あなたのデスク、こんな風に書類が散らかっていませんか? Photo:Diamond 書類を制するものは デスク整理を制する 前回は 「『デスクがきれいな人』は必ずしも仕事ができるわけではない理由」 というテーマで、「デスクの状態」と「仕事の成果」から4つのタイプにわけて、その特徴と課題を解説しました。 デスク整理の負担を軽くするカギは「書類管理」にあります。企業によってはペーパーレス化が進んでいるところもありますが、一方で「まだまだ紙文化」という会社も少なくないようです。「プリントアウトしたものでないとチェックが難しい」というような仕事もあるかもしれません。 書類は油断すると、あっという間に増えてしまうもの。管理方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。一般家庭でもダイニングテーブルまわりに溜まっていく書類は、よく相談を受ける鉄板のお悩みです。 では、どのように管理するのがよいのでしょうか? 単刀直入に言って、書類管理に苦手意識のある方は、「できるだけ書類を管理しない」のがいちばんです。 キャビネットのいちばん深い引き出しを、書類の保管場所にしている方は、そこにどんな書類が入っているか、どのくらい思い出せるでしょうか?ずいぶん前にしまったきりで、もうよく覚えていない方が多いのではないかと思います。中身をあらためて見ると、どうしてこんなものを保管していたのだろう思うかもしれません。 限られたデスクスペースを有効に使うためには、そういった場所をできるだけ作らないようにしていく必要があります。 個人の書類管理のねらいとは? 片付け名人が指摘！「書類の整理」で絶対にやってはいけないこととは!? | サンキュ！. 書類管理の目的が「仕事をしやすい環境づくり」なら、ファイリングなどの管理スキルを磨くよりも、書類をデスクに留めずに送り出していく「フローづくり」のほうが何倍も効果的です。 フローづくりのカギは、「書類の"入り口"と"出口"を意識する」こと。ひと口に書類といっても、使用目的や必要なアクションはさまざまです。それらに応じて置き方、置き場所、管理方法を分けることが、継続しやすい書類管理フローの原則です。
入れてある物は「 1年度 間の保管」というふうに保管する期限が決まっているので、新しい物がきたら抜き取って入れ替えるだけ。 中身を処分する時も、流れ作業で処理できて "楽ちん" 。 クリア素材で中身が見えるところも "楽ちん" ポイント のひとつです。 どんなファイル(収納用品)をどんなルールで利用するかも「書類管理をやめるため」に決めておきます。 「カレンダーアプリ」を書類データの管理に活用 こどもが持って帰ってきた" 3週間後の遠足のお便り "や、地区回覧で回ってきた" 来月のお祭りの予定 "など。 「今すぐではないけど、必要な書類」の管理が、実は一番やっかいでした。 どんどん増えるし、忘れちゃいけないし。 家族の誰の物かわからなくなっちゃったり・・・ね。 いざという時に見つけられなくて困る物!! そして、終わった物もいつまでもそこに鎮座しがち。 書類にも賞味期限があります。終わったイベントのお知らせなど、古くなった書類は残していても何の意味もありませんよね。 なので、 見つけやすく、捨てやすいこと が大事 なんです。 私が利用しているのは「カレンダーアプリ」。( ライフベア を使っています) スマホで「おたより」の写真を撮って、カレンダーアプリに登録した "予定" のところに貼りつけるだけ。 スマホで写真を撮ったら、原本の書類は処分するので、紙類が溜まりません。 普段の買い物ついでに (イベントなどで) 「必要なものの買い出し」をしちゃいたい時にも、その場で詳細の確認できるので、サクッとお買い物。 とっても便利になりました! 重要な書類の管理は「アナログな方法」がベスト スマホも利用することで、ムダに書類は溜まらなくなりました。 それでも、「〇〇日までに提出」「〇〇日までにお支払い」というようなすぐに処理しなきゃいけない、忘れちゃいけない重要な書類に関しては、やっぱり「 見えるところに置いておく」 という アナログな方法が一番ベスト でした。 我が家の場合は、冷蔵庫の横にクリップ式のマグネットに挟んでペタリ。 ここに貼ってもいい物は 至急にやらなきゃいけないことだけに厳選 しているため、「情報が埋もれる」「忘れてしまう」「なくす」などが減りました。 (写真は、「支払い」「提出」「期限付割引券」の3つのカテゴリーで束ねています。 時系列になるようにしておくと、より忘れにくくなります ね) ホントは、すぐにその場で処理してしまえば忘れないんでしょうけどね。 でも、 すぐにできない時のための予備エリア があるだけで、少し余裕が生まれます。 その余裕を持つことも、書類整理を楽にするために大事にしています!
整理整頓の必要があるにも関わらず「あとからやろう」という心理になる人は、仕事でも同じ心理が働きます。 いつも納期ギリギリだったり、仕事の効率が悪かったり、人間関係もだらしない。毎日をいい加減に過ごしている可能性があります。 優先順がつけられないので、大切でないことに時間をかけたり、大切な事に未着手だったりします。 このような人は、言い訳を自ら作り出して責任から逃れようとする心理が働いている可能性があります。 仕事がデキる人は、「忙しい」からミスをしないように整理整頓をするし、「時間がない」から効率を上げるために片づけをします。 あなたが上司なら、いつも言い訳をする部下と、全く言い訳をしない部下、どちらに仕事をお願いしますか? スポンサードリンク スポンサードリンク 2.整理整頓ができない人から卒業する!8つのポイント ではこのような 心理 を克服する為に、具体的に何をすればいいのでしょうか? 整理整頓が苦手・できない人が、1歩でも前進するキッカケになれば幸いです。 2-1.整理整頓は「キレイにする」のが目的じゃない! 書類の整理ができない！片付けられない！プロに頼んだらスッキリ生活できるようになりました。 | いろぬのかさね（東京・自由が丘）. 整理整頓は身の回りをキレイにすることが目的ではありません。 目的に向かって整理整頓をすると、必然とキレイになるものです。 例を挙げると、 ・目的:現場作業で「ケガを絶対におこさない」 →キレイで安全に配慮した作業場のレイアウトになっていきます。 ・目的:オフィス仕事の「効率をアップさせる」 → 不要なモノを置かないデスク。 常に、「目的は何か?」を意識して整理整頓をしましょう。 ↑コレ、めっちゃ大切です! 2-2.整理整頓をするメリットを意識しましょう 整理整頓をした時のメリットには、どんな事がありますか? 整理整頓ができるとずっと恩恵をうけられるので、やった方がいいのは確かですね。 できないと、マイナス要素が生まれます。 ・効率が上がる ・ストレスが減る ・時間のロスが減る ・ミスが減る ・優先順をつけられる などなど、、 整理整頓ができている人と、できていない人では、出世に差がでる可能性だってあります。 外部からの信用はコツコツ積み重ねて得ていくもの。 小さなことに気をつけられるかどうかで、先々大きな差が出ます。 2-3.片づけを一度に頑張りすぎない事! 1日かけて整理整頓して部屋を片づけても長続きできないと意味がありません。 それだけでなく、「整理整頓は辛い事」として自分にインプットされてしまうと先々に影響がでてしまいます。 習慣にする事を最優先に考えましょう!
そのような紙を、今さら整理してファイルしようと思ってはいけません。スペースと時間と体力の無駄です。 要するに、決断を先延ばしした集積が、目の前の書類なのです。 片付かない理由は、収納という名の「決断の先延ばし」をするから この問題を解決するために必要なのは、新しい収納グッズを買うことではありません。 先延ばしした決断を一気にする、つまり怒涛のように捨てることです。 3.
「私ね、書類がすぐどっかにいっちゃうの。 これは大事だって思って、ここに置いとこうって思うのに、 いざ必要な時にどこに置いたかわからなくなるの。 どうすればいいと思う?」 という相談を、勤め先の経営者にされました。(一従業員として不安だ 意外といるんですね、書類の整理が苦手な人。 私はですね、 正直昔はため込み族でした。 大学生になったのに、小学生の時のテストとか棚に入ってましたからね! (悲惨 でも今は、 必要な書類を探すのに3分以上かかったことはありません。 片付けられない自分にイラつくことも すぐ見つけられなくて損することもありません。 あの書類どこ?と聞かれて場所がすぐ言えます。 ということで、今回は こんまりさんの本を読んだり断捨離の情報を集めまくっていた私が すべての書類の整理に困っている人に向けて シンプルで簡単に書類を整理する方法を書いていこうと思います。 まず書類の量を減らす(データ化、廃棄) 手順としては ①まず書類の量を減らす(データ化、廃棄) ②目的別に分類 ③保管場所を固定 の順でやりましょうね。 では、1つずつ見ていきましょう。 そもそもなぜ大量の書類を整理したいのか。 根本的な話ですが。 声を大にして言いたいのです。 ねぇ。紙、そんなにいるの? 紙ベースでとっておかなきゃいけない理由って今どきあるの? と、いきもは、思うのです。 取説も、 六法全書も、 車の契約書も、 全部ネット上で参照できる時代です。 つまり、保管用、参照用の資料はすべてネット上で管理すればいいじゃない。 と、思うのです。 もしネット上にないなら、スキャンしてデータ化したほうが すぐ検索できるし、よっぽど楽やないの・・・ Evernoteとか Dropboxとか OneDriveとかいう ストレージサービスがあります。 使い方もネット上にわんさかあります。 紙の存在そのものに価値があるのではなく、 そこに書かれている情報に価値があるんですよね。 この情報をデータ化すると、 検索 ができるようになるんですね。 インターネットで考えてもらえばわかると思うんですが、 ネット上にある情報ってものすごい量なんですね。 その中から必要な物を見つけるのが「検索」ですね。 データ化しなかったら?
」という不安がある 自宅サロンにお客様が来ても、隠したり慌てたりしないようになりたい 私の利き脳は、インプットも右脳・アウトプットも右脳の、右右脳タイプ。 右脳タイプは、感情豊かで感覚的な方が多い傾向があるそうです。きれいにファイリングしてラベルを貼っても元に戻せないんです(汗) だから直感的に探せる場所、 ざっくりとここを探せばあるという場所を決めておくことにしました。 吉川さんからのアドバイス 不安感をなくすためには、細かく分けすぎず大まかでOK! ただし「ここに必ずある」と自分で分かることがポイント。 一般的な分け方にとらわれず、ご自身が見てわかるキーワードでラベルをつけるのは効果的です。 吉川さんのアドバイスをもとに、私がつけたラベルです。 吉川さんの感想 「よみたい!」という気持ちを表現するこのラベルは、感情にも働きかけやすいでしょう。 脳のクセに合ったキーワードを、ご自身で考えてラベルを貼られていたことに嬉しくなりました。 このように、ライフオーガナイズは「収納の正解を教えてくれる」というより、自分で「自分の収納方法の正解を見つける」ためのサポートをしてくれるものなんですね。 私の仕事部屋 After どうですか?スッキリときれいになったでしょ! 写真にある一時置きスペース。ここが吉川さんのアドバイスにあった、直感的に探せる場所です。ざっくりとここを探せばあるという場所。 赤のクリアファイルがありますが、大事な書類(締め切り、振込期限があるもの)はココを探せばいい!ことにしました。 この赤いファイルは毎日見られるように一番見やすい場所に置いてます。でも、戻さずどこかに置きっぱなしにしてしまうので、「赤」で目立つようにしています。 大事なのは「赤」のファイルは1つにすること(笑) その後、片付け大賞にエントリーされる 後日、吉川さんから片づけ大賞に事例として出したいとオファーがありました。 片づけ大賞とは、「片づけ・整理のプロ」という職業の普及と認知度の向上を目指した式典。2015年は2回目の開催です。 吉川さんは個人部門にエントリーしたところ片づけ大賞のファイナリストとしてノミネートされ、なんと、一緒に登壇!もう、金縛りにあったように笑顔が引きつって顔が震えました。 そして 吉川さん、、片づけ大賞2015 個人部門「審査員特別賞」を受賞されました。 おめでとうございます!