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納税地や事業所で契約書の内容が閲覧可能であること 電子契約書の保管義務期間は紙媒体の場合と同じ7年間で、納税地で保管する必要があります。 その期間、納税地や事業所内で契約書の内容がスムーズに閲覧できる状態であることが求められます。 実際にデータを保管しているデータセンターの所在地が納税地の管轄内である必要はありませんが、納税地または事業所在地にあるPCやプリンターなどからネットワーク経由でアクセス可能でなくてはなりません。 2-5. 電子契約書の保存にはタイムスタンプが必要 電子契約書には電子化された契約書が指定時刻に存在していることを証明するため、タイムスタンプの付与が不可欠です。 タイムスタンプは第三者機関によって正確な時間を証明するものです。 とくに紙の契約書をスキャンして保存した場合は、タイムスタンプの付与は必須です。注意しましょう。 スキャナ保存以外の契約書で、タイムスタンプの付与ができない場合は、電子契約書を適切に訂正・削除するために社内規定の整備が必要です。 2-6. 電子帳簿保存法 契約書 過去分. 過去の電子契約書も検索可能であること 過去の電子契約書についても、検索してスムーズに閲覧できるようにしなくてはなりません。契約書の日時、契約内容、金額などで検索可能なシステムが必要です。 検索に関する要件は以下のとおりです。 *「取引年月日「取引金額」「取引相手」「税務調査対象年度」など、契約書の主な内容を条件として検索可能 *2つ以上の項目を組み合わせて検索可能 *日付と金額は範囲指定で検索可能 関連記事: 電子帳簿保存法とは?その重要性や手続きの流れなど基本を解説 2-7. 電子契約システム利用関係者の全員がわかるマニュアルを用意する 電子契約書のシステムを利用する人全員が理解できるマニュアルを用意し、必要なときにすぐ見られるように備えておく必要があります。 3. 電子帳簿保存法2020年改正に関するポイント 電子帳簿保存法は過去数回改正されていますが、直近では2020年10月1日に改正されました。 2020年電子帳簿保存法改正のポイントは、以下のとおりです。 *キャッシュレス決済は領収書が不要 *デジタルデータの利用明細は領収書の代わりとして認められる たとえば、改正前は、経費のレシートをスマートフォンなどで撮影し、データとして保存する必要がありました。 改正後は、クレジットカードや電子マネーなどキャッシュレスで支払った場合は利用明細データを保存すれば、レシートなどの撮影と保存が不要になります。 これは利用明細のデータが会社の経費精算システムとリンクしていることが前提ですが、ユーザー自身が改変できないデータは、タイムスタンプの付与も不要になりました。 契約書とは直接関係のない内容ですが、将来的には契約書についての要件もより緩和される可能性が考えられます。 電子契約書の取扱いに関する要件に関する改正がないか、最新情報の確認をおすすめします。 4.
事務処理に用いる書類のペーパーレス化を進める際、避けて通れないのが法制度の問題です。管理業務で用いる書類には、電子化・ペーパーレス化の可否を定める2つの代表的な法令があります。「e-文書法」と「電子帳簿保存法」です。 今回は電子文書と電子"化"文書という2つの用語の違いを整理しつつ、少し複雑な法律を読み解くための基本的な考え方を解説します。 電子文書と電子化文書の違い 一見すると電子文書と電子化文書は同じように見えますが、実はまったく意味が異なります。 法律の違いを確認する前に、まずは電子文書と電子化文書の違いを押さえましょう。 電子文書は純デジタルデータ 電子文書は、最初から すべての情報がデジタルデータで作られた文書 を指します。 例えばWordなどのような文書作成アプリケーションを使って作成し、保存した文書ファイルが該当します。 電子化文書は元アナログなデジタルデータ 一方、電子化文書は、 最初は紙文書だったものを後から電子"化"したもの を言います。 わかりやすい例としては、初めは紙媒体にプリントアウトされていた書類を、スキャンを取ってPDFファイルにしたような場合が当てはまります。 e-文書法と電子帳簿保存法の概要 ここでは e-文書法と電子帳簿保存法の概要についてご説明します。 e-文書法とは? 「e-文書法」は通称で、2つの法律の総称として使われています。なお、「電子文書法」と呼ばれることもあります。正確には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」、これら2つの法律から成り立っています。 e- 文書法の制定によって、書類の保存規定および保存義務について定めた約250本の法律を改正することなく、書類の電子保存が可能になりました。 電子帳簿保存法とは?
ここまで見てきたように、2020年10月改正のポイントは、「電子取引」においてタイムスタンプ要件が緩和した点にあります。 企業活動において、いかにすればこの改正のメリットを活用できるのでしょうか。 最近は、紙での契約ではなく、電子契約といった言葉も耳にすることも多くなってきました。 この電子契約も改正でタイムスタンプ要件緩和の対象となる「 電子取引 」に該当します。 そこで、上記3号の改正に従い、変更することができないような機能が付いている電子契約のクラウドサービスを利用することにより、タイムスタンプが不要となります。これにより電子契約における税務資料の保存はタイムスタンプなし(規則8条)、申請なし(法6条)で保存できます。 すなわち、電子契約において上記のような機能が付いているクラウドサービスを導入することにより、改正のメリットを最大限活用できるのです。 ホームズクラウド なら、契約書等のアップロード以後、変更等が加えられると、変更等のログが残るので、「 データを自由に改変できないシステム・サービス 」にあたり、改正のメリットを享受することができます。 令和4年1月施行の最新改正電子帳簿保存法が公布!
BtoBプラットフォーム 契約書 導入事例 電子契約システム『BtoBプラットフォーム 契約書』の導入による、 紙の契約書から電子契約書化した効果や活用方法を伺いました。
電子契約書を取り扱うには電子帳簿保存法についてしっかり知っておくことが重要 電子契約書は紙の契約書には欠かせない収入印紙が不要であり、ペーパーレス化推進や保管スペースが不要などのメリットがあります。 しかし、電子契約書を、法的効果があり、税務調査に使用可能な状態で保存・保管するには、電子帳簿保存法にある要件を満たすよう社内整備が必要です。 とくに、紙の契約書をスキャンして電子化する場合は、電子化開始3ヵ月前までに所轄の税務署長に承認申請をおこなう必要があるため注意しましょう。 電子契約書の見読性・正当性の確保など、電子帳簿保存法の改正ごとに要件が変わるケースも多いです。最新情報を確認することをおすすめします。 2020年、2021年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ! 1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。 資料では ・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説 ・2020年10月と2021年の改正内容のポイント ・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件 など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。。
ネットで調べれるから、大丈夫よ! 仮に困っても、なんとかなります。 年賀状 お年玉番号の確認が終わったら、処分しましょう。 翌年分の住所確認のために必要な場合は、それまで保管します。 給与明細 手元に置いておくのは1年分など、決めておきましょう。 扶養の確認で使うことがあります。そうでなければ、確認後捨ててかまいません。 本と書類の断捨離をしてみた 実際に本と書類を断捨離してみました。 家にある本を集めてみました。定期的に不要なものは処分するようにしていましたが、思ってたより多かったです。 いるものといらないものに分けます。 不要なものがこちら☟ そして、残すものがこちら☟ すごくスッキリしたね! そうでしょ!こんなに減って、自分でもビックリよ。 Step3. 不要な書類を処分する 家にある書類を、全て出します。 今使ってる・しばらく必要・ずっと取っておくに該当しないものを処分します。 処分する書類がこちら☟ 結構な量だね。 ほとんどゴミで、驚いたよ。 Step4・5. 残す書類を分類 残りを、保存か未処理に分けます。 さらに、未処理を契約書と契約書以外に分類します。 分けたのが、こちら☟ かなりスッキリ! 人生がときめく♫〜大量の書類がスッキリ！〜書類 編〜 - YouTube. こんまり流で推奨してるファイルとは違います。 見やすさや量から、ひとまず使いやすいファイルをセレクト。 それぞれ処分したので、収納します。☟ 収納すると、よりスッキリして見えるね! いらないものがなくなるって、ほんと快適よ。 それぞれの収納ケースに納まればいいと思ってましたが、余裕でした。 今後も、溢れることがないようにしたいと思います。 本や書類を断捨離するだけでもスッキリ こんまり流の「片付けの魔法」を参考にした方法で、本や書類の断捨離方法 を解説しました。 実際は家の片付けを「一気に、短期に、完璧に」終わらせる方法。ですが、忙しいなかそれをできる人は限られていることと思います。 一気にやることは難しくても、考え方を知ったうえで少しづつやる。それだけでも、効果はあります。 この方法なら、私もやれそうよ! ときめくモノだけ残すと、買い方も変わってくるよ。 必要なものだけになると、探すことがなくなります。ときめくモノの割合が増えていくと、幸せも実感できますよ! ぜひ、参考にしていただけると嬉しいです♪ こんまり流片付けの魔法の順番|時間がなくても知るだけで効果的
近藤麻理恵さんの本「人生がときめく片づけの魔法」を片手に書類を断捨離していた結果、大量の書類を断捨離することに成功しました! そこで今回の記事では、 こんまり流!書類の片付け方 をビフォーアフターの写真つきでご紹介します。 毎日のようにポストインされるダイレクトメールや学校からのお便りから、絶対紛失すると困る権利証や保険証券。 家電を購入するともれなくついてくる取り扱い説明書や保証書。 こういった書類は、紛失してしまうと、いざという時に困るかもしれない!と思って、つい保管してしまいがち。 だけど、そのいざという時が来ると、書類の量があまりにも多すぎて、必要な書類がどこにあるかが分からず苦労する・・・という悪循環に陥ってしまいます。 こんまり流で書類を断捨離していくと、一気に大量に処分できてすっきりします(*´∇`*) ぜひ試してみてください~! 【こんまりメソッド】書類の片付けで失敗しない方法｜全捨てって本当？！ | コクウkokuuブログ. こんまり流!書類の片付け方 こんまりさんの片付けメソッドの基本であり最大の特徴は、 手にとってときめくものだけを残す 、です。 でも、書類にときめくことができる人って、あまりいないですよね。 実際こんまりさんも書類にときめきをかんじることはないそうです。 で、どうやって片付けていくかというと・・・ ↓ ↓ 書類は「全捨て」が基本 「今使っている」「しばらく必要である」「ずっととっておく」 この3つに該当しない書類は、全て捨ててしまいましょう。 人生がときめく魔法の片付け P. 132 しばらく必要な書類が厄介~! しばらくっていつまで?それを判断するのが面倒 #こんまり#書類の断捨離#片付け祭り — 佐藤ななお@3世代7人暮らしでもホテルライク☆ (@nanaosatou) August 6, 2019 こんまりの書類の取捨選択は、無謀! だって、 書類は全部捨てることが基本 なのです~。 だから否が応でも、こんまり流で書類を断捨離すると、大量に処分できてしまうのです。 こんまりさんは、書類にときめかないので、本当は全部捨ててしまいたい。 だけど、捨てると困るので致し方なく 「今使っている」「しばらく必要である」「ずっととっておく」この3つに分類して、該当しない書類は、全て捨てています。 とはいっても、今は忙しくて、分類できない!とか、必要な書類か判断しかねる書類って、ありますよね。 なので、判断しかねるものや分類できていない書類を入れる場所 「未処理コーナー」 を作ることをおすすめされています。 こんまり流書類の片付け方ビフォーアフター わたしは、すぐごちゃごちゃになってしまう書類は、押入れに入れています。 書類の断捨離前 見るからに、ごちゃごちゃしていますよね。 ファイルも崩れていて「整理ができない人」みたいなかんじになっちゃっています。 必要な書類は「この棚の段にある」ということは把握しています。 でも、探し出すのに時間がかかり苦労しています。 たまに書類を片付けると、「なんでこんな要らない書類を保管していたんだろう・・・」と思うことが多々あります。 また逆に「なぜここに、こんな重要な書類が置いてあるの?」なんていうことも。 書類を棚から全部出す 写真に写っていない書類もありますが、書類は全部出しました!
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「書類整理」「書類の片付け」考えるだけで頭が痛くなりませんか? 私が「こんまり流お片づけ」で1番悩んだのが「書類」でした。 (もう片付け挫折寸前!) その経験から 「いかに"簡単"に書類を片付けられるか」 を日々研究&実践。 今では、書類の整理が得意になりました。 こんまりメソッドでは、片付ける順番が大事です。 くわしくはこちらの記事を読んでくださいね。 書類片付けで失敗しない方法を、ラジオで聞く 書類を片付けのやり方を、耳から聞きたい方はこちら。 書類が片付けられない2つの理由 片付かない理由1:外から勝手に家の中に入ってくる 書類は、勝手に家の中に入ってきます。 これは、他の「モノ」にはない大きな特徴です。 郵便ポストから ランドセルから 仕事場から 歩いてたら 普通、モノが家に入ってくるときは 「ときめいた」「必要だった」 など、理由があって 「持ち主の意思」で 家に連れてくると思います。 「書類」は、どんどん勝手に家に入ってくるので 意識してどんどん外に出さないと 、 家の中に吹き溜まってしまうことになります。 片付かない理由その2:ときめかない! 書類、ときめきます? 基本「見たくもない」モノですよね?! (※個人的意見です) (たまーにいらっしゃいます。書類好きの人) 自分の「ときめく」「ときめかない」を 無視して、選んで、整理をしていかなくては いけないカテゴリー、それが「書類」なのです。 そもそも「書類」とは?