意見がまとまらない可能性もある 参加者が自由に発言できるのがオフサイトミーティングの魅力ですが、 進行役や時間制限を設けないと意見がまとまらない 可能性があります。 特に参加者同士で意見が対立してしまった時や話が脱線してしまった時には、うまく進行ができないと時間だけが過ぎてしまうでしょう。 ある程度のルールがあればスムーズに話し合いを進められるので、事前に決めておくのをおすすめします。 デメリット3. 参加者全員の業務調整が必要 オフサイトミーティングは社内のミーティングとは異なり、移動時間なども含めて長い時間がかかります。 特に 多くの参加者を募る場合は全員の業務調整が必要となり、より綿密な日程を組まなければなりません 。 さらにできるだけ早く開催することを社員に案内しなければ、アポや締め切りが重なってしまう可能性もあります。 社員が業務調整しやすいように、 開催予定日は直前ではない候補日を複数設けておく といいでしょう。 オフサイトミーティングの効率的な進め方 オフサイトミーティングを効率的に進めるために、押さえておきたいポイントを 「事前準備」「当日」「開催後」 に分けてご紹介します。 1. オフサイトミーティングとは？開催場所や導入する流れを教えて - AP貸し会議室. 事前準備のポイント オフサイトミーティングの事前準備で必要なポイントをまとめると以下のようになります。 ミーティングの目的(テーマ)の明確化 参加者の選定 予算の算出 会場の予約 開催日の決定 進行スケジュール・参加者の役割決定 多くの参加者が長時間ミーティングを行うため、オフサイトミーティングを成功させるためには入念な事前準備が必要です。 特にミーティングの目的の明確化ができていれば、参加者や進行スケジュールも決めやすくなる でしょう。また、会場費や機材の持ち込み、もしくはレンタルの必要性によって予算が異なります。 まずは開催する目的を明確化させ、そこから細かい部分を決めていくと比較的スムーズに準備が進められるでしょう。 2. オフサイトミーティング当日のポイント 効率的にオフサイトミーティングを行うには、 当日の進行役が鍵 となります。オフサイトミーティング当日に意識したいポイントは以下の通りです。 進行役は結論を急かさない 時間制限などメリハリをつける 議論に参加しやすい環境・雰囲気作り オフサイトミーティング当日は参加者が積極的に発言できるよう、進行役は話題を広げることを意識してみましょう。 さまざまな意見交換が行われるオフサイトミーティングの進行役は、結論を急かさずどんな意見にもポジティブな発言が求められます。 発言しにくそうな参加者には質問を投げかけてみるのも、活発な意見交換を促すきっかけになる でしょう。 また、盛り上がっている最中に仕事連絡やトラブル対応で話し合いが中断されないよう、事前に関係各所に働きかけておくのも必要です。 3.
みなさんは「オフサイトミーティング」を開催したことがありますか?オフサイトミーティングとは、会社の外で行う会議のこと。創造性を発揮して企業の課題を解決する協業の手段として近年注目されて定着しつつあります。スペースマーケットでもオフサイトミーティングを頻繁に開催しており、オフサイトミーティングとともに成長してきたといっても過言ではありません。 しかし、なんとなく進めてしまうだけだと上手くいかないこともあります。そこで今回は、数多くのオフサイトミーティングで培った経験をもとに、オフサイトミーティングの目的や効果、充実したオフサイトミーティングを実施するための議題やテーマの決め方、会場の選び方、成功事例をご紹介します。 ▼目次 1. そもそもオフサイトミーティングとは? 2. オフサイトミーティングを行う理由とメリット・デメリット 3. オフサイトミーティング成功術〜事前準備編〜 4. オフサイトミーティング成功術〜当日のファシリテーションとルール編〜 5. オフサイトミーティング成功術〜フィードバックとフォロー編〜 6. オフサイトミーティングの成功事例 7. まとめ 1. オフサイトミーティングとは｜メリットや事例から学ぶ成功の秘訣 - 起業ログ. そもそもオフサイトミーティングの意味とは? オフサイト(off-site)とは、英語で「現場を離れて」という意味です。オフサイトミーティングとは、その名の通りあえて職場から離れた場所で実施する会議のことを言います。企業の重要な意思決定やクリエイティブなアイデア出しを行うために、よりフラットでオープンな雰囲気を作り出し、活性化した議論を促します。 オフサイトミーティングでは、普段の会議室とは違ったリラックスできる場所で、緊張感をほぐしながら真面目な話をします。普段は緊張でなかなか会議で発言できない人でも、開かれた雰囲気により積極性を引き出すことで発言しやすくなる効果もあります。「気張らず率直に真面目な話をする場」とも言えるでしょう。 1-1.
楽天アドロール「目的:チームビルディング」 画像出典元: 2020年の幕開け、Q1オフサイトミーティングを開催しました! 楽天アドロールではクオーター毎に、オフサイトミーティングが行われています。 2020年のQ1には、 チームビルディングを目的 とした1泊旅行が開催されました。 前半はカーリング場でチーム戦を行い、後半はミッションステートメントを作成するブレーンストーミングが行われたそうです。 楽天アドロールの事例のポイントは、 事前に自分が自社で達成したいことをテーマに個人目標を発表する機会が設けられていた ことです。 メンバーの熱意や思いに共感できれば、チーム全体の結束力の強化が期待できます。特に自分と目標が似ている人が見つかれば、積極的にコミュニケーションが取れるかもしれません。 事例2.
アンケートとフィードバック まず、オフサイトミーティングの 開催後すぐにアンケートを参加者全員に送る ようにしましょう。次回に活かすためにアンケートは必ず取っておくと良いです。話し合いの進め方や会場やケータリングの満足度、参加してみた感想を聞いておくと次回に向けた課題が見えてきます。 また、参加者の中にチームリーダーやマネージャーがいた場合は、自分のファシリテーションがどうだったかを フィードバックしてもらうと良い でしょう。司会進行時の言葉遣いや気配りについては自分ではなかなか課題に気づけないことがおおいので、より良いファシリテーターになるためにも他者目線でのフィードバックは有効です。 5-2. フォローとアクションプランの作成 オフサイトミーティング後で一番ありがちな課題が「やって終わり」になってしまうこと。せっかく長時間を使って話し合ったことも、実行に移されなければ絵に描いた餅で何の意味もありません。 まずオフサイトミーティングで話し合って決めたことは必ず文書に落とし込んで参加者全員に共有しましょう。また、決めたことを実際に行動に移すための アクションプランを作成 しましょう。アクションプランを作成できたら、改めて共有の場を設け、認識合わせをしておくとその後の計画もスムーズに進みやすいです。 それでは最後に、実際にオフサイトミーティングを実施している企業の成功事例をいくつかご紹介します。 6-1. オフサイトミーティングとは？メリットやデメリット、成功させるための準備まで徹底解説！ | 五番地 / work hub. KAIZEN PLATFORMの目標設定会 まずはサイト改善のソリューションを提供する KAIZEN PLATFORMの社内目標設定会議 の事例です。 この会議の目的は 「社内目標の再設定」 でした。最終ゴールは「会社の目標から個人の目標に落とし込むこと」と設定されてました。 個人目標を決めてもらうために参加メンバーのモチベーションやテンションの上がる場所で開催したいとの思いから、古民家を会場として選んだそうです。参加者のみなさんも雰囲気をすごく喜んでくれて、 非日常の中で開かれた雰囲気の中できた 良い合宿だったと高評価でした。 6-2. スペースマーケットのカスタマージャーニー作成会 次はスペースマーケットが自社で開催したカスタマージャーニーを作成するオフサイトミーティングの事例です。 目的は「現状の課題を把握して新しい施策のアイデアを考える」ことでした。最終ゴールは、「カスタマージャーニーを作成しそのフェーズ毎に施策案を出せている状態」としました。 当日は模造紙に付箋をはりつける形でアイデアを出していき、最終的にはスプレッドシートでまとめて他のメンバーにも共有できるようにしました。 スペースマーケットで実施したその他の事例も含めて こちらの記事で詳細をご紹介 しています。 オフサイトミーティングを実施すると、普段はでないようなアイデアを生み出すのに役立つだけでなく、チームワークを強化したり社員のモチベーションを向上させたりといった組織活性化の観点でのメリットもあります。 実際にオフサイトミーティングを実施する際は、ぜひこの記事を読んでチェックリストがわりに使っていただければと思います。 スペースマーケットでは、今回ご紹介したスペース以外にもオフサイトミーティングにぴったりなスペースが多数掲載されています。 みなさんもレンタルスペースを借りて、クリエイティブなオフサイトミーティングを開催してみませんか?
オフサイトミーティングの成功術〜事前準備編〜 オフサイトミーティングは通常の打ち合わせよりもコストがかかる分、成功させるためには通常の会議よりもしっかりと準備する必要があります。ここからは、オフサイトミーティングを成功させるためのコツやポイントをご紹介します。 3-1. 目的とゴールを明確化する まずはじめに、オフサイトミーティングを 開催する目的を明確化し、その目的に応じたゴールを設定 しましょう。ゴールはなるべく1つに絞った方が良いでしょう。あれもこれもになってしまうと集中力が途絶えてしまいますし、論点が増えてしまい時間が足りなくなる可能性が高いです。 目的やゴールの例としては、 目的:プロジェクトの大きな方向性を決める ゴール:プロジェクトを進める上での大方針とそれに向けた実施計画が決まっている状態 目的:新しいサービスのコンセプトを決める ゴール:新サービスのキャッチコピーが決まっている状態 などがあります。 目的とゴールを明確に設定していないと、「なんとなく良さげな集まってなんとなく楽しく話し合いができた」という状況に陥りやすいので、最初にしっかりと決めておきましょう。 3-2. 開催の承認を得て予算を獲得する オフサイトミーティングにはコストがかかるため、 会社からの承認は必須 です。プロジェクトやチームの予算で簡単に開催できる場合は良いですが、特別に予算を獲得する必要がある場合は、しっかりと目的を明確にして説得できるようにする必要があります。 オフサイトミーティングにかかる予算の目安は 会場代:飲食代:交通費や備品など雑費=7:2:1 くらいで考えておくと良いと思います。 3-3. 参加者と開催日時、役割分担を決める 参加者は目的を達成するための 必要最低限の人数 にしましょう。あまり多すぎると、どうしても発言者に偏りがでてしまいフラットな意見が出づらくなてしまいます。できれば10人以下で開催するのが賢明です。できるだけ途中参加がないように全員が全時間に参加できる日程を選びましょう。 時間は、目的に応じて必要なだけ設定する必要があります。半日や丸1日などまとまった時間をおさえる必要があるので、なるべく早めに調整しましょう。 当日の役割として重要なのがファシリテーター(進行役)です。ファシリテーターを自分以外の誰かに任せる場合は、必ず事前に打ち合わせをして認識合わせをしておきましょう。 開催日時と参加者が決まったら、必ずカレンダーや予定をブロックしていることを確認しましょう。 3-4.
現在、スペースマーケットではオフサイトミーティングや研修などビジネス目的でスペースを利用する方限定のキャンペーンを実施中です。 新しい期に入り、会議や研修の機会も多くなる季節。 クリエイティブなアイデアを出したい、生産性の高い会議がしたい、新チームの結束を固めたい… そんな時は、会社を飛び出して社外で開催してみませんか? 参考 仕事の生産性とワークスタイル
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