→選択肢をいくつか提示し、相手が答えやすいシンプルな聞き方を実践しましょう。 新しいお仕事に就いたばかりの頃は、毎日覚えることが多く、大変だと感じることも多いでしょう。 まずは、教わったことをしっかりメモし、繰り返し復習することが大切。振り返り業務を実践していけば、着実にお仕事を覚えていけるはずですよ。 今回ご紹介した方法を参考に、自分に合ったやり方を実践してみてくださいね。 スキル系記事一覧 「シゴ・ラボ」では、その他にもお仕事で役立つ 「スキル」や「仕事術」に関する記事 を多数紹介しています。他の記事もぜひ参考にしてみてくださいね。
新人(とくに新卒)だと、軽率に「じゃ、今日の議事録とっといてね」なーんて頼まれたりする。 が、議事録は実はハードル高いミッションのうちの一つだと思う。 個人的に議事録を取るときに気をつけてることを、備忘録がてらまとめてみた。 議事録は難しい仕事だ。 5人を越える人数の会議で、しかも定例会議のようなずっと続いている会議の議事録取りは超やっかいなものと心得るべし。 ずっと続いてる過去の議事録あるから、おんなじ感じで取っといたらいいよとか言われる。 ワタシは初めてなんだよ!とは絶対言えないあの空気… 今まで議論してきた歴史があるから、何の話をしているのか、その前提が省略されがち。 ジャーゴン(独特の業界用語)も超出てくる。 前あったあの件はペンディングになったから とか どうやって議事録に取れと。何の件だよ。 上記のような理由のため、向こうの期待>>>自分が取れる議事録 となりがち。 会社によって/会議によって、議事録のニュアンス(どんな風に取るか?/取るべきか? )が結構違う。 可能なら準備して会議に臨もう。 会議に臨む前の準備ポイント 1 過去の議事録があれば、取り寄せる フォーマットなんかは悩むよりコピペした方が早し。仕事はラクをしよう 2 自分が議事録を取りやすい方法を考える つまり、自分がパソコンで打つのが早いのか、スマホで打つのが早いか、 それともノートに書いてあとでPCに起こすのがいいのかを確認する。 慣れないうちや、タイピングに自信が無い場合はノート一択でいいと思う。 頑張ってるアピールになるし、何より学生にとってはおなじみのツールで、文字だけじゃない情報を フリーフォーマットで書けるのがメリット。 注意すべきは、1で取り寄せた過去の議事録が 会話全文を記録するタイプ だったら、レコーダーを持ち込むとかが必要になってくると思う上、 発言者の名前を、新人のあなたはおそらく覚えきれていない…。 先輩にいつもはどうやって取ってるか聞いておきつつ、「もしかすると取りきれないかもしれないんです><」とエクスキューズを入れておくのも一つの手だと思われる。 3 議事録を取る環境をチェックしておく。 全員が見るPCを操作する係なのか、議事録用に個人PCを借りられるのか、スマホを持ち込んでいいか、それともノートオンリーか? 議事録を取る環境によって、攻略方法は微妙に異なる。 環境 メリット デメリット 全員が見るPC リアルタイムに議事録を取っている様子を見せれば、配慮してゆっくりしゃべったり、分からない用語を説明してくれたりする 操作で手一杯になりがち 個人PC 議事録を取ることに集中できる 個人PC≒ノートパソコンなので、タイピングのやりやすさは諦めるレベルなことが多い スマホ フリック慣れしていると会話に近いスピードで取れる。予測変換もあるし 会議中にスマホをいじいじするので印象が非常によろしくない ノート 慣れたツール。文字情報以外も書けるので、ちょっとした図を補足で足したり、自分のメモ(後で調べる、等)を書いておける スピードが遅い。端的に書きすぎてあとで読み返すとなにこれ?っとなること多々… いずれにせよ先輩に相談、という形で聞けるとベター。 そのさい、2で考えた、自分の取りやすい方法で取らせてもらえるように、交渉すると良いと思う。 議事録は奥深くて、世の中にはポイントを解説しているサイトが結構多くある。 個人的に一番参考になったのは、 Microsoft atLifeの、 議事録の達人になろう ~良い会議を開くコツとは?
~ のコーナー。全6回で読みやすいので、サラッと目を通しやすい。 議事録の果たすべき要件を考えてみると、次の 3 つが挙げられるだろう。 ・決定事項が把握できること ・決定に至るまでの経緯が把握できること ・後から証拠として確認できること (中略) 議事録は会議参加者のみならず「不参加者」にも決定事項や経緯が伝わることが求められるのである。 つまり、その場にいなかった人が読んで、 会議でどんなことが決まったのか? それが決まったのはなぜか?(どんな流れで、決定に至ったのか?)
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