企業の根幹を支えるバックオフィス業務。 企業の利益を直接的に生み出すことはあまりないかもしれませんが、企業の成長を支える、いわば「縁の下の力持ち」です。 バックオフィスの業務内容は多岐にわたりますが、共通しているのは 「組織にとって必要不可欠」であり、全従業員が円滑に業務を遂行できるようサポートする仕事 だということ。 そこで今回は、バックオフィスの意味や該当する職種、業務効率のポイントまでを紹介します。バックオフィス改革を考えている中小企業の経営者・総務の方はぜひ参考にしてください。 バックオフィスとは バックオフィス(Back office、business administration)とは、その名の通り「ビジネスを支える」仕事です。経理、総務、人事などの役職を指すことが多く、営業や顧客対応する「フロントオフィス」の対義語です。ときには「間接部門」や「経営管理」と呼ばれることもあります。 近年では、新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)対策によるテレワークの環境整備や働き方改革に伴う労働時間管理など、業務範囲はさらに広がっています。また、従業員や顧客の個人情報、財務データなど、膨大な数字情報や社外秘の情報を取り扱うことも多く、企業運営においてなくてはならない部門です。 バックオフィスに含まれる職種とは?
バックオフィスとは 経理、会計、総務、庶務など、セールスや顧客対応を主とする営業部門やマーケティング部門などを後方から支援する部署や業務がいわゆるバックオフィスとなります。 一言で言えば簡単なものですが、近年では"バックオフィスサービス"などのサービスが注目されていることもあり一言では語りきれないほどバックオフィスはビジネスの深層部まで潜り込んでいます。 そこでここでは、今注目を浴びている"サービスとしてのバックオフィス"について解説していきます。 また、下記の記事でバックオフィス業務を効率化できるクラウドサービスを紹介しているので、ぜひご覧下さい サービスとしてのバックオフィスとは 「バックオフィスをサービスとして提供する」ということは、冒頭で述べたようなバックオフィス業務をベンダーが代行するということです。つまり、企業における経理や会計などの業務をすべて アウトソーシング できます。 【厳選】電子契約システムのおすすめをまとめてチェック!
バックオフィス業務効率化のためのアイディア バックオフィスにおける業務内容をお伝えしましたが、これまでの内容をまとめながら効率化するためのアイディアを紹介します。 2-1. 業務の可視化 1番最初にやるべきことは、今まで行っていた業務を見直してみることです。フローチャートを作成することで、別の部署や担当ごとで重複している作業、必要のない作業が浮き彫りになってくるので、改善点が見えてくるでしょう。 オススメはフレームワークの使用です。日本能率コンサルティングで紹介されているフレームワークを参考に業務を可視化させてみました。 参考:株式会社日本能率コンサルティング「 計画的な業務割当による人時生産性向上」 業務体系と細かい業務を整理するために使います。まずは、業務を「大分類」「中分類」「小分類」に分けて業務内容を記載していきます。そして、業務タイプで定期的に発生するなら「固定」にして状況に応じて必要になるものは「変動」とします。 こうすることで、業務手順、業務内容、業務タイプを瞬時に見分けることができるようになり、業務の可視化がしやすくなるはずです。 2-2. マニュアル化 どのような業務であっても属人化させないことで、人に頼らない業務の遂行が可能になります。異動や退職などでその人しかできないことがあると、何かトラブルが起きた時に対応できる人がいないというような状況になってしまいます。 人材の定着が難しい今だからこそ、マニュアル化することで、同じメンバーの負担も軽減されるでしょう。 マニュアル作りのポイントとしては、まず初めに使用者、シーン、用途の3つを明確にします。目的が明確でないと業務の範囲が広がりすぎてしまい、ボリュームが膨大になってしまいます。 そして次に構成案を作ります。以下が構成案のサンプル例です。 構成案ができたらそれぞれのページは、作業内容を時系列で作業者別に整理し、ステップ別にすることで、わかりやすい流れで作るようにしましょう。 2-3.
「バックオフィス」とは事務や管理業務を行う部門を意味します。「バックオフィス」と「フロントオフィス」の違いが分からない人もいるでしょう。本記事ではバックオフィスの職種ややりがい、アウトソーシングを使った効率化を解説します。加えて、就活で使える志望動機の例やバックオフィスの英語表現も解説しましょう。 「バックオフィス」の意味とは? 「バックオフィス」とは事務処理を行う部門 「バックオフィス」とは「事務処理や管理業務など、顧客とは直接かかわらない業務を担当する部門」を意味するIT用語です。「間接業務」という呼び方もされ、営業や開発など利益に繋がる部門をサポートする役割があります。 主な職種には人事や経理が挙げられる 「バックオフィス」と呼ばれる職業には「人事」や「経理」「総務」などがあります。どれも顧客と直接やりとりする部署ではなく、経営資源や労働の管理、社内制度の設計などを担っています。 「バックオフィス」は英語で「Back office」 「バックオフィス」は英語で「Back office」と表します。日本で使われる「バックオフィス」の意味と同じで、顧客とは直接かかわらないサポート業務を表します。「Back office operations(バックオフィス業務)」のように使用してみましょう。 対義語「フロントオフィス」との違いは?
人事 「人事」は、主に採用、教育、人事評価など人材によって、社員が能力を最大限に発揮し、会社組織の最適化をはかる仕事です。自ら課題を発見し、どのように解決するかが重要になってきます。 人事評価を例にとると、生産性の向上と人材不足の解消のため、人事評価制度や賃金制度を整備することで、賃金アップや離職率の低下に成功させた会社もあります。 業務改善を行うためには、専門性の高いスキルが必要とされるので、必要に応じて外部の専門家やアウトソーシングを使ってノウハウを習得するのも1つの手です。 1-4. 労務 労務は、バックオフィス業務の中核となる労働管理を担っており、従業員の労働を円滑にサポートし、給与計算や福利厚生業務、また従業員の保険手続き等の仕事を行っています。 高い精度を保ちつつ、大量の労務管理を行わなければいけないため、労務管理システムを導入したり、アウトソーシングを利用することで、業務フローの簡略化、人件費の削減などが考えられます。 1-5. 総務 総務の業務範囲は非常に広く「他の部署に属さない多種多様な業務」と言えます。例えば、物品管理、保守管理、社内規定の作成、文書管理、株主総会の運営などがあります。 労務同様、ミスできない重要な業務の事務的作業を担当するため、非常にプレッシャーがかかります。 クラウドツールなどを導入して書類を減らしたり、外部に総務をアウトソーシングすることでコストを削減するなどといったことが考えられます。 1-6. 法務 法務には契約や取引に関わる法務、株主総会や取締役会などの会社運営上における法務、社内規定や社内相談窓口の整備などの仕事があります。 法務の業務効率化のポイントは、「文書の電子管理」にあります。これまで紙で契約していたものを電子化でペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化を行うことができます。 また、コンプライアンスの面からも電子データで保存しておく方が安全です。今では3Dプリンタなどで簡単に紙の複製ができますし、万が一倉庫に保管していたものが紛失してしまう可能性もあります。 電子契約は、取引先の承諾が必要で導入にもハードルもあるかと思いますが、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化の3つの点でメリットがあるので、検討してみるのも良いでしょう。 1-7. 社内ITインフラ 社内インフラとは、業務で使うシステムの管理、ルータや複合機の設置、配線周りやインターネット接続、セキュリティ周りの構築などを行う部署です。 会社の規模にもよりますが、社内のITトラブルをサポートしてくれるエンジニアがいない場合は、アウトソーシングで委託してしまうのもよいでしょう。 2.
「 特別特定建築物 」 は、 不特定かつ多数が利用し、又は主として高齢者が利用する 特定建築物であり、2000㎡以上はバリアフリー法に適合させなれけばなりません。 「 特定建築物 」 は、 多数のものが利用し、 地方公共団体が「特別特定建築物」に追加していた場合はバリアフリー法に適法させなればなりません。 ややこしいワードですが、このような違いがあります。 しっかり整理して、バリアフリー法に適合義務があるかどうか確認しましょう! ABOUT ME
バリアフリー法、正式名称は 「 高齢者、障害者等の移動等の円滑化の促進に関する法律 」 こちらの条文には 「 特別特定建築物 」 と 「 特定建築物 」 というキーワードが出てきます。 「特別特定建築物」と「特定建築物」、非常に紛らわしいですね。 実は、この「特別特定建築物」と「特定建築物」、 バリアフリー法の適合義務が必要かどうかという条件に大きく関係してきます。 今回は「特別特定建築物」と「特定建築物」の違い と バリアフリー法の適合義務の必要性について紹介します。 また、参考として「特別特定建築物」と「特定建築物」の一覧もご紹介します。 「特別特定建築物」と「特定建築物」の違い 「特別特定建築物」と「特定建築物」の違いは、 バリアフリー法の適合義務の かかり方 が違う、という事です。 まとめると、 特別特定建築物 (法第2条17号) 不特定かつ多数が利用し、又は主として高齢者が利用する 特定建築物 適合義務(2000㎡以上) (公衆便所は50㎡以上) 特定建築物 (法第2条16号) 多数の者が利用する 建築物 努力義務(条例で特別特定建築物に追加可能) よく確認してみると、特別特定建築物の定義の中に、特定建築物がありますね。 つまり、このような関係性です。 もう、この関係図で解決してしまう方が多いかもしれませんね?
最終更新日:令和2(2020)年5月8日 12.定期報告に関するQ&A 特定建築物の所有者・管理者の皆さまからお問合せの多いご質問について、お答えします。 なお、本Q&Aは東京都が特定行政庁となる建築物※を対象としています。特別区・11市が特定行政庁となる場合については、お手数ですが各特定行政庁にお問い合わせください。 ※「 所管特定行政庁連絡先一覧」 ( 123KB)」 ■制度全般に係る事項 Q1-1 調査対象となる建築物や報告を行うべき時期はいつか? Q1-2 「定期報告」にはどんな種類があるのか? Q1-3 ビル管理法、消防法の届出・報告等とは異なる制度なのか? Q1-4 定期報告を要する特定建築物とビル管理法上の特定建築物は異なるのか? Q1-5 費用もかかるが、定期報告をやる意味があるのか? Q1-6 どの法令に基づく制度か。また、報告を行わない場合に罰則はあるのか? Q1-7 定期調査・検査報告が必要な建築物の管理者に対しては、報告の必要となる時期の前に案内書が送付されてくるのか Q1-8 案内が送られてこないので、報告義務がないと考えてよいか? Q1-9 報告書の控えに保存義務はあるのか? Q1-10 特殊建築物等の定期報告制度と特定建築物の定期報告制度は異なる制度なのか? ■調査者・検査者、管理者について Q2-1 特定建築物の調査者を紹介してもらえないか? Q2-2 建築設備の検査者を紹介してもらえないか? Q2-3 管理者とは誰を指すのか? ■建築物の所有者等の変更、除却等に係ること Q3-1 建物を取り壊したのでもう関係ないのではないか? Q3-2 建物を売却した(または管理者が変わった)のでもう関係ないのではないか? ■調査・検査方法等に係ること(調査者・検査者の方向け) Q4-1 特定建築物の調査内容は国交省告示のとおりか? バリアフリー法「特別特定建築物」と「特定建築物」の違いと一覧表 | 建築基準法とらのまき。. Q4-2 建築設備の検査内容は国交省告示のとおりか? Q4-3 調査、検査の方法等について講習会等は行っていないのか? Q4-4 特定建築物の定期調査報告の方法等を記載したテキストやパンフレットはないのか? Q4-5 建築設備の定期検査報告の方法等を記載したテキストはないのか? Q4-6 昇降機等の定期検査報告の方法等を記載したテキストはないのか? Q4-7 全面打診が必要な時期はいつか? Q4-8 落下により歩行者等に危害を加えるおそれのある部分の全面打診等調査は、赤外線調査によって確認を行ってよいか?
該当した場合にすべきこと では、これらの規定によって、「うちのビルがビル管法の特定建築物に該当していた」という場合はどうすればよいのでしょうか?
Q4-9 「落下により歩行者等に危害を加えるおそれのある部分」とはどこか? 「定期報告対象建築物・建築設備等及び報告時期一覧」( 389KB) をご覧ください。 なお、判断に迷うことの多い用途、初回報告時期等については、下記にまとめておりますので、併せてご覧ください。 ・ 判断に迷う用途の考え方 ・ 初回報告時期(初回免除)の考え方 ▲このページの頭へ Q1-2 「定期報告」にはどのような種類があるのか?