請求書 2020. 09. 18 請求書はこれまで、紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でした。しかし、世の中のデジタル化の流れは強まりこそすれ弱まることはありません。ビジネスにおいて重要度の高い書類である請求書の電子化が今後一層加速化していくことは確実であると言えるでしょう。 今回は、 請求書の原本の電子化 を可能にする法的根拠を踏まえ、電子化した 請求書の送付 や保存に関するポイントを徹底解説していきます。 ※目次 1. 請求書の原本は電子化できる? 2. 請求書を電子化して送付する際の注意点 3. 請求書を電子データで保存する方法 4. 請求書を電子データで保存する際のポイント 5. 「請求管理ロボ」なら請求業務を自動化できる 6. まとめ 請求書の原本は電子化できる?
電子請求書とは? 電子請求書とは、通常紙で印刷されている請求書をメールやWeb上でやり取りできるように、PDF形式などで電子化したもの です。請求書を電子化すると保管が簡単になり、送付作業などを効率化できます。 今ではさまざまな書類が電子化されており、紙で保存する必要があった請求書も要件を満たせばPDF形式などのデータで保存が可能です。 PDF化した請求書の送付は法律的に問題ないのか?
社内規定の整備 請求書をスキャナ保存する場合は、電子帳簿保存法に基づく「適正事務処理要件」を満たす必要があります。 タイムスタンプの導入も含め、事務処理フローを変更し、社内規定を追加変更しなくてはなりません。 国税庁では、社内規定のサンプルを出しており、実際の業務においてどのように手続きを行うかを明確にする必要があるとしています。 スキャナ保存を導入する場合は、システム導入や社員教育をおこなうと共に、社内規定の整備から始めましょう。 参考:国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 2. システムの導入コスト・維持コストがかかる 請求書の電子化を行う場合、データ保存のことまでを考えると、タイムスタンプなどの機能も備えたシステムの導入コストが必要となります。 また、サブスクリプションタイプの請求書システムですと、ランニングコストがかかることも考慮に入れておきましょう。 3. 請求書の電子化と電子データの保存要件について. 税務署への承認申請を忘れずに 請求書を電子化して送信するだけであれば、PDF化したものをメール添付やファイル共有などで送付するのは何ら問題ありません。Excelで作成した請求書でもPDF変換して送るのは簡単です。 しかし、受領した書類をデータで保管したい場合は、税務署に事前に届出が必要です。 電子帳簿保存及びスキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者は、原則として帳簿の備付開始日等の3月前までに承認申請書を提出が必要 ※特例 ・新設法人については、設立の日以後3月以内まで ・新たに業務を開始した個人事業主については、その業務を開始した日から2月を経過する日まで 電子データの保存、スキャナ保存それぞれで申請書の様式が異なります。以下のリンクからご確認ください。 参考:国税庁 申請書等様式 なお、この承認申請には承認通知などの結果がありません。提出後に3ヶ月を目安として却下されなければ承認とみなす運用になっていますので、注意が必要です。 4. エラーはゼロにはできない 請求書を電子化することにより、送付ミスや紛失リスクなどを削減することはできますが、 ヒューマンエラーというのは必ずしもゼロにはできません。 適正事務処理規程を定める際に、事前によく事務リスクについても考慮しておきましょう。 5. 障害対応について事前に対策を どのようなシステムでも障害対応とは無縁ではいられません。 データ保存をしたサーバーの障害、自然災害による停電やソフトウェア・セキュリティ障害などについて、自社の他のシステムと共に、バックアップ体制を取ったり、いざ障害が起こった時の回復に向けてのフローを確認しておく必要があります。 請求書の電子化で進める働き方改革 冒頭にも述べたように、テレワークへの移行を速やかに推進しなくてはいけない昨今の情勢の中で、企業や組織は、できる限り従業員がオフィスに出勤をせずに働ける体制を整える必要があります。 請求書など紙の書類を電子化することにより、在宅でも作成・送付、内容確認できるようになれば、出勤を伴わずにおこなうことができる業務の幅が広がることになるでしょう。 最終的には請求書だけでなく受領書類についても電子化・スキャナ保存を行い、紙の書類をできるかぎりペーパレス化していくことで、場所や郵送費・人件費といったコスト節約だけでなく業務における利便性など大きなメリットが得られます。 請求書の電子化については、まずは送付からでも取り組んでみてはいかがでしょうか。
テレワークを推進したくとも、紙の原本が必要とされる業務のために出勤しなくてはならないという状況はまだまだ至る所にあります。 しかし法令の改正により、従来は紙の原本が必要だった書類の大部分について、電子化が認められるようになっているのをご存知でしょうか。 データで内容確認ができ、さらに紙の原本をファイリングしたり保存したりする必要がなくなれば、業務改善やコスト削減につながるだけでなく、テレワークへの移行もぐっとおこないやすくなります。 リスク管理の面からも、書類をできる限り電子化することについては、優先順位を高める必要があるのではないでしょうか。 本記事では、書類の中でも、特に紙でやり取りすることの多い請求書の電子化について解説いたします。 請求書の電子化について 紙の原本で送付、受領することが多い請求書。 請求書の電子化とは、具体的には以下の2つの内容のことを指します。 1. 請求書の発行を電子化 請求書をシステム上で発行し、 電子文書もしくは電子化文書 (※)で請求先に送付すること 2. 請求書の保存を電子化 送付・受領した請求書をデータで保存すること ※電子文書というのはコンピュータで作成した文書のことです。電子化文書は紙文書をスキャナなどで取り込み、イメージファイルにしたものも含みます。 1. 請求書の発行を電子化 請求書を紙で出力して従郵送などで受け渡しするのではなく、ファイルデータを、電子メールやサーバーへのアクセス権共有などで請求先に受け渡しするのが、請求書の発行における電子化です。 ファイルデータは一般的に改ざんされにくいPDFデータなどで送付します。 2. 電子帳簿保存法の請求書は受領側の要件が重要！法的根拠を解説 | jinjerBlog. 請求書の保存を電子化 電子化した請求書を紙にプリントアウトするのではなく、データのままで保存するのが、請求書の保存における電子化です。 請求書の保存を電子化するには、所定の要件を満たし、保存を始める事前に税務署への届け出が必要になりますが、こちらについては後述します。 請求書の電子化によるメリット 請求書を電子化することには様々なメリットがあります。請求者側と受領側に分けて確認してみましょう。 1. 請求者側のメリット まず、請求書の電子化による請求側のメリットには、以下のようなものがあります。 必要な時にスピーディーに請求書発行が可能 ・期日が迫った時や再発行にも即対応可能 郵送における業務とコストの削減 ・請求書/挨拶文書の作成 ・封入/チェックの人件費 ・郵送/プリント費用 ・請求書発送履歴の管理が自動化 請求書紛失や未達リスクの回避 請求業務のテレワーク移行が容易に 請求書を電子化すれば、必要な時にすぐに発行・送付できるだけでなく、請求書発行にまつわる業務を大幅に効率化することが可能です。郵送費用や人件費といったコスト削減だけでなく、事務リスクも軽減できるのが、請求側の大きなメリットといえるでしょう。 紙の請求書を作成・郵送という従来の流れですと、企業や組織によっては文書に押印する印鑑なども必要(請求書は原則印鑑は不要ですが、押印を求められることも往々にしてあります)なことから、オフィスに出社して文書作成をする必要があります。これでは手間もかかり、かつ郵便事故などのリスクもゼロとはいえません。 請求書を電子化することによってテレワークへの移行も容易になります。 2.
今週のランキングの第1位は? play_circle_outline 電子請求書を利用し、ビジネスを効率化させよう 今までは紙の請求書が当たり前でしたが、e-文書法や電子帳簿保存法によって多くの書類が電子化可能になり、請求書も電子化する動きが進んでいます。請求書を電子化することで、請求書発行で生じるコストや工数を削減できます。また、ペーパーレスという観点から、環境問題にも貢献する一面もあり、大企業を中心に電子化が進んでいます。 電子請求書を発行することでメリットが多くありますが、より業務効率・セキュリティを求める場合はWeb請求書システムの活用がおすすめです。電子請求書を利用してビジネスを改善していきましょう。
受領側のメリット 請求書を電子化することによって、受領側にも以下のようなメリットがあります。 必要な時にスピーディーに請求書の受領が可能 ・希望日に受領可能 過去の請求書の履歴確認が容易 経理業務のテレワーク移行が容易に 請求書を電子化すれば、画面上で必要な時に請求データの確認が可能です。 紙の請求書を郵送を待たずに希望日に受け取れることで、経理業務の効率化に大きく役立つでしょう。 経理業務のテレワーク移行にむけて大きく前進することができます。 電子化した請求書の保存について 電子化した請求書ファイルをメールやデータでやり取りすることによって、郵送の手間や時間を省くことができることはわかりました。それでは保存はどうでしょうか。 請求書は税務処理における証憑(しょうひょう)書類にあたり、 7年間 (平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間)保存しなくてはなりません。 参考:国税庁WEBサイト タックスアンサー No. 5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法 電子化した請求書の保存については以下の2パターンがあります。 1. プリントアウトして紙で保存 2. 請求書に原本は必要？電子化した請求書の送付や保存のポイントを解説します！ | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」. 電子データのまま保存 順に確認していきましょう。 1. プリントアウトして紙で保存 電子化した請求書は、原則として紙で出力して保存 します。 請求書をPDF化して先方に送付したとしても、受領側ではプリントして紙のデータを保存する必要があるのです。 しかし、請求書を電子メールなどで送付するだけでは、請求側の郵送にまつわる業務は削減できるかもしれませんが、受領側の文書保存管理の手間は削減されません。 2. 電子データのまま保存 電子化した請求書をデータで保存できれば、請求側も受領側も過去の履歴の確認が簡単になり、かつ保存場所のコストも削減できます。請求業務における電子化の最終ゴールといえるでしょう。 電子化した請求書を電子データのまま保存したい場合は 以下の2つの条件を満たす必要があります。 ・法令が定める要件を満たす保存体制を確率 ・税務署への3ヶ月前の申請 次の項からは、請求書を電子化して保存するにあたって、おさえておきたい法的根拠と請求書における電子データの保存の要件を見ていきましょう。 請求書の電子化における法的根拠 請求書などを送信することについては、PDFデータ化したものをメール添付などで送っても法的には何ら問題はありません。 しかし、受領してデータで保存するにあたっては、法令が定める要件を満たす必要があります。 請求書を電子化するにあたって、その法的根拠となる法律は以下の2つです。 1.
執拗に連絡しない 彼氏にドタキャンされると、「なんで会えないの?」「楽しみにしてたのに」「次はいつ会えるの?」などと相手に投げかけたい言葉が次々と浮かんでくるもの。 ですが、過度に連絡をするのは避けるべきです。 急にデートをキャンセルするということは、想定外の用事が入ったり、体調が悪くなったり、彼も不本意な状況ですよね。 大抵、男性の場合は急な仕事が入ってしまったという理由は多いのでは? そういった状況で 執拗に連絡をしても当然彼は対応できません 。 あまりにしつこいと愛想をつかされてしまいますし、あなた自身も「なんで返信してくれないの?」「どうして電話に出ないの?」などとますますヒートアップしてしまいます。 ドタキャンするということは、それなりの理由があるということ です。 どれだけ腹がたっても、寂しくても、執拗に連絡して怒ることは避けましょう。 5. 彼氏にドタキャンされた！怒る前に知っておきたい愛され対応5つ！ | 恋愛up！. 穴埋めの約束をする 彼氏にデートをドタキャンされたら、怒るより受け入れることが一番。 怒りをグッとこらえてその日を乗り切ったあとは、穴埋めの約束をしましょう。 一度ドタキャンしたので、彼はあなたにひとつ借りがある状態。 少しくらいならわがままを言っても許される状況です。 彼氏が余裕のある状態に戻ったら、「次の週末は会いたいな」「落ち着いたら◯◯に連れてってね」などと可愛くお願いしてみましょう。 ここで重要なのは「この前の穴埋めしてよ!」「この前はすごく傷ついた」などと、 ドタキャンされたことをいつまでも引っぱり出さない こと。 こっぴどく話題に出さなくても、彼は当然覚えているし、申し訳ないと思っているはずです。 可愛く穴埋めの約束をしたら、あとはさっと水に流していつも通りに接してあげましょう。 おわりに いかがでしたか? 今回は、彼氏にドタキャンされたときの、怒る前に知っておきたい愛され対応をご紹介しました。 直前にデートをキャンセルされると、怒る気持ちは当たり前です。 彼氏のことが好きだからこそ、「楽しみにしてたのに」「会いたかったのに」などといった怒りが湧いてくるもの。 ですが相手のことがそれほど好きなら、その怒りをぶつけてしまうのではなくグッと堪えて受け入れてあげることが大切。 賢い対応で、いつまでも愛される彼女を目指しましょう。 ( ライター/)
彼氏にドタキャンされた経験はありますか? 彼氏からデートをドタキャンされた…。あなたが今すべきことは？ | ARINE [アリネ]. デートを楽しみにしていたのに、直前になってキャンセルされたら傷つきますよね。 特に女性はデートの前、気合いを入れてメイクをしたり、おしゃれをして入念に準備をするもの。 その努力を台無しにされると、デートがなくなった悲しみと共に、「せっかく頑張ったのに」という怒りも湧いてきますよね。 今回は彼氏にドタキャンされたときの、怒る前に知っておきたい愛され対応をご紹介します。 アドセンス広告(PC&モバイル)(投稿内で最初に見つかったH2タグの上) 1. 受け入れる 彼とのデートを楽しみに準備していたのに、急にキャンセルされたら怒るのは当たり前。 ですが、その怒りをそのまま相手にぶつけてはいけません。 彼氏にドタキャンされたときは、悲しくてもムカついてもまずは受け入れる姿勢が大切。 「なんで会えないの?」「もっと早く言ってよ」などと勢いで言いたくなってしまいがちですが、その気持ちをグッとこらえて、「わかった」と返答しましょう。 デートがなくなってしまうことは 彼氏自身もきっと不本意だった はず。 急な仕事が入ったり、上司との付き合いがあったり、体調が悪かったり…何か理由があったから急なキャンセルになってしまったと考えるのが妥当ですよね、 それを一切無視して怒ってしまうと、彼も反省する気持ちが起きず、「仕方ないじゃん」「なんでわかってくれないの」などと逆ギレされる可能性も。 自分の感情だけで突っ走ってしまうのではなく、 相手の状況を考慮してあげられるのがいい女の対応 です。 2. 労いの言葉をかける 直前になってデートをキャンセルするということは、予期せぬ何かが起きたということですよね。 仕事が入ってしまったり、上司との付き合いであったり…そういったシチュエーションは日常的によく起こりますし、仕方がないこと。 そこで頭ごなしに彼氏を怒るのは間違っています。 デートがなくなって残念な気持ちもわかりますが、そういうときこそ「いつもお疲れ様」「疲れてるだろうから身体に気をつけてね」などと労いの言葉をかけてあげるべき。 ドタキャンしたのに決して怒ることなく、優しい対応をしてくれる彼女に、彼氏は必ず惚れ直すはず。 そういう愛され対応ができる女を、男性はきっと放したくないと思うはず。 3. 残念な気持ちを告げる 彼氏にデートをドタキャンされても、頭ごなしに怒るのではなく受け入れてあげるということはとても大切です。 ですが、デートがなくなったのにあまりにケロッとし過ぎていては、少し冷たい印象を与えてしまうかも。 過度に寂しがって相手を責めるのは良くないですが、「楽しみにしてたから残念」「会いたかったな」などとサラッと残念な気持ちを伝えてあげるのは効果的です。 ドタキャンを受け入れながらも、そのように少し寂しがる様子を見せることで、 相手にも反省の気持ちが生まれ、「会いたかった」と思わせる ことができます、 そうすることで次のデートが早く決まったり、彼からの会いたいコールが増える可能性も。 4.
デートをドタキャンされてテンションが下がりまくりです。しかも、一回じゃなくて。。 デートのドタキャンはされたらショックが大きいよね。楽しみにしていた分だけ喧嘩勃発せずに後悔させる方法について今回は、教えていくね! デートをドタキャンするとか、ないわー。楽しみにしてたデートをドタキャンされた時のガッカリ感! デートの為に勉強や仕事も頑張った!って時なんか、ドタキャンというダメージは恋する乙女のHPを簡単に0まで追いつめるのです。もはや戦闘不能……。 しょうがないって頭じゃ分かってるけど心がついて来なーい! だけど、デートをドタキャンされる気持ちは分かっていながら、のっぴきならない理由で自分がデートをドタキャンせざるを得ない時も絶対ナイとは言い切れないですよね。 デートをドタキャンしなきゃいけない状況になったら、どんな行動がお互いのダメージを最小限にできるでしょうか? 今日は、筆者であり専門家の久我山ゆにが、デートのドタキャンでケンカ勃発!にならず、でも後悔させる方法をご紹介したいと思います。 理由を聞いても、納得がいかないことばかり……そういうものでしょうか? 男性のデートのドタキャンの言い訳や内容にイライラしてしまっている人も多いのも事実! デートをドタキャンされた時、しょうがないと思いつつも、相手をこれだけガッカリさせるんだから、 「もうちょっとできる事はあっただろ!」と、モヤモヤしちゃう 部分もありますよね! ……そう、ドタキャンする側はしっかり誠実な対応をすべき! 彼氏がデートをドタキャンする時、よくある理由が体調不良。 本人も苦しんでるんだし、これこそドタキャンされた側も「しょうがない」と思える納得の理由なんだけど、場合によってはモヤモヤを感じさせることも。 例えば、少し前から風邪気味だったのに、「放っとけばそのうち治る」と体を労わるどころか、テキトーな食生活に薬も飲まず夜更かし三昧。 その結果、久しぶりのデートの日にドタキャン……。これは彼女をモヤらせる! 「ほら、言わんこっちゃない!」ってやつです。 他にも、デートの日が決まってるにも関わらず、前日に飲み会の予定を入れて、翌日のデートの日に二日酔いで動けないパターン。 頭ガンガンでグロッキーな彼氏をデートに連れまわす気にはならないけど、ツッコミどころ満載で「お大事にね。」なんて素直に言えない! 悔しい。。やっぱり。。。これを言い訳にされたら反論できない。 デートの約束をしてても、急に仕事が入ってしまったら、そりゃードタキャンもしょうがない!
彼氏にドタキャンされて悲しい 楽しみにしていた彼氏とのデート、当日になってドタキャンをされるととてもショックだし対応に困るもの。今更予定を立て直すのも面倒だし、LINEの返信ですらやる気が無くなってしまいますよね。 彼女との予定をドタキャンする時、彼氏も辛い心理を抱えているのです。やむを得ずドタキャンしか対処法が無かった彼氏の気持ちを汲む事が出来れば、彼氏を今まで以上に惚れ直させるチャンスを掴めるのです。 どっちにしろドタキャンをされたのですから、優しい対応を心がけて、彼氏からの愛情を深めるきっかけにしてみましょう!
次の約束を急かさない 「『じゃあ、いつならいいの! ?』なんて言われてもそのときは考られない。『また今度にしよ~』ってサラッと流してくれるとこの子良い子だなぁって思う」(24歳/男性/商社) ドタキャンするときは何かしらの問題が起きたとき。キモチ的にも余裕がないときが多いので、次のデートの予定を決めるのは少し後にしましょう。問題が解決するまで待って、彼からの連絡を待つのがベストです。 落ち着いてから約束したほうがデートプランもゆっくり練れるので一石二鳥です。 4.事情を汲んで、やさしい言葉をかける 「だいたいドタキャンすると女子は『なんで?楽しみにしてたのに!』『もっと早く言ってよ!』と怒るけど、今の彼女は『わかった!お仕事頑張ってね♪』とドタキャンしたにもかかわらずねぎらってくれる」(29歳/男性/営業) 社会人になれば、仕事などの都合でどうしてもドタキャンせざるをえない時もあります…。そんな時は怒らずに「お仕事頑張って」とねぎらったほうが、彼もあなたの理解力に感心するはず! 物わかりの良い彼女でいたほうが大事にされやすいですから、ここはあえて演じておきましょう。 5.素直に会いたかった気持ちを伝える 「素っ気ない反応をされると辛いけど、『会いたかったな〜』とか可愛く言ってもらえると次こそはドタキャンせずに彼女を楽しませよう! って思う」(27歳/男性/広告) ドタキャンの連絡をして「わかった」という一言だけが返ってきたら、なんだか関心を持たれていないようで怖いです…。また、あまりにもすんなり受け止められてしまうと、彼の罪悪感も大きくなってしまいます…。素っ気なくするのではなく「会いたかったな~」と楽しみにしていた気持ちを素直に伝えたほうが彼もキュンとしてくれます。 6.なんでもすぐには許さない 「神対応=なんでも許す」ではありません!