フリーランスなど個人事業主にとって領収書は命。 でも確定申告の時に領収書がない場合や紛失してしまった時はどうすればいいの? 打ち合わせの割勘や差し入れ、 香典やお祝いの処理の仕方、 うっかりなくしてしまった領収書の対処法を具体的にお伝えします。 スポンサードリンク 確定申告の領収書やレシートがない!経費の内容は? 領収書 は個人事業主にとって必要経費を証明する大切な書類。 フリーランスなどの個人事業主は事業に関係する出費なら、経費として処理することができます。 ですが、経費として処理するために必要となるのが、その出費を証明する証拠です。 一般的に領収書と呼ばれるものがこれにあたります。 レシートと呼ばれる会計明細がプリントされたものも同様です。 1円でも税金を安く抑えるには経費をどれだけ積めるかが肝心。 なので、経費を認めてもらうための支払い証拠となる領収書は、申告者の命綱ともいえますね。 領収書やレシートの役割とは 領収書は、wikipediaによると、 「代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類」 です。 つまり、 金銭の支払いの証拠 ですね。 金銭の支払いの証拠ということは、WEB上の取引画面やメールで受け取ったもの、レシートも領収書として認められます 。 この領収書を、必要経費でお金を使ったことの証拠として、保管しておくことが一般的です。 申告の際、領収書等の提出義務はないけれど、 7年間の保管 が義務付けられているので注意してくださいね。 領収書がなくても経費になる? 白色申告の経費とは？経費にできるもの・できないもの【経費の範囲】. 実際のところ、経費にするための要件としては領収書が必ず必要なわけではありません。 領収書がなくても帳簿(現金出納帳や立替経費精算書)に記載するだけで経費にすることはできるんです。 「税務調査が来たらどうするの?」 と思われるかもしれませんが、 所得税法上・法人税法上、領収書が無いと経費にできないっていう規則はありません。 事業者が自らの意思で記帳した帳簿を税務署が否認するには領収書が無いってことだけでは難しいのです。 ただし、支払証明書などを作成し、領収書はないけれどきちんと支払いしたんだよってことを裏付けられるようにしておいた方が無難。 要は、税務調査などが来た場合に、調査官にしっかりと説明ができ、納得させられれば認められるということです。 どちらにしても、 税務調査が入った時に、金銭の支払い証拠である領収書がなくて税務署から疑われてしまうより、保存・保管しておくのがベスト なんですね。 確定申告で領収書もレシートもない場合は?
領収書は金銭の支払いの証拠となるものです。 ■ 領収書に記載されているべき項目 (1)領収書の作成者の名称 (2)取引をした年月日 (3)取引をした内容 (4)取引をした金額 原則、全ての必要経費をこういった形式の領収書で保管しておくことが正しいことはわかっていても、忙しい実務の中で、すべて完璧に備えておける人の方が少ないのでは。 経費を証明するには、レシートや領収書などの書類が必要なことはわかっているけど、 領収書の発行が難しい場合 もあります。 電車やバス、割勘にした打ち合わせ代など、領収書が受け取れない場合って日常的にありますよね。 ■ 領収書が受け取れないケース 電車やバスの運賃 取引先へ差し入れた自動販売機の缶ジュース代 割り勘にした打ち合わせの喫茶代 仕事関係のご祝儀、結婚祝い金、香典など こういった場合は出金伝票を使います。 出金伝票とは? 出金伝票 とは、あなた(事業を行っている者)が現金を支払った際に起こす書類のひとつです。 書式に規定はないので、単なるメモの一種ともいえます。 出金伝票が領収書の代わりになるわけではありませんが、経費の支払いについて詳細を記入し、形で残しておくことができます。 出金伝票は市販のものを使うのが一般的。 文房具店や100円ショップに売っています。 出金伝票は、会計処理をしたあとも、ほかの税務書類と一緒に資料として保存する必要があります。 出金伝票を起こす時のポイント2つ ■ 1. 領収書がないと必ず経費否認されるのか。｜｜梁瀬会計事務所｜名古屋市東区の会計・税理士事務所. 証拠になるものと一緒に保存する 経費として使った、という 証拠 に近いもの(パッケージの切り抜き・商品の写真)を添付するのがベストです。 たとえば、案内状やビジネス・セミナーの入場チケット。 パーティーの案内状も、それだけでは証拠書類になりにくいですが、出金伝票と一緒に保存すれば、有効な証拠書類になるので活用してくださいね。 ■ 2. 消費税込みの数字(値段)で書く 出金伝票を書く時にありがちなのが、「5000」とか「10000」などのキリの良い数字にしてしまうこと。 会費や冠婚葬祭などでは頷けますが、こういったキリの良い数字は税務署にあやしまれやすい数字ですので、なるべく 消費税込みの値段 で書きます。 出金伝票は領収書なしでの経費精算になるわけですから、税務署がチェックしても問題のない内容を備えていることが大切になります。 確定申告の領収書やレシートを紛失した時は 「 領収書をなくした!
自営業やフリーランスで、初めて確定申告する時や事業を拡大した時など経費で落とせるものはどれか?など疑問に思う事も有ると思いますが、気張らずにやってみて頂ければと思います。
本来はクレジットカードでも領収書が必要なのですが、クレジットカードの利用明細でも支払いの事実が確認できれば経費を認めてくれます。 カード会社によって再発行できる期間や時間が違いますが、明細がない場合はすぐに再発行の依頼をしましょう! 白色申告で経費にできる内容や上限と青色申告との経費の違い - はじめての開業ガイド. 車の修理代などは修理工場で明細を再発行してもらえることもあります。 相手側にお願いできるものはなるべく再発行するようにしてもらった方がいいです。 通帳も再発行する 通帳を紛失している場合は明細の再発行を依頼しましょう。 銀行の窓口に行けば対応してくれます。 銀行によっては手数料がかかったり、後日に郵送となることもあります。 通帳から引き落としが確認できれば経費として認めてもらえることもあります。 何も資料がなくても書き出す 何も明細がなかったとしても、 実際にかかる経費を書き出して みましょう! 過去に書き出しただけでも認めてくれたケースもあります。 例えば、 ・ガソリン代 月3万円 ・高速代 月2万円 ・工具代 月3万円 ・材料代 月5万円 ・電話代 月1万円 などのように 実際に仕事で使っている経費についてどれくらいかかるのかを書き出しておきましょう。 本当に何も資料がない場合でも書き出すことだけは絶対にやった方がいいです! 参考→ 領収書がなくても経費にする方法。レシートを紛失しても経費にできる場合がある! 直前の領収書などを用意する もし本当に何も用意ができない場合はせめて直近の領収書やレシートだけでも用意しましょう。 税務調査は過去の申告内容を確認されますが、過去の資料が残っていない場合は先月や先々月のだけでも領収書を用意します。 2021年に税務調査が入った場合は2020年、2019年、2018年など過去の申告を調査します。 当然ながらその期間の領収書が必要です。 この期間の領収書が用意できない場合は2021年の領収書だけでも提示すべきです。 税務調査が2021年10月に入ったら2021年の9月や8月の領収書、レシートを提示するのです。 そうすることで1ヶ月でど のような経費がどれくらいかかるのかをある程度把握できます。 それを元に1年間でどれくらい経費がかかるのかを想定するのです。 税務署は何かしらの根拠があったほうが認めれくれやすいです。 過去の資料が何も用意できない場合は税務調査の日の先月、先々月などの領収書レシートだけでも用意しましょう。 著しく不利になるケースもある 上記のような書類が何も残っていない場合は著しく不利になるケースもあります。 実際にかかる経費より少ない金額しか認めてくれない 消費税の経費がまったく認められない!
宮原 領収書やレシートがあるに越したことはないのですが、それらがもらえない場合には、支払った事実が証明できれば経費として計上してOKです。 たとえば自動販売機などでは電子マネーを利用しますよね? 最も簡単な方法としては、 経費にしか使わないICカードを用意して、チャージ金額を経費にする という手段があります。ICカードであれば支払い履歴を出力できますから、個別に経費に入れることもできるでしょう。 仕事専用のICカードを作って、チャージ金額を経費にすればOK いくちょん 交通費はSuicaなどの履歴を使えばいいのですね。 宮原 そうです。そしてネット通販などの場合も購入履歴を残しておくほうがいいでしょう。通常、クレジットカードで購入するでしょうから、たとえば『 やよいの青色申告オンライン 』『 やよいの白色申告オンライン 』のユーザーは、 YAYOI SMART CONNECT 機能を利用して、クレジットカード情報を直接取り込めます。 慶弔費の場合には、 招待状や会葬御礼 などを残しておけば、参加した事実は証明できるのできちんと残しておきましょう。そして、それと同時に、 出金伝票を付けておく といいです。 YAYOI SMART CONNECTは、銀行・クレジットカード・電子マネーなどのデータを直接取り込める ハッチ あぁ、また書類が増えるのかぁ~。 いくちょん 節税したいんですよね? そういう手間は惜しまない! 宮原 出金伝票の記入はそれほど難しくありません。" いつ・どこに・誰に・なんのために使ったか? "が明確に付けてあればOK。これはすべてのケース、打ち合わせ時の飲食代などにも当てはまります。 出金伝票には何を書けばいい? 出金伝票は"いつ・どこに・誰に・なんのために使ったか?"を明確に記入すべし! 押印欄:社内回覧用の欄。個人事業主には基本無関係 日付:重要! 支払先:店名、交通機関名などを記入 勘定科目:交通費、交際費などを記入 摘要:たとえば交通費なら駅名、目的、人数などを記入 金額:同じ日付の科目はできるだけ1枚にまとめる ハッチ 割り勘も? 宮原 そうです。総額の領収書は誰かが持っているわけですよね。ですから、そのほかの人たちは出金伝票に"いつ、どのお店で、誰と一緒で、いくら支払ったか"を書けばいのです。 ハッチ なるほどぉ。あっそうだ、こないだの打ち合わせのときの飲食代、社内規則の1人5000円平均超えちゃったんで、ムラヤマさん名前貸しといて。1人増やせば足りるから。 いくちょん いやいや、それはダメでしょう?
税務調査の相談で多いのが「何も資料が残っていないケース」です。 何も資料が残っていなくても諦めてはいけません。 対策するかしないかで大きく変わってきます。 売上は税務署側に任せてしまって、経費はこちら側で 何かしらの根拠を示す必要 があります。 大切なのは、 何かしらの根拠を示す 「紛失」なのか「破棄」なのか です。 税務調査で必要となる資料 税務調査は資料が必要となります。 売上と経費がわかる資料が必要です。 一般的に必要なものは、 売上の請求書・領収書 経費の請求書・領収書 通帳 クレジットカード明細 給与明細 などがあればひとまず大丈夫です。 業種により必要書類は変わりますが、 売上と経費がわかるもの があれば問題ありません。 税務調査についてまとめたページを作りました! このページに知りたい情報がない場合には以下のページを確認してみてください。 ・税務調査についてまとめたページ 売上は税務署に任せてもいい 税務調査では売上と経費を調査されるわけですが、売上については税務署側に任せてしまいましょう。 通帳の履歴などから売上を計算されます。 税務署側に任せると多く計算されるのでは?と不安に思われるかもしれませんが問題ありません。 売上でないものまで売上として計算されることは絶対にありません。 必要以上に多い金額を売上とされてしまうことはありません。 多く計算されることはありませんので売上は税務署に任せてしまいましょう。 反面調査には注意!
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