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電子契約や重要書類を電子化する際には、電子帳簿保存方法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。 この法律に則り電子データを保存するには、いくつかの保存要件を満たさなければなりません。スキャンを使い書類の内容が見やすいものである必要があります。ほかにもタイムスタンプの付与などが必要です。 要件を満たして運用するために、システムの導入を検討しましょう。
電子帳簿保存法の適用対象は「国税関係"帳簿"(2条2項)」「国税関係"書類"(2条2項)」「国税関係帳簿書類以外の書類(3条)→"電子取引の取引情報"(2条6項)」の3つで、 これらの資料の電子データによる保存について、一定の要件のもとで許容するとした法律 です。 それぞれについて、どのような書類かを以下表で説明します。 ①国税関係帳簿とは ②国税関係書類とは ③電子取引(※)の取引情報とは ・仕分帳 ・現金出納帳 ・売掛金元帳 ・買掛金元帳簿 ・固定資産台帳 ・売上帳 ・仕入帳 など ・棚卸表 ・貸借対照表 ・損益計算書 ・注文書 ・契約書 ・領収書 ・電子契約をした場合の契約書 ・電子マネーによる決済をした場合の電子的な明細などの電子データ ※電子取引とは、「取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引」(電子帳簿保存法2条6項)をいいます。 参照元: 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅰ通則 問2 保存方法 対象ごとの保存方法は?
契約書の保管期間とは? 契約書の保管の期間は法律で定められており、会社法関連の契約書なら 10年 、 経理関連の契約書なら 7年 と長期間の保管が必要です。 毎月、毎年、保管する契約書が増えていくため 保管スペースの確保 に多くの企業が頭を悩ませています。 また、契約書類は見たい時にすぐ取り出しができる状態が理想ですが、 数が多いほど必要になった際に探し出すのも困難 なため、保管方法も課題とされています。 契約書の 長期保管スペースを 削減する方法は? 「ファイリングして社内のキャビネットに保管する」これが紙契約書の一般的な保管方法です。 しかし社内のキャビネット容量には限界があるためいずれ満杯になってしまいます。 社内のスペースには限りがあるため、気軽にキャビネットを増やすわけにもいきません。 電子契約のメリット 電子契約 の場合、当然「紙」は不要なため、特に 多くの契約を取り交わしていた企業にとっては大きなメリット になります。 またスペースの削減だけではなく、 契約書類の紛失や漏洩防止などリスク分散にもつながるため、急務となりつつあるBCPへの対応にも有効 です。 書類の紛失、漏洩防止について詳しくはこちら Q 電子化した契約書の保存方法と注意点とは?