HOME > コラム一覧 > 豆知識一覧 > 封筒で案内状や重要書類を送る際のマナー「封緘」とは? 封筒で案内状や重要書類を送る際のマナー「封緘」とは? 事業を営むうえでは、たとえ個人単位であっても公的文書を送る機会は増えるものです。公的文書を送る際には、文書を封筒に同封して送付するのが基本ですが、実は「封の仕方」にもマナーがあることをご存知でしょうか? ビジネスパートナーからの信頼を少しでも獲得するためには、そのような基本的なビジネスマナーからきちんと押さえておくことも重要です。今回は、公的文書を取引先や個人に送る際にぜひ参考にしていただきたい、「封緘(ふうかん)」の基本について紹介します。 文書送付の際の常識「封緘」の意味とは?
テンプレを利用して文面を用意する 新社長が就任することが確定したら、 諸手続きと並行して挨拶状を用意する ことになります。まず、文面を用意するところから始めます。 何を書くかは、テンプレを利用すると便利です。一般的に挨拶状は、社長交代によるものであっても特別な文言を記載することはありません。 また、印刷業者を使う場合は、基本的にテンプレートが用意されており、それを選ぶことがほとんどです。 文例テンプレート 株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇様 拝啓 ▲▲の候(※1)、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、〇〇月〇〇日の株主総会にて、代表取締役社長の●●●●(※2)が〇〇役となり、 私儀■■■■(※3)が代表取締役社長に就任いたしました。ここに謹んでご報告を申し上げます。 微力ながら誠心誠意、業務に邁進する所存でございます。 なにとぞ前社長同様のご指導ならびにご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 略儀ながら書中をもってご挨拶とさせていただきます。 謹言 平成〇〇年〇〇月 〇〇〇〇株式会社 代表取締役社長 ■■■■(※3) ※1:『▲▲の候』には、時期に合わせた時候の挨拶を入れます。 ※2:『●●●●』には、前社長の名前を入れます。 ※3:『■■■■』には、新社長の名前を入れます。 2. 送付先をリストアップ 取引先やお世話になった相手など、会社や新社長と関係のある相手先をすべてリストアップします。 3. 印刷業者に依頼する 送付先が決まったら、業者に挨拶状の印刷を手配します。コストを考えると、1ヶ所だけに見積もりを依頼するよりも、複数の業者に見積もりを依頼した方が相場もわかります。 4.
しかし、世の中には気持ちの受け取り方が鈍い方、贈る行為そのものが好きな方もいらっしゃるので、思うようにやめてくれない場合もあると思います。 その後数回は、お断りの手紙を送りつつ様子をみてもいいのですが、それでもやめてもらえない場合は、やりたくはありませんが 「受け取り拒否」 という手段もあります。 ヤマト急便や佐川急便など宅配便では、受け取り拒否することも可能ではありますが、 絶縁覚悟の強硬手段 になりますね。 まとめ お中元やお歳暮は、そもそもお礼と感謝を込めて贈るものですから、儀礼的や惰性など「虚礼」でのやり取りでは意味がなさない形式的なものでしかなくなってしまいます。 これまで毎年贈っていたからとはいえ、疎遠になっている方などは尚更、やめることは失礼なことではありません。 急にやめると気まずくなるのでは?と心配になる方も多いでしょう。 お中元やお歳暮をやめる方法として、段階的に量やグレードを少しづつ減らすことで、やめ時の兆しをお相手にも感じていただくことをおすすめしました。 大切なことは気持ちを伝えること。 これまで同様のお付き合いを続けたいのであれば、品物ではなく季節ごとの挨拶状などに代えるなど、感謝の気持ちを持っていれば形は変われどお相手には十分伝わると思います。 スポンサーリンク
金額は?書き方は? 挨拶状の入れ方 向き. 葬儀における香典のマナー・袋の包み方 香典返しの書き方送り方【挨拶状/のし/表書きですぐに使える文例付き】 キリスト教葬儀の香典は一般的なものと違う?お葬式の参列マナー 葬儀で香典辞退を伝える際のマナー・注意点 香典返しの相場はいくら?オススメの品物、カタログギフト一覧 満中陰志とは?送る時期や品物選び、金額の相場 弔問とは?弔問の意味や服装、香典など弔問客のマナー お葬式に参列できなかった!後日の弔問マナーは? 服装や香典は? 弔問の服装は訪問のタイミングで違う!香典やお供え物のマナー よりそうは、 お葬式やお坊さんのお手配、仏壇・仏具の販売など 、お客さまの理想の旅立ちをサポートする会社です。 運営会社についてはこちら ※提供情報の真実性などについては、ご自身の責任において事前に確認して利用してください。特に宗教や地域ごとの習慣によって考え方や対応方法が異なることがございます。 お葬式の準備がまだの方 はじめてのお葬式に 役立つ資料 プレゼント! 費用と流れ 葬儀場情報 喪主の役割 記事カテゴリ お葬式 法事・法要 仏壇・仏具 宗教・宗派 お墓・散骨 相続 用語集 コラム
注意点2:用紙の向きに気をつけて封筒に入れる 退職届や退職願を封筒に入れる時は、用紙の向きにも注意しましょう! 具体的には、 「用紙の右上の裏面が封筒の裏面の右上」 と揃うようにして入れます。 佐々木 次の画像のように、退職届や退職願を封筒に入れるのがベストです! 佐々木 こういった形で用紙を入れるべき理由は、封筒を開ける上司が、 退職届や退職願の冒頭部分を一番最初に見れるよう配慮するためです! 注意点3:封筒にのり付けはしない 退職届や退職願を入れる封筒には、 のり付けは不要です。 理由としては、 封をしないで渡した方が、受け取った上司が素早く中身を確認できる ためです。 しかし、封筒に元々のりやシールが付いている場合もあるでしょう。 その場合でも、のりやシールは付けず、少しでも見栄えをよくするために、 次のように ボールペンか万年筆で「〆マーク」をつける ことをおすすめします! 佐々木 ビジネスにおいては、封をした封筒に〆マークを記入するのはマナーとなっていますよ! 案内状の封筒への入れ方 | 調整さん. 佐々木 以上が、退職届や退職願の折り方や封筒への入れ方の注意点です! 折り方や入れ方の注意点 退職届や退職願は3つ折りが無難 用紙の向きに気をつけて封筒に入れる 封筒にのり付けはしない ゆり これらの注意点を意識して、退職届を折ったり、封筒に入れるようにすれば良いんですね! 佐々木 はい! ビジネスマナーはもちろん、 書類を渡す上司が少しでも読みやすいように工夫を凝らすようにしましょう! 次の章では、郵送で退職届や退職願を送る場合のポイントをお伝えします! 郵送で退職届・退職願を送る場合のポイント 佐々木 それでは、郵送で退職届や退職願を送る場合のポイントをお伝えします! 基本的には手渡しするのが良いですが、やむを得ない場合は次のポイントを気をつけて郵送しましょう。 郵送する場合のポイント 郵送する時の封筒はやや大きめが良い 封筒は白地で郵便番号欄があるものを選ぶ 郵送用封筒への記載マナーも知っておく それぞれのポイントについてお伝えします! ポイント1:郵送する時の封筒はやや大きめが良い 郵送する場合、退職届や退職願を入れる封筒以外に、 郵送用の封筒を用意する必要があります。 封筒のサイズとしては、次のものが適しています。 郵送する封筒のサイズ 退職届・退職願を長形4号封筒に入れる場合→長形3号を用意 退職届・退職願を長形3号封筒に入れる場合→角形5号を用意 佐々木 退職届や退職願よりも、 やや大きめの封筒を用意するようにしましょう!
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