しするのが、請求書の発行における電子化です。 ファイルデータは一般的に改ざんされにくいPDFデータなどで送付します。 2. 請求書の保存を電子化 電子化した請求書を紙にプリントアウトするのではなく、データのままで保存するのが、請求書の保存における電子化です。 請求書の保存を電子化するには、所定の要件を満たし、保存を始める事前に税務署への届け出が必要になりますが、こちらについては後述します。 請求書の電子化によるメリット 請求書を電子化することには様々なメリットがあります。請求者側と受領側に分けて確認してみましょう。 1. 請求書電子化 税務署. 請求者側のメリット まず、請求書の電子化による請求側のメリットには、以下のようなものがあります。 必要な時にスピーディーに請求書発行が可能 ・期日が迫った時や再発行にも即対応可能 郵送における業務とコストの削減 ・請求書/挨拶文書の作成 ・封入/チェックの人件費 ・郵送/プリント費用 ・請求書発送履歴の管理が自動化 請求書紛失や未達リスクの回避 請求業務のテレワーク移行が容易に 請求書を電子化すれば、必要な時にすぐに発行・送付できるだけでなく、請求書発行にまつわる業務を大幅に効率化することが可能です。郵送費用や人件費といったコスト削減だけでなく、事務リスクも軽減できるのが、請求側の大きなメリットといえるでしょう。 紙の請求書を作成・郵送という従来の流れですと、企業や組織によっては文書に押印する印鑑なども必要(請求書は原則印鑑は不要ですが、押印を求められることも往々にしてあります)なことから、オフィスに出社して文書作成をする必要があります。これでは手間もかかり、かつ郵便事故などのリスクもゼロとはいえません。 請求書を電子化することによってテレワークへの移行も容易になります。 2.
電子帳簿保存法で電子化した請求書の保管方法 今まで紙の請求書で管理していた企業にとって、請求書を電子化することで保存の要件がどのように変わるのかは気になるところでしょう。 ここでは、電子化した請求書の保存について解説いたします。 請求書は証憑書類に当たるため、原則7年間は保存しなければなりません。 また、一言で電子化といっても保存方法は一つではありません。 3-1. 電子帳簿保存法の請求書は受領側の要件が重要！法的根拠を解説 | jinjerBlog. 電子データをプリントアウトして紙の状態で保存する場合 基本的に、請求書をPDFなどの電子データで送付しても、受領側では紙のデータで保存する必要があります。 つまり、発行者側の工数は減りますが、受領者側の文書保存の業務は削減されないのが現状です。 3-2. 電子データで送付された書類を電子データのまま保存する場合 請求書を電子データで保存したい場合は ・電子帳簿保存法 ・e-文書法 の要件に沿った管理方法が必要になります。 4. 請求書を電子データで保管するための要件 4-1.
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企業研究は就活で必須です。効率的なやり方、ポイントを教えますのでぜひ参考にして下さい。
04 / ID ans- 1500819 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代前半 女性 正社員 法人営業 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 なぜバイトを始めようと思ったか サークルのことについて 面接は1次と2次が同じ日にあり、後日最終面接を行い... 続きを読む(全179文字) 【印象に残った質問1】 面接は1次と2次が同じ日にあり、後日最終面接を行いました。すべて個人面接です。1次は指定の履歴書に沿った形式的な質問、2次、最終は履歴書を参考にしながら雑談に近い形で進められました。2次、最終ではとくに人柄を見られているように感じました。 投稿日 2015. 06. 15 / ID ans- 1454045 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代後半 男性 正社員 法人営業 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 履歴書からの話題が中心 高校の時にしていた部活動について 面接は2回ありました。1回目は2人、2回目は3人... 続きを読む(全170文字) 【印象に残った質問1】 面接は2回ありました。1回目は2人、2回目は3人の方が座られていました。 2回目は人事部長の方でした。 両方とも個人面接で、比較的穏やかな流れで進んだと記憶しています。 面接時間は各15分ずつだったかと思います。 投稿日 2015. 04 / ID ans- 1417593 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代後半 男性 正社員 セールスエンジニア・サービスエンジニア(機械) 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 やる気はありますか? 三菱電機ビルテクノサービス｜19年卒 技術系総合職の最終面接の選考体験談｜就活サイト【ONE CAREER】. うちでは何がしたいですか なぜ昇降機なのですか 入社試験の対策は特に要らないと思います... 続きを読む(全172文字) 【印象に残った質問1】 入社試験の対策は特に要らないと思います。 面接を担当した人事担当者は会社の良いところだけ話していました。 面接官はいい雰囲気の方です。 会社としては会社の指示するままに動く人材を集めているといった感じです。 投稿日 2014. 12. 03 / ID ans- 1277206 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代前半 男性 正社員 データベース設計・構築・運用・保守(汎用機) 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 当社を志望する動機はなんですか?
04. 07 / ID ans- 3657772 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代前半 女性 正社員 個人営業 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 履歴書に沿った質問がほとんどです。なぜそれをしたか? ということをどんどん深堀りされる形式です。 高校時代のことを... 続きを読む(全291文字) 【印象に残った質問1】 高校時代のことを聞かれたことです。偏差値まで聞かれました。 【良い点】説明会と筆記テストが同じ日にあったことです。筆記テストはそこまで手応えがあったわけでもないのに通過したのでもしかするとボーダーは低めに設定されてるかもしれません。面接はとても和やかな雰囲気で履歴書に沿って質問して下さるので答えやすかったです。 【気になること・改善した方がいい点】 筆記テスト、グループワークの通過の連絡が少し遅めだったことです。 投稿日 2015. 18 / ID ans- 1512960 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代前半 男性 正社員 セールスエンジニア・サービスエンジニア(機械) 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 特に試すという姿勢は一切感じず、ざっくばらんに雑談を交わすという巣たるであった。 その中で個人の特徴や、適正を見ていらっしゃるのはすごいと思う... 続きを読む(全225文字) 【印象に残った質問1】 その中で個人の特徴や、適正を見ていらっしゃるのはすごいと思う。 特になくざっくばらんに雑談。 業務量は多いがルーティン作業がほとんどのため、なれればそれほど疲れはない。 緊急対応等で出動し復旧できない場合に、体力だけではなく精神的にも非常に重い。 投稿日 2015. 14 / ID ans- 1509396 三菱電機ビルテクノサービス株式会社 面接・選考 20代前半 男性 正社員 セールスエンジニア・サービスエンジニア(機械) 在籍時から5年以上経過した口コミです 【印象に残った質問1】 部活について詳しく聞かれた。 仕事は入社してからの研修で勉強して始めるため、学業はあまり見ていないようだった。続けられる体力があるかを見ている... 続きを読む(全319文字) 【印象に残った質問1】 仕事は入社してからの研修で勉強して始めるため、学業はあまり見ていないようだった。続けられる体力があるかを見ているように感じた。 バイトについも聞かれた。性格やその人を引き出そうとするような質問をされた。どんな人間なのか見ているようだ。 選考がとてもはやかった。説明会と筆記試験は同じ日にあった。二回の面接も同じ日にあった。内定の結果もすぐ来たのでとても良かった。交通費をその場で渡してくれた。 選考がとてもはやく。人事の人がフランクなので人によっては適当、雑な印象を受けるようだった。 投稿日 2015.