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2 本題に入る前に、時間を意識させておく 会議は限られた時間でその会議の目的を果たす必要があります。 もし、決められた時間で結論に至らなかったら、その会議は「無駄」となってしまいます。 したがって、時間内に結論をださせるための工夫が必要です。 そのために重要なフレーズはこちらです。 「本日のテーマは「○○」で、「××時までに」で「△△」を決定させます」 決められた時間内に目的を達成しやすい状況を作りやすくすることができます。 2. 2. ｻｰﾋﾞｽ担当者会議の進め方について、教えて下さい｜ケアマネジャーの悩み相談・質問・雑談掲示板｜ケアマネドットコム. 1 会議のゴールを宣言する 会議の本題に入る前に、ガイダンスとして、「議題」、「時間」、そして「会議のゴール」を宣言してください。 会議のゴールと終了時間を明確にすることによって、時間の意識と決めるべきことが明確化された状態で会議がスタートできます。 また、これを宣言することにより、会議の参加者が「時間内に終わらせなければならない」という意識のもと、会議に参加してもらうことができます。 会議を冗長化させず、かつ実りのあるものにするためにもこの「宣言」は非常に重要となります。 2. 2 アジェンダを元に会議のテーマを細分化して、細かいタイムマネジメントを行う 会議の流れを要約した「アジェンダ」というものを用意しておけば、参加者全員が会議の流れを認識してくれるので非常に有効です。 実際にデキる会議のファシリテーターは必ずアジェンダを準備します。 アジェンダにおいて必要な項目は、日時、場所、参加者、タイムスケジュール、配布資料になります。この5つは、参加者に周知しておくことによって、事前に個々の意見を考えられるので、有意義な会議の土台作りといえます。 アジェンダのテンプレートを用意しておくと、時短にもなります。 アジェンダテンプレートはこちら() そのうえで、決定までのプロセスを細分化できるのならば細分化し、最終的に決定させたい事項を決めるまでのチェックポイントとそのチェックポイントを決めるための時間を区切ってください。 事前に紙ベースでアジェンダを作成するか、もしくはホワイトボードに記載の上、それぞれの小議題に対し「このテーマは10分で決めます」と細かく時間を設定します。 結論を決めるまでに何がポイントになるのかを明確化し、時間を決めることで、より緊張感のある会議になり、時間内に結論を出すことができます。 2. 3 長々だらだらと話す人がいるとき 会議を行う際に必ずいらっしゃるのが、時間を無視してだらだらと話を続け、会議を冗長にしてしまう人。自分を大きく見せて権威性をひけらかしたいのかもしれませんが、正直「空気を読めない」参加者です。 本人は満足かもしれませんが、冗長な話は、会議をあらぬ方向に脱線させ、進行の妨げにもなります。それまでいい流れできた会議が突如止まってしまっては、参加者の人件費の無駄ともなり得るのです。 そのような状況を避け、円滑に会議をとりおこなうために、切り札となるのはこちらのフレーズです。 「つまり○○さんのご意見は、~~ということでよろしいでしょうか。」 「すいません、この件に関して○○さんの意見を伺いたく思います」 会議を取り仕切る際には、長々と喋る人をどのように対処するかが求められるのです。 2.
サービス担当者会議の司会進行はだれ?
いつも皆さまには、お世話になっております。 サービス担当者会議を皆さまはどのように進めていらっしゃいますか? 先日、先輩のサ担に同行したのですが、ケアプランは、その時に登場しませんでした。 (利用者さん宅に訪問リハに来てサービスを行っている最中に、Ptさんにいつもしているメニューを聞いたり、利用者さんに感想を聞いたりしていました) でも、実務研修の時、ケアプランを1表も、2表も全て読み上げて進めましたが…。 勿論、実務研修は基本ということは、分かってますが…。 先輩ケアマネージャーさんは、何回もサ担をされて、どういうスタイルにたどりつきましたか?
いかがでしたか?今回は会議の司会を初めて担当する方や、まだまだ議事進行役に不慣れな方の役に立つようなフレーズをご紹介しました。 冒頭でも触れましたように、会社の会議というものを心から好きだという人はほとんどいないかもしれません。 しかし、会社という組織に所属するからには、どんな業界であっても会議というものは存在します。避けて通るわけにはいかないでしょう。 そう思えば、会議は自分自身を売り込む場だと割り切って、乗り切るよう心がけるほうが、長い社会人人生、よっぽど有意義になるのではないでしょうか? そして、会議の場所を洗練された貸し会議室に変えてみると、会議へのモチベーションも上がります。 たとえば1000円カットの床屋さんよりも、店内がオシャレな美容室に行くほうが、その日の美意識も高くなりますよね。それと同じ理屈です。 もしあなたが、会議をセッティングする立場にあるのであれば、ぜひ一度貸し会議室の下見にいらしてみてください。庭園が併設されていたり、音響設備が豪華だったり、その利便性や洗練度にきっと驚かれることでしょう。 エッサム神田ホールの予約や下見について詳しくは、下記を参考にしてください。 エッサム神田ホール よくあるご質問 参照元: (1) 目安箱 | 株式会社サイバーエージェント 2016年10月27日の記事を再編集しました。