戦略・事業 提案書, 社内提案, 稟議書 2019. 02. 15 ◆実はよくある課題・・・稟議書が通らない! ある程度の会社規模になると、物品購入であったり、施策実施の為の予算外の費用計上であったり、 人材の採用などイレギュラーな行動を実施する際に、稟議書(起案書、決裁書)を通す必要が出てきます。 決裁権限者の承認を得る為に稟議書を制作し、回覧に回すのだが、差し戻された経験はないでしょうか? キチンと書いた稟議書も、事前の準備や書き方で通らない事は多々あります。 そのせいで、事業推進やマーケティング施策の実施が遅れたり、ひどいときには実施ができないことも・・・ そんな辛いケースを避けるため、事前の準備を含め、Tipsを纏めてみました。 使いこなせるとマーケティング関連にかかわらず、業務遂行スピードが格段にUPします!
基本事項をわかりやすく書く これは稟議書に限りませんが、わかりやすく書くのはビジネス上で書類を作成する上での鉄則となります。 稟議書に必要な基本的な事項は、以下の点 。 申請事項: 物品購入など、最初に目的を記します。 申請事由: 申請事項がなぜ必要なのか理由を記します。 費用: 案件にいくらかかるのか記します。 (費用対)効果: 申請事項の効果を記します。 リスク: 取引など外部が絡む案件ではリスクも記します。 単に、これが欲しい、どこに出張に行きたい──それだけでは、上司が許可することはありません。 なぜ必要なのか、そして、それがどういった効果をもたらすのか 、これらは説得力を持たせる重要なファクターになります。 特に、 「これだけお金をかければ、将来、どれだけの利益が出る」 という費用対効果を擬態的に示せば、一段と説得力が増すでしょう。 以上は、ダラダラと書かず簡潔に記すのも大事なポイントです。 2. 内容について具体的に書く あやふやな内容で、稟議書が通ることはまずありません。内容を具体的に記すことで、より説得力を持たせるようにします。 これは、言葉ではなく、ケースで示してみましょう。 あなたの職場で新型のコピー機を導入することになりました。この場合、理由は効率性のアップとなります。 しかし、申請理由のところに、たとえば… 「従来のコピー機は老朽化し、効率化を図るために新型機を導入したい」 と記すと、「なんだ、どれくらい能率アップするかわからないし、今の機械が使えるなら、換えないでもいいのではないか」となりかねません。 これを、 「老朽化のため新型コピー機を導入したい。新型機は○○機能で資料作成のバリエーションが増える上、1分あたりの処理枚数が○枚多くなることで、1日あたりの処理能力が従来機比○%アップが見込める」 と具体的に踏み込みます。 企業は予算を投じる際、常に費用対効果が求めます。その根拠となる数値等を示せば、新型コピー機の導入にぐっと近付くはずです。 大切なのは「手段」を説明することではなく「提案」すること 決裁する人は、稟議書の内容が会社にどれだけ恩恵を与えることをチェックしているのを忘れてはなりません。その意味で根拠となる数字を示すことは必須となります。 3. 正確に書く 具体的に書くと同時に重要になるのは正確かどうか、という点も然り。 盛るのは論外。 かといって 、 過少申告する必要もありません。 重要なのは金額 です。理由がしっかりしていても、金額があやふやでは判断のしようがありません。費用対効果もはっきりしなくなります。 金額を明確に示す方法のひとつとして、 物品購入などのケースでは、製品カタログや、見積書を添付 してみるといいでしょう。より正確性が担保できます。 複数のカタログ、見積書があれば、たとえば、安価なA社の製品の購入を申請する場合、単に安価という表現よりも、B社、C社に比べて価格が安いことが一目瞭然になるため、決裁者も判断しやすくなります。 【稟議書】絶対通すコツは?
多くの企業では、支出をともなう物品購入やサービス導入、採用活動などの意思決定の際に稟議を行います。 しかし、 「稟議書に必要な項目や書き方が分からない」 「作成した稟議書がなかなか承認されない」 など、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。 そこで今回は、 稟議の基礎知識や稟議書フォーマットのサンプル、基本の書き方まで分かりやすくご紹介 します。 稟議の基礎知識 まずは、稟議の基礎知識を確認しておきましょう。 稟議とは?
稟議書は上長に直接説明する手間をはぶける反面、稟議内容に変更が生じた場合は、再稟議や内容修正の稟議を起こさなければなりません。 例えば採用の稟議で決済を得ていても、稟議の入社日予定日が変更になれば「入社日変更」の稟議書を作成しなければならないのです。 物品購入でも100万円で決済を得ていたものを120万円でしか購入できないとなれば、購入金額変更の稟議書を作成します。条件付き稟議で初めから120万以下の金額であれば「可」となっていれば稟議の必要はありません。 一度決済された稟議は訂正印で訂正するように簡単には内容変更できませんので、作成するときに注意して、できる限り具体的に内容を詰めておくとよいでしょう。 まとめ 会社組織で稟議書はかかせないものです。 入社して日の浅い新入社員が作成することは多くありませんが、ある程度のポジションになると稟議書を作成するようになります。営業や人事関係の業務では日常的に稟議を切っているのではないでしょうか。 稟議がスムーズに通るか否かは仕事のスピードに影響しますので、差戻しや棄却のないようにポイントを押さえて作成するように心がけましょう。
過去に作成した稟議書を簡単に検索できる ワークフローシステムは、稟議書をはじめとする帳票類をカテゴリ、キーワード、作成者、作成日時といった条件で検索できる機能を搭載しています。そのため、過去に作成した稟議書を簡単に検索することができます。 ・4. ガバナンス遵守を徹底できる ワークフローツールは、あらかじめ承認ルートを設定し、そのルートにしたがってオンライン上で稟議書を持ち回ることが可能です。そのため、正規のルートから外れた承認を防止してガバナンス遵守を徹底することができます。 ■稟議書を電子化するなら「コラボフロー」 この記事では、稟議書の定義や種類、書き方のポイント、電子化によって得られるメリットを解説してきました。 そして、稟議書の電子化とそれに伴う業務効率化を実現できるワークフローツールとしてコラボスタイルでは「コラボフロー」をご用意しています。 コラボフローは、運用開始にあたって難しいプログラミングや専用ソフトは一切不要で、フロー定義もパズル感覚で簡単に行うことができます。30日間無料のトライアルもご用意しておりますので、ペーパーレス化など、社内文書にまつわる課題を感じている企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。 また、コラボスタイルでは、稟議書作成のための出社や、承認のための「ハンコ出社」でお悩みの企業の方に向けて、お役立ち資料として「脱"ハンコ出社"を果たすために導入すべき5つのITツール」をご用意いたしました。こちらもぜひダウンロードしてご活用ください。
目的 目的を記述する際に、まず、現状と問題点を理解される必要があります。 ただ、ダラダラと説明を書くより、数字を用いて、簡潔に書くようにしましょう。 事前に決裁権決裁権者との事前の調整の際に用いたKPIツリーを頭に描きながら、文章に纏めましょう。 2. 内容 その目的に対して、達成する為に必要な施策の内容を記述するのですが、その施策が目的にどの様に影響するのかを明確にする必要があります。 KPIツリーなどで描いた図解のどこに影響を与え、目的が達成されるのか、ロジカルに説明しましょう。 数字に落とし込んで、他社事例があれば、再現性があるのかを含めて記述しましょう。 また、新規施策の場合、「えいっ!やあっ!」で書かずに、キチンと成果までをロジカルに記述しましょう。 もちろん、施策を実施するにあたり、法的な部分なども確認済みであることも重要です。 3. 費用 施策を実施するに必要な費用を明確にします。 また、社内の他部署や、協力企業の支払い費用も整理しましょう。 4. 成果 成果は風呂敷を広げ、大きく書きがちになりますが、ここで冷静に考えて、松竹梅で頭の中に出して、竹を記述するのがベターでしょう。 5.
04m² 2013年1月(築8年7ヶ月) シンシア蒲田ステーションプラザ 5階 1K 2, 030万円 大田区蒲田1丁目 京急本線 「京急蒲田」駅 徒歩1分 13階建 / 5階 23. 10m² 2002年4月(築19年4ヶ月) スカイコート蒲田ガーデン 9階 1K 2, 080万円 2013年11月(築7年9ヶ月) 大田区 蒲田2丁目 (京急蒲田駅 ) 11階 1K 大田区蒲田2丁目 13階建 / 11階 20. 55m² 2012年3月(築9年5ヶ月) グランドコンシェルジュ蒲田イースト 1階 ワンルーム 2, 100万円 大田区西糀谷1丁目 8階建 / 1階 26. 35m² 2007年9月(築13年11ヶ月) 第2大森南ダイヤモンドマンション 2階 1LDK 2, 180万円 大田区大森南5丁目 京急本線 「京急蒲田」駅バス19分 森ヶ崎十字路 停歩1分 5階建 / 2階 40. JR東日本：駅構内図（蒲田駅）. 00m² 1982年8月(築39年) ステージグランデ蒲田アジールコート 2階 1K 2, 190万円 大田区南蒲田1丁目 京急本線 「京急蒲田」駅 徒歩7分 10階建 / 2階 25. 70m² グランドコンシェルジュ蒲田 10階 1K 2, 200万円 京急本線 「京急蒲田」駅 徒歩4分 15階建 / 10階 22. 71m² 2013年6月(築8年2ヶ月) ライオンズマンション蒲田 2階 2DK 2, 250万円 京急空港線 「京急蒲田」駅 徒歩2分 7階建 / 2階 38. 10m² 1979年6月(築42年2ヶ月) 京急本線 「京急蒲田」駅 徒歩2分 スカイコート蒲田EAST 2階 1K 2, 280万円 大田区東蒲田2丁目 22. 26m² 2009年10月(築11年10ヶ月) ルーブル蒲田弐番館 5階 1K 2, 300万円 大田区西蒲田8丁目 2003年3月(築18年5ヶ月) エンゼルハイム大鳥居第5 2階 ワンルーム 2, 350万円 京急本線 「京急蒲田」駅 徒歩20分 4階建 / 2階 ステージグランデ蒲田アジールコート 9階 1K 2, 380万円 10階建 / 9階 25. 33m² クリオ湘南田浦壱番館 6階 3LDK 2, 480万円 横須賀市船越町6丁目 9階建 / 6階 3LDK 84. 08m² 2000年7月(築21年1ヶ月) ベルハイム大森 403 2DK 2, 490万円 大田区大森西3丁目 京急空港線 「京急蒲田」駅 徒歩23分 9階建 / 4階 47.
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