2018/01/06 社会人になると「またこちらから折り返し電話いたします」などと使う機会が出てきます。 この「折り返し」の意味を誤って使ってしまうと失礼に当たるので要注意。 ここでは正しい意味と使い方をご紹介していきます。 特に就活生やビジネスマンは必見です!
そして、 伝言メモを忘れずに 記入しましょうね。 電話応対をスムーズに!伝言メモの書き方 ★伝言メモの書き方★ 山田課長(名指し人の名前) 3月29日14:30 ABC商事の田中様より 4月8日の打ち合わせの件でお電話がありました。 折り返しお電話お願いいたします。 青山(受け手の名前) スムーズな電話対応をするためにも、下記のような伝言メモをあらかじめ作っておくと便利ですよ! 伝言メモは、 利き手側に! 折り返し電話の適切な言い方とは？マナーを知って転職の不安を解消！. そして、電話は利き手と逆側に設置しておきますよ。 それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。 まとめ ■ビジネスマナーの折り返し電話の対応 3つのパターンの場合でお伝えしてきました。 折り返し電話の提案が上手くデキないと悩んでいるあなたも、ここで紹介した応対用語をまずは書き出してみましょう! そして、電話応対するとき見える位置に応対用語を貼っておく。 あとは使ってみるだけです^^ 電話応対の受け答えには型がありますので、まずは使い慣れるまで真似すること! 「学ぶ」の語源は「真似ぶ」です。 真に似せて身につけていきます。 ちょっとしたきっかけで電話対応は楽しくなります。 そのきっかけは「真似る」ことでした^^ あなたも、気がつけばビジネス電話のマナーが身につき、自分らしいステキな電話対応ができるようになっていますよ^^
留守電のメッセージは、どのような内容で残すべきなのだろう? 電話をかけた時に、相手が出てくれればこのような心配はありません。 しかし、問題なのは 電話に出てもらえなかった場合 。 相手が出るまで何度も掛けなおすのは、非効率的ですよね。 さらに、何度も電話が鳴って迷惑に思わせてしまうでしょう。 そこで活用するのが、 留守電のメッセージ です。 ただし、どんな内容で残せばよいのか、気になるはず。 内容がまとまっていなくてシドロモドロしたり、マナー違反の対応をするのは避けたいですよね^^; ビジネス で用いる 留守電 メッセージ は、どのような内容にすればよいのでしょうか? そこで今回お伝えするのが、 スムーズな対応につながる例文3パターン 。 ただし、留守電のメッセージと言っても、様々な状況があります。 そのため、下記の3パターンでお伝えしていきますね! 具体的には、 折り返しを希望する場合 後でかけ直す場合 連絡手段をメールに変更して連絡する場合 です。 状況に応じてメッセージの内容を変えていくことが非常に大切。 つまり、 臨機応変さ が求められるということです! マナー違反の対応をすると、その後の関係性に悪い影響が出る可能性があります。 そうならないよう、きちんとした内容で留守電のメッセージを残すようにしていきましょう。 まずは、折り返しの電話をもらいたい場合の例文から、お伝えしていきますね。 折り返しを希望する場合の留守電例文 留守番電話のメッセージで残す際に最も多いのは、 折り返しを希望する パターンでしょう。 相手に折り返しを希望する場合には、その旨をきちんと伝えなければなりません。 そのため、きちんと 折り返しをください と伝えてくださいね! 就活で企業へ折り返し電話をするときのポイント【電話のかけ方の例文つき】 - リクナビ就活準備ガイド. それでは、留守電メッセージの例文をご紹介していきます。 あなた いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の山田です。 (△△様のお電話でよろしいでしょうか。) 以前お話いただいた〜の件について、ご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。 ご都合がよろしい時に、折り返しご連絡をいただけないでしょうか。 お手数ですが、よろしくお願いいたします。 失礼いたします。 大きなポイントが2点あります。 それが・・・ やり取りが少ない相手の場合は確認をすること 急ぐ度合いによって内容を変えること それぞれについて、詳しく見ていきましょう。 電話帳に入れていない相手・やり取りの少ない相手にかける場合には、 相手の名前を確認 しましょう。 「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか。」のようなメッセージですね。 名前を入れておくと、 折り返しをしてくれる可能性 が高くなります。 私の経験上、実感していることです^^; 相手が自分事として捉えてくれるため、面識の浅い相手には入れておくことをオススメします!
また、留守電は相手が電話に出ないため、 かけ先を間違えた時のリスクヘッジ にもなります。 万が一かけた相手を間違えていれば、電話で知らせてくれるかもしれません。 やり取りを何度もしている相手の場合は、なくてもOKです。 やり取りが少ない相手の場合は、上記のように相手を確認する文言を入れておくと丁寧。 相手に折り返しをお願いするわけですからね! 今後の円滑な対応につながる ので、ぜひ頭に入れておきましょう。 今回の例文で紹介した「ご都合がよろしい時に〜」というメッセージは、特に急ぎでない場合。 電話が出来るときに連絡をお願いします という意味合いですね。 もしも、緊急の要件ですぐにでも電話が欲しい場合には、メッセージの内容を変える必要があります。 例えば、「 緊急の要件ですので、折り返しご連絡をお願いいたします 」といった文言です。 急ぎの用事であることがわかるような内容にしてくださいね。 ちなみに、こちらから電話をかけ直す場合もありますね。 その場合には、どのようなメッセージにすればよいのでしょうか? 次の見出しで詳しく見ていきましょう。 後でかけ直す場合の留守電例文 再度こちらから連絡をしたい場合には、電話をかけ直しますね。 例えば・・・ 折り返しを求めるほど急いでいない 折り返しだと相手に負担をかけさせてしまう こちらのタイミングで再度電話をしたい などの場合です。 電話をかけ直す文言をメッセージに残す際の例文をご紹介しますね。 〜の件についてご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。 本日の夕方に改めてご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。 社名と名前を名乗って要件を伝えるのは、折り返しの時と同様です。 ここまではどんな留守電メッセージでも同様なので、テンプレにして覚えておくとよいでしょう。 かけ直す際に大事なのが、 改めて(再度)電話をするという文言を入れる こと。 可能であれば、いつ頃に連絡をするのかタイミングを入れておくと親切ですね。 相手は心構えが出来ますので^^ ちなみに、別途メールで用件を連絡する際の留守電メッセージは、どのような内容にすればよいのでしょうか? 次の見出しで見ていきましょう。 連絡手段をメールに変更して連絡する場合の留守電例文 相手が電話に出れなかった場合、連絡手段をメールに変更する場合もありますね。 その場合には、 メールで用件を伝える旨 をきちんと伝えることが大切。 連絡手段をメールに変更する場合のメッセージ例文を見ていきましょう。 以前ご依頼いただいた〜の件について、詳細な見積もりのが完成したので、ご連絡いたしました。 後ほど、「●●という件名」で参考資料をメールにて送信しますので、折り返しは不要です。 資料の内容のご確認をお願いいたします。 後でメールを送るという内容 が伝われば、留守電メッセージとしては合格。 メールを送るという文言の後に、折り返しの可否などについて付け加えるとより親切でしょう。 さらに、例文のように内容や件目についても伝えておけば、バッチリですよ^^ 以上、ビジネスで用いる際の留守電メッセージ3パターンについて、ご紹介してきました。 あなたの状況 に合わせて、メッセージを自分なりにアレンジして使ってくださいね!
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