jsmendyさんの法律に基いた完璧とも言えるご意見の後なので、当方のマンションでの経験とフロントマンの対応を投稿します。 1.当方の理事会ではマンションのレイアウト上に居住者の名前と電話番号を記入した名簿を使って問題発生時の対応を行っています。 組合員か賃貸かも分かるようになっています。 管理会社はもっと詳しい情報も持ってるとは思いますが、通常は必要としません。 住人の交代時に新住人の情報を提供する規約はもちろんあります。 PS.
管理組合は、管理規約に基づいて組合名簿や居住者名簿を典型として、マンションの居住者の個人情報を取り扱っています。 平成29年5月30日改正個人情報保護法が施行され、個人情報を保有するすべての事業者に個人情報保護法が適用されることとなってから約2年が経過しています(この改正法施行前までは「保有する個人情報が5000人以下の事業者」は適用が免除されていました)。しかし、改正法によって、 全ての事業者が個人情報保護法を適用されることとなり、 管理組合も例外ではありません 。以下、注意点を確認していきます。 1 「個人情報」とは?
自身の属する管理組合の名簿が見れない状況は納得できないのですが仕方が無い事でしょうか? 依頼前に知っておきたい弁護士知識 ピックアップ弁護士 都道府県から弁護士を探す 見積り依頼から弁護士を探す
A メールアドレスのユーザー名やドメイン名から特定の個人が識別できる場合(例 ikeda-taisuke@○○)、そのメールアドレスはそれ自体が単独で個人情報に該当します。これ以外の場合、他の情報と容易に照合することによって特定個人が識別できれば個人情報に該当します。 Q 電話の通話内容は個人情報に該当しますか。通話内容を録音する場合、録音をする旨を相手に伝えなければなりませんか A 通話内容から特定個人を識別可能であれば個人情報に該当します。個人情報に該当する場合、法律上、利用目的を通知または公表する義務はありますが、録音をしていることを伝える義務まではありません。 Q マンション管理組合でマンションの修繕を予定しており、工事会社に居住者の個人情報を提供する必要がありますが、あらかじめ本人の同意を得なければならないのでしょうか? A 利用目的達成に必要な範囲で、個人データの取扱いを委託する場合には、本人の同意は不要です。したがって、マンション管理組合が工事会社に修繕を発注する際に、工事会社が修繕を行うために個人データを委託する必要がある場合には、居住者の氏名などを提供するのに本人の同意は不要です。ただし、管理組合は、委託先を監督する義務があります。 Q マンション管理組合とマンション管理会社との間で居住者の氏名などの情報を共有することは可能ですか? A 本人のあらかじめの同意を得ている場合はもちろん、同意を得ていなくとも、管理組合が管理会社に対して、利用目的の達成の必要な範囲内で個人データの取扱いを委託する場合には、第三者提供に該当しないため可能です。ただしその場合には管理組合は個人データの取扱いについて委託先を監督する義務があります。 Q 自治会、町内会、同窓会などが本人から書面で提出を受けた個人情報を利用して名簿を作成し配布する場合にはどのようにすればいいですか A 本人に利用目的を明示したうえで個人情報を取得し名簿を作成可能です。名簿を配布するなど本人以外の者に個人データを提供する場合、原則として本人の同意が必要です。 Q 取得した個人情報はいつ廃棄しなければなりませんか A 個人情報保護法では、保存期間や廃棄すべき時期について規定していませんが、個人データを利用する必要がなくなったときには遅滞なく消去するように努めなければなりません。 Q マンション管理組合において、監督が必要となる「従業者」には、どのような者が該当しますか A 管理組合の形態や管理の実態にもよりますが、例えば管理組合の運営を担う理事等は、個人情報保護法のおける「従業者」に該当すると考えられます。
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