本日は他のエクセルファイルを参照しているセルを探す方法をご紹介します。
人から受け取ったファイルを開くと以下のような注意が出ることがあります。
これは、別のエクセルファイルのセルを参照(外部参照)している場合に起こります。
シートを別のファイルから移動してきた時などに意図せず発生することがあります。
第三者とエクセルファイルを共有する場合、受取った側では、外部参照している部分のデータを更新することは難しくなります。
したがって、外部参照のデータはあらかじめ、ベタ打ちに直すなどして外部参照をなくした状態でファイルを第三者に送ることが好ましいのです。それではファイルを送る前に外部参照しているセルの有無を確認するにはどうしたらいいでしょうか。外部参照しているセルを探す場合には、検索機能を使います。
外部参照しているセルの数式には、参照元のブックのファイル名が入っています。
また、エクセルのファイル名には、ファイルの拡張子である*(、、. xlsmなど)が含まれます。
一方、それ以外で数式に「」を含むものはまずありません。
そこで、「」を含むセルを検索すれば、外部参照しているセルを簡単に探すことができます。
以下、外部参照しているセルを探す手順です。
①Ctrl+Fで「検索と置換」ダイアログを開く
②「オプション」をクリックし、検索場所を「ブック」に、「検索対象」を「数式」にする
③検索する文字列に「」を入力し、「すべて検索」あるいは「次を検索」をクリックする
先述しましたが、意図せず外部参照してしまっている場合があります。したがって、他のファイルからシートを移動してきたファイルを第三者と共有する際には、外部参照がないか、今一度確認した方が良いと思います。
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ポイント
検索対象とするセル範囲として、 開いている別ファイル のブックデータを指定するには、次の書式
[ ブック名] シート名! セル範囲
で指定する。ここで、「ブック名」はExcelファイル名から拡張子 xls を省いたものである。
一方、検索対象とするセル範囲として、 開いていない別ファイル のブックデータを指定するには、次の書式
絶対ファイルパス [ ブック名] シート名! セル範囲
で指定する。
絶対ファイルパスとは、コンピュータ内の厳格なファイル位置を指定しているものである。
たとえば、Windowsユーザ taro のマイドキュメント内にあるフォルダ Excelにあるブックファイル 内のシート MySheet にあるセル範囲として検索するためには、
'C:¥Documents and Settings¥taro¥My Documents¥Excel[linkdata]! Excelで別のブックのシート名を参照する方法を教えてください。 - Microsoft コミュニティ. MySheet'
というようにファイルパスを加えて記述する。
Macintoshユーザなら、
'/Macintosh HD/Users/mizutani/Documents/Excel[linkdata]! MySheet'
となる。
いずれもシートの指定までを 引用記号 ' で挟んで いることに注意。
便利な使い方 : ブックが開いていない状態でのセル範囲指定は面倒なので、まず目的のセル範囲を含んでいるブックをExcelで開いておき、正しく範囲指定すればよい。
この状態で保存しておけば、参照元を閉じたときでも、正しく絶対ファイルパス指定が自動的にされる。
利用する関数と機能
関数名 記述 意味
VLOOKUP VLOOKUP(検索値, 範囲 *, 列番号, [検索の型] *)
指定された"範囲"の 左端の列 で"検索値"を検索し、"範囲"内の対応するセルの値を返す。
*)別ブックにあるセル範囲を指定する場合には、上述のようにセル範囲を指定する。
ここで利用する表データ:参照先として ( セルを区切り文字で分割 で作成して保存したもの)、参照元として
課題
2つのExcelデータを開いておく。
roster. xlsには、学生番号、性別、姓と名からなる名簿データが与えられている。
result. xlsには、学生番号ごとの国語・英語・数学・理科・社会の5科目の結果が与えられている。
学生ごとの合計を求めるのは容易。
参照元 から名簿データが格納されている別ブック の内容を検索して、クラス、性別、氏名(姓と名を連接)フィールドを完成する。
研究
複数のユーザーが、ネットワークによって、Excelブックファイルを他のユーザーと共有し、共同してデータ操作できるようにするにはどうすればよいか。
[ツール][ブックの共有]で 共有ブック の設定を行う。
ネットワーク上の共有ブックの保存場所にアクセスでき、共有ブックの読み書き権限を持っているユーザーであれば、共有ブックに変更を加えることができる。
ブックを共有すると、変更履歴がオンになる。
変更履歴では、共有ブックに加えられた変更や、競合する変更の処理結果などの情報を確認できます。変更履歴を保存するように設定した共有ブックのコピーを複数作成し、変更後にそれらを 1 つのファイルに結合することができる。
さて今回は関数で「シート名」を参照する方法です。 そもそも、シート名を参照したいことあるの?用途は? なんて思う人もいるかもしれませんが、実はあるんですねー。
私の経験上よく使う場面としては 「同じフォーマットなんだけど大量のシートがあり、シート名で区分分けされている場合」 なんて時には、シート名さえ変えればそのシート名に合わせてセルの情報も書き変わる!
$C$4:$C$13, 商品カタログ! $A$4:$A$13)」(⑪)となっています。参照する範囲が自動的に拡張されていることがわかりますね。 セルB9には「C102」に紐づいた商品名「ファイルボックス B5 10個セット」(⑩)が表示されました これなら、「商品カタログ」のデータが増えるたびに、XLOOKUP関数の数式を変更する必要はありませんね。 テーブルに変換しておけばデータが増えても安心! 今回は、テーブルの機能とXLOOKUP関数を組み合わせて便利に活用する方法を解説しました。XLOOKUP関数で参照する範囲をテーブルにすると良い理由をわかってもらえたのではないでしょうか。このように、表をテーブルに変換すると、仕事の効率が格段に上がることが多いです。ぜひ試してみてくださいね。
8 SOSを出していい、あなたは独りぼっちじゃない
第7章 母と過ごした時間について 高岡里衣
2 私が「ヤングケアラー」だった頃
3 命の火を消さないために
4 終わりのない不安と、緊迫の日々
5 私のたからもの
あとがき 澁谷智子
【書籍情報】2020年10月、 生活書院 。編者は澁谷智子(成蹊大学教授)。定価は1, 650円+税。
バックナンバー 大不正解 歌詞
社員座談会や面接・面談で使える!逆質問で聞くべきこと★BEST5
で、自分ってなにが大事なんだっけ?と混乱した時などベテラン鬼丸さんの頭の整理法も是非! 内定を得た後には~入社企業は自分で決める~
正解は、「ホームパーティー」
さあ、皆さんはどんな「ホームパーティー」を想像しましたか? これまでと同じように、決まった答えはありません。具体的にイメージすることが大事です。たとえば、実家で親戚の集まったホームパーティーや、友人を呼んだホームパーティー、海外ドラマのホームパーティーをイメージした人もいるかもしれません。
Photo: Adobe Stock
今日は、判断力を上げる瞬読トレでした。日常では、覚えなきゃいけない単語や、忘れてはいけない情報など、イメージすることで、同じような効果があります。ぜひ、日頃から意識して、イメージすることを心がけましょう。
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