電子帳簿保存法とは、企業活動において、紙の原本を保管しなければならなかった証憑書類の電子保管を認めた法律だ。しかし、この法律の内容がよくわからず、適用に踏み切れない企業が多いのではないだろうか? ▶関連記事:電子帳簿保存法の誕生の背景、保存方法と申請方法、帳簿他書類の電子化・取扱いについて の記事はこちら ▶関連記事:税務署への申請手続きとその後の紙とデータの混在処理等について の記事はこちら そこで今回は、特に「取引関係書類の電子化」に焦点を当て、適用に向けての不安を解消するために解説する。 電子帳簿保存法とは?
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整理をすると 「帳簿書類の相互関連性」は 「一の入力単位」と 「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」 の要件により 当該伝票番号と複数の請求書が1ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない! となります。 これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。 2020年02月07日 07:37
電子帳簿保存法改正による経理業務への影響と対策 では、今回の改正への対応に際し、企業はどのような対策が必要でしょうか。 今回の改正により、紙で受け取った取引書類などを電子化する際の届出が原則不要となり、データの訂正、変更について「要件に見合ったシステム」で運用する場合にはハードルが低くなりました。しかし、メールやEDIなどでやり取りしていた取引関係書類は、書面化するのではなく、電子データとして保存しなくてはなりません。 つまり、メールやウェブなど電子的に受け取った書類も、紙で受け取った書類も一元的に管理できる仕組みが必要となるということです。これは契約書などの書類も同様です。受け取った形式を問わず一元的に管理ができるかどうかがポイントになります。 一元管理という点では、取引関連書類と会計仕訳の明細データなどを関連付けて保存し、検索しやすくする必要があります。こうすることで、明細から証憑データ、書類データの検索性を高めるだけでなく、その逆も可能になります。 経理業務を合理化、効率化しようという場合には、電帳法の改正に合致することを念頭に置き、効率的なドキュメント管理ができるかという視点でシステム選定をすることが大切です。 3.
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