複数の仕事を同時にこなしながら、バリバリ作業を完了させて定時にはしっかり仕事を終えて帰る。しかも、同じ時間内で人より終わっている仕事の量が多いのに、質は落とさない。こんな風に仕事ができる人の頭の中ってどうなってるのでしょうか? 作業スピードが遅い人の特徴と仕事の要領をよくする方法. この記事では、質を落とさずに早く仕事を終えるためにできる仕事効率化・作業効率化のコツや具体的な方法をご紹介します。 【オススメ】 作業効率を高める機能が充実したタスク管理ツール「TeamHack」とは? なぜ、そんなに早くできるの? 作業効率を上げる環境要因 そもそも仕事が早い人は、なぜ仕事を早く終わらせることに熱意を向け、作業効率化のスキルを身につけられたのでしょうか? そうさせる理由を明確にすることが、効率化への道の第一歩になります。 仕事が早い人たちが仕事を早くこなせる理由には、いくつかの共通パターンがあります。どんな経験や意識の下、そうした働き方を身につけたのか?
目的が分からないまま作業してしまう 自分が依頼された仕事の目的がわからないまま目の前の作業をはじめてしまうと、効率的に仕事が進みません。自分に依頼された作業はひとつのタスクでしかないかもしれませんが、その前後にはいろいろな流れや人の関りがあるはずです。 ● 何の工程を経て自分の元にこの作業がきているのか ● 自分の作業はその先にある何のためのものなのか ● 最終的な目的はどこにあるのか 上記のような、作業に対する一連の流れや目的などの全体像がみえなければ、必要以上に悩んだり考えたりする時間が増えて、仕事の取り掛かりや完成が遅くなってしまいます。 1-2. 仕事が早い人の特徴 では、仕事が早い人はいったいどのような人なのでしょうか?主な特徴を紹介します。 1-2-1. 細かなスケジュールを立てることができる 仕事を効率的に早く片付けられる人は、細かい部分までスケジュールを立てて行動できます。ひとつの大きなタスクに対して、それを完了するために必要な細かい行動までを予測、可視化できているため、次に何に取り掛かれば良いか先々のイメージができており、行動する前に悩む時間がありません。 細かなスケジュールが立てられない人は、ゴールがわかっていてもそこに到達するために必要なタスクが理解できていない状態のため、場当たり的な行動が増え、余計な作業や無駄な行動までやらなければならなくなります。 1-2-2. 視野が広く全体を見ることができる 視野を広くもって物事を俯瞰できる人は、今目の前で起きていることだけでなく、今後起こり得るできごとや、その業務にかかわる他メンバーの動きまで予測し、イメージを膨らませながら行動しています。そのため、たとえ想定外のトラブルが起きたり、突発的なスケジュール変更があったりしても、冷静な対処ができます。 一方、視野が狭いと、今自分の目の前にある業務、タスクしか見えなくなります。自分自身に精一杯で、精神的、物理的に余裕がありません。業務の前後関係や縦横の連携における想像力にも乏しく、仕事における自分の立ち位置が理解できていないケースがあります。 1-2-3. 仕事の優先順位を明確に決めて取り組むことができる 仕事は、主に以下の4つに分類できるといわれています。 1 緊急度 高 重要度 高 2 緊急度 低 重要度 高 3 緊急度 高 重要度 低 4 緊急度 低 重要度 低 この中の「4」に当てはまる緊急度・重要度が共に低い業務ばかりこなしていると、いつまでたっても最重要である「1」に取り掛かれません。 自分の感情に左右されず仕事の優先順位が決められる人は、自分の抱えている業務の分類を的確に判断し、無駄なく仕事を進められる人だといえます。その結果、仕事を素早く片付けることができるのです。 1-2-4.
時間を区切りながら一つずつタスクをこなす ToDoリストに挙げられたタスクについて時間を区切りながら一つずつ着実にこなすことが、仕事効率化を図るために重要です。 タスクを完了するために取り組むべき業務を細かく分け、各作業にかける時間を決めてスケジュールを立てましょう。 タスク完了の目標時間を決めておくと、仕事に集中して取り組むようになるため、作業スピードが速くなります。 仕事を効率よく進めるためには、一度に複数の仕事をすべて捌こうとせず、一つずつ順番にタスクを完了させるべきです。人間は複数のタスクを同時にこなすことはできません。 タスク完了の目標時間を決めて、一つずつ着実にタスクを完了させることで、早く確実に仕事のゴールに到達することができるでしょう。 2-4. 負担が大きいタスクは先に終わらせる 1日のうちに取り組むべきタスクの中には、負担の大きいものもあれば比較的小さいものもあります。「朝から大変な仕事は行いたくないため、簡単なタスクから取り組もう」と考えている人も多いのではないでしょうか。 しかし、仕事を早く終わらせたい人は、負担の大きなタスクから取り組むようにすることが大切です。なぜなら、勤務開始直後の朝の時間帯が、最も集中力が高く眠気も少ない時間帯であるためです。 後回しにするほど時間がかかる可能性が高まるため、負担の大きなタスクや重要度の高いタスクは朝から取り組み、先に終わらせるようにしましょう。 2-5. 適度に手を抜きメリハリを付ける 仕事の全体像を理解したうえで目標設定やToDoリスト作成を行うと、特に重要な部分や手を抜いても問題のない部分を明確に区別できるようになります。 仕事を早く効率的に進めるためには、全力を出しきらなくても問題ない部分では適度に手を抜く「手抜き力」を身に付けることが大切です。 重要性の高い仕事に力を入れるために、手を抜ける部分では、上手に手を抜きましょう。 ■仕事で手を抜くためのコツ 仕事の重要度に応じてエネルギーを振り分ける 自分の苦手なタスクは、積極的に周囲に助けを求める やらなくてもよいことを整理する 2-6. 似た作業はテンプレート化する 似たような内容の仕事が定期的に発生する場合には、作業時間を短縮化するために、その仕事に関するテンプレートやマニュアルを作成しておきましょう。 例えば、営業活動について口頭で毎日報告する場合は、次のような情報を移動の合間にまとめられるようなテンプレート(業務マニュアル)を作成しておくことがおすすめです。 営業先 訪ねた理由 会った人物 紹介した商品 商品を紹介したときの反応 今回の営業での反省点 今後の展望や対応 このように情報を整理しておくと、報告直前に当日の業務についての情報を改めてまとめる時間をとらなくても済みます。 書類や業務フローなど、チームのメンバー全員で使えるテンプレートやデータを作成して共有すると、業務遂行力のさらなる向上が期待できるでしょう。 2-7.
どんなに相談したりアドバイスをもらっても、相手がアドバイスしたという自覚がないとダメですよね。 相手が「そんなアドバイスしたっけ?」みたいに忘れてしまっては、「助けさせた」という自覚がない状態になってしまいます。 なので最後にLINEでお礼を言うなり、アドバイスを受けての経過報告などをしておくこと。 こうすることで相手に「助けてあげた」と認識させることができる → つまり「なぜ助けたのか、それは・・・」と認知的不協和の解消へとつながるわけです。 個人的なまとめ 今回の「人に助けてもらうことで・・・」というのは、割と簡単に出来そうな気がします。 いずれ、失敗してもリスクの少ないキャバクラあたりで使ってみようと思います。 心理学の勉強は予想よりかなり面白いですね。 今後、ちょこちょこ書いていきたいと思います。 仕事やめたいほどやる気が出ない…そんな時に使える暗示法【使いたい心理学】 こんにちは!銀りりです。 今日の「使いたい心理学」は、やる気が出ない時に使えそうな方法です。 ちゃんとしなきゃいけないとわか...
「先に」やってあげる 重要なのは「先に」という点。助けてもらう人になるためには、助けてもらってからお返しをしていてはダメです。 人間はどんなに小さなことでも相手に何かをしてもらうと、それを平均して5倍にして返す傾向があるのだとか。 逆に言えば、こちらが「先に」助けられてしまうと、こちらの心には「5倍のお返しをしなくちゃ」という気持ちが生まれてしまいます。これでは結局「助ける人」からは抜け出せません。とにかく「先に」やってあげること。これが1つ目のテクニックです。 2. 恩を「買う」 恩は売るもの?いいえ、恩は「買う」ものです。貸しを作るのではなく、あえて借りを作ることでより助けてもらえるようになります。 例えば会社の後輩や部下などには、私たちはついつい貸しを作りたがります。なぜならそれこそが自己承認欲求を満たす方法だからです。しかしこれでは「助けてもらう人」にはなれません。後輩や部下が相手だからこそ、助けてもらうことを意識しましょう。 人は自分より上の立場の人間が自分を頼って来た時の方が、下の立場の人間にそうされるよりも、より強く自己承認欲求が満たされます。恩を買って、より多くの人に助けてもらう。これが2つ目のテクニックです。 3.
こんにちは!銀りりです。 最近、仕事で心理学に触れる機会がありました。 その影響でやたらと心理学について本を読んだりして勉強しています。 その中で私としては意外だったのが 「人は助けてあげた人を好きになる」 という心理。 なんか使えそうな気がしませんか? 今回も自分の忘備録&シェアのためにつらつら書いていきます。 ※ほぼ自分に向けてのブログになっているので、言い回し等々、気になるところは飛ばして読んで下さい。 人間は矛盾を認められない!助けた理由を探す! 「人は助けてあげた人を好きになる」これは心理学の実験でも証明されているそうです。 何らかの形で困っている女性を、男性が助けたとします。 この場合、一般的には助けられた女性が男性を好きになる・・・なんてのは、よくありそうですよね? 映画や漫画なんかにも出てきそう(最近はこんな設定ないか)です。 しかし、実験では逆に男性が女性を好きになることの方が多かったそう。 脳は「自分がなぜ助けたのか?」その理由を探し出し、その理由が「自分が女性を助けたのは、その女性が好きだからだ」と解釈するというのです。 これを心理学では 「認知的不協和の解消」 と呼びます。 助けられるなんてムリでしょ・・・そんな時はとりあえず相談してみる! 助けてもらえるのが相手から好かれるとはいえ、いきなり道端で転んだりしてもただ心配をかけるだけですよね。 単なる仮病だったとしたら信頼を失うだけです。 人に助けてもらいたい場合でも、いきなり大きな助けを求めるのではなく「ちょっと相談があるんだけど」とか、あくまでアドバイスを求める程度でOK。 この場合、目的は相手に自分を助けさせる=相手に好かれるためにアドバイスを求めるので、アドバイスの内容とかどうでも良いわけです。 さらに言うと、相手のアドバイスがクソほど役に立たなくても、これまた問題ない! 要するに「相手に助けさせた」ことが重要なので。 相談、アドバイスがハードルが高いと感じるならちょっとしたことを教えてもらう感じでも使えるのかもしれません。 「おすすめの映画はある?」 「美味しいレストラン知らない?」 「進撃の巨人の30巻ってちょっと意味わからないんだけど・・・」 (最後のは私が思っていることです) ちょっとアドバイスをもらうくらいなら、そんなにハードル高くなく誰でも出来そうな気がしますね。 ちなみに、私の仕事仲間に「超漫画オタク」がいます。 彼は「少年ジャンプ」「ヤングジャンプ」「グランドジャンプ」「少年マガジン」「ヤングマガジン」「モーニング」「ビッグコミック」「ビッグコミックスペリオール」「ビッグコミックスピリッツ」など(他にもたくさん)全て毎号読破している暇人。 そんな人なら「おすすめ漫画」などを教えてもらうといったことでもいいのかもしれません。 アドバイスの後のフォローでダメ押し!
」→「この人のことが好きなのかも」 と、なるのです。 あまりにも頼り過ぎたり、わがままを言い過ぎるとドン引きされますが、ちょっとしたお願いごとなら効果は抜群です。 大きな頼みごとでもなくても構いません。 小さな頼みごとでも、充分効果はあります。 落としたモノを拾ってもらう ちょっとした相談に乗ってもらう (職場なら)企画書を見てもらい、意見を聞いてみる 聞きたい音楽CDを貸してもらう オススメのお店を教えてもらう などなど、ちょっとしたお願いごとで充分なのです。 意中の相手の好感度を上げるためには、「〇〇してあげる」より「〇〇してもらう」の方が有効です。 ぜひ、試してみて下さいね。 お願い上手でモテ上手に! いかがでしたでしょうか? 「頼り過ぎると嫌われそう」と、思う方もいるかもしれません。 僕も最初はそう思っていました。 ですが、「完璧過ぎる人」もモテないような気もしませんか? 「私がいなくてもあの人は大丈夫」 「僕がいなくてもキミはやっていける」 そう思われたなら、相手は自分の存在意義を見失い、離れていってしまいます。 「ダメ男」「甘え上手な女」になれ!とは言いませんが、恋愛においては少し頼った方が良い関係を結べます。 「好きな人にはお願いごとをする!」 これ、覚えておいて下さいね。 当ブログでは恋愛に関する記事を多数ご紹介しています。 モテるためテクニックとして、こちらも参考にしてみてくださいね。 では、みなさまの人生がより良いものとなりますように。 大好評!! 『無料カウンセリング企画』の告知や 『無料心理学コンテンツ』の配布は コチラ から!!!! 👇👇👇👇👇👇👇👇👇👇👇👇👇