家庭調査や履歴書等の個人情報の収集、保管・管理 該当する主な書類 家庭調査票 教務必携 教職員の履歴書等 入学(園)時に学校・幼稚園において児童・生徒・園児の住所・電話番号、家庭の状況などに関する情報を保護者から提供していただいています。また、同様に教職員の履歴書等の個人情報についても教職員から情報の提供をしていただいています。 資料を収集する際、保護者(教職員含む)に対しては、次の点に留意してください。 (1)収集に関して 収集・使用の目的、第三者への提供の可能性等を明確化すること 保護者(教職員)に事前承諾を得ること 必要な範囲の個人情報を収集すること (2)情報の保管・管理に関して 収集した情報の目的外利用、外部流出に注意すること 校園長の責任において施錠のできる場所に保管すること 2. 緊急連絡網等の作成、保管・管理 地区連絡網 PTA役員名簿 緊急連絡先一覧等 緊急連絡網は、事件・事故など緊急時の情報の提供、警報発令に伴う休園・休校等の連絡に使われてきた学校・幼稚園もあります。しかし、全国的に見ると、この連絡網が悪用されて、詐欺などに利用されるケースもあります。また、修学旅行等の宿泊行事では、家庭との連絡のため、緊急連絡先の一覧を作成し、携行することもあります。そこで、緊急連絡網等の作成に関しては、次に挙げたものを保護するよう留意してください。 使用目的を明示し、保護者の同意を得て、自宅、携帯電話、勤務先、祖父母宅、知人の電話番号を学校・幼稚園に提供してもらったもの 保護者の同意を得て作成されたPTAの地区委員などの緊急連絡網も、必ず連絡が取れるもの また、緊急連絡先の一覧を校外に持ち出さなければならない場合は、保護者の同意を得、必要最小限のものを厳重に保管して紛失することがないよう細心の注意を払うことが求められます。 3.
データやファイルの破棄・消去 データやファイルは破棄や消去できたと思っても残存する場合がありますので、次の点に留意してください。 目的を明確かつ限定して収集したデータやファイルについてはその目的が終わった時点で破棄すること 作成した成績関係のファイルや緊急連絡網等はデータを破棄すること 保護者等に配布した印刷物を回収または破棄を要請すること 管理職が平素からデータ管理に十分留意し、教職員に適切な指導をすること 5. 訂正・追加・削除について 収集した個人情報は正確かつ最新の状態で保つ必要があります。したがって本人から個人情報に関する訂正・追加・削除の要請があった場合は、必要に応じて対応し、場合によっては、訂正・追加・削除しなければなりません。この場合も次の点に留意してください。 名簿等を訂正や追加し、新しいものと差し替えた場合は、必ず訂正・追加の前の分を回収し、廃棄するよう保護者に要請すること 差し替えたものも作成当初と同様に配布先や複写枚数等取扱に注意し、保護者等にも保管・管理の注意を促すこと 6. 個人情報の開示について 個人情報については、当該本人からの開示請求があった場合は、原則として、本人に開示しなければなりません。本人からの申し出があった場合については、守口市教育委員会事務局や法規文書課にご相談ください。 8 委託契約などにより民間事業者が、園児・児童・生徒や教職員の個人情報を取り扱うことになる場合 修学旅行など、旅行取扱業者、卒業(園)アルバム等の印刷業者等に児童・生徒の個人情報を提供することなどが該当します。 この場合は、民間事業者に対して個人情報保護法が適用され、学校・幼稚園は適正な取扱いがなされているかどうか、監督する義務を負うことになります。したがって、次の点に留意し、また、契約事項や請書のなかに個人情報保護のための措置を以下のように盛り込んでください。 1. 民間事業者を見極める留意点 個人情報の保護に対する姿勢が対外的に示されているか。個人情報に関する考え方や方針(プライバシーポリシー)を公表しているか 個人情報の利用目的を限定し、明確にしているか 利用目的と比較して、必要以上の個人情報の提供を求められることはないか 個人情報保護に関する苦情受付窓口が明示されているか 2. 委託契約の際の具体的な措置 委託先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用や目的外利用をしてはならないこと 当該個人データの取扱いについては再委託しないこと.
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