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報告書や議事録、プレゼン資料を作成する時、どのくらい時間がかかっていますか? 1ページ作るのに1時間、全部のページを作るのに何日もかかって困っている。 こんな方は多いのではないでしょうか。 資料の作成になぜこんなに時間がかかるのでしょう? 今回の記事では、資料を作成する時に時間がかかる3つの理由と、時短にするための3つのコツをお伝えします。 資料の作成に時間がかかる3つの理由 そもそも、なぜ資料の作成に時間がかかってしまうのでしょう。 資料作成に時間がかかってしまう主な3つの理由を挙げたので、思い当たるふしがないかチェックしてみてください。 何から手をつけたらいいのかわからない 「こんな資料を作ろうというアイデアはあるけれど、具体的に何をどうやって作るのかわからない!」 こんな経験はありませんか?アイデアを形にできない状態です。 思い描いたデザインにするために、何をどうする? 資料作成に時間がかかる理由とは？【資料作成の初心者がはまる罠とは】｜まさしお｜note. 手元資料にある、どの情報をどのページに使う? 全部で何ページの資料にする? パソコンの前に座って、資料作成に取り掛かるのにですが、何をどうしたらいいかわからず時間がどんどん過ぎていってしまいます。 パソコンの操作方法がわからない 「こんな図を入れたらわかりやすいだろう」 「レイアウトはこうしよう」 デザインは頭の中にあるのに、いざパソコンで作成しようとすると全然違うものが出来上がってしまう。 列や行が足りない、レイアウトがずれてしまう、慣れないパソコン操作に手間取りがちに。 こうした資料作成と直接関係のないところでも、時間を無駄にしていませんか? 情報が整理できていない 資料を作成しながら 「やっぱりこの情報も入れた方がいい?」 「前ページの話とつながらない。作り直しだ!」と困った経験はありませんか? 手元の資料にある情報から、何を資料に記載し、どれを記載しないか、自分の頭の中で筋道ができていないと、適切な情報を選択できません。 また情報が整理されていないと、表やグラフを作る時も不要なものを作成してしまっている場合があります。 まずは自分の頭の中の情報を整理することを心がけましょう。 資料作成を時短にする3つのコツ では資料作成を時短にするコツはあるのでしょうか?
見直し タスクを一定終わらせたら、自分のスケジュール管理、そしてタスク対応が良かったものかどうか見直しましょう。 見直しで最も考えてほしいのは「テンプレかできるものはないか」です。 次回同じタスクを行う場合に、2倍のスピードで対応できる術はないのかを真剣に考えましょう。その思考の積み重ねこそがあなたの生産性を向上させていきます。 おすすめ本【 なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか】 最後に、普段の業務から無駄を無くすための方法論を、 なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか (青春新書インテリジェンス) から抜粋します。 作業を言語化(見える化リスト化)する できる人の行動を盗み出す 作業を限界までテンプレ化する 無駄を無くすための作業、具体的な方法論として書かれているので、仕事が遅いとお困りの方は是非購読してみてください。
資料のインプット情報が揃っていない 資料のインプット情報が揃っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。そもそも、資料に載せる情報が揃っていないのですから、あたりまえですね。 例えば、自分が伝えたいメッセージに対する根拠を、市場調査の結果を元に伝えたいような場合ですね。 ただ、 資料の目次構成、アウトラインをある程度完成させてから、情報収集した方が効率はよいです。 理由5. なぜこんなに時間がかかる？短時間で的確な資料を作る3つのステップ｜@DIME アットダイム. 類似資料があるか確認をしていない 類似資料があるか確認をしていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。 類似資料がある場合、目次構成は同じで、文章中の表記を入れ替えるだけで資料が作成できてしまうことが多いからです。 特に、 他の人がルーチンで作成しているような資料の場合、類似資料を元に作らないと無駄骨になってしまいます。 例えば、商品の見積を行うときに作成する資料などです。 理由6. 資料作成過程で確認を取っていない 資料作成過程で確認を取っていないと、資料作成に時間がかかってしまいます。資料作成過程で確認を取ることで、資料作成後の手戻りを作成する場合があるからです。 特に、 資料作成に慣れていない場合や、初めて作成する資料の場合などは、資料作成過程で確認を取ることが有効です。 理由7. 必要以上に頁数を増やしてしまっている 必要以上に頁数を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。 目次構成を考えずに作り始めてしまうと、必要ない頁を作ってしまうような無駄が発生してしまいますので、気をつけたいですね。 理由8. 必要以上に頁内の情報を増やしてしまっている 必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、資料作成に時間がかかってしまいます。物理的に作成する量が増えるわけですから、時間がかかってしまうのはあたりまですよね。 また、必要以上に頁内の情報を増やしてしまうと、わかりづらい資料になってしまいます。 資料の作り手は、情報量が多いほどが、読み手に伝わりやすいと考えがちですが、実は逆です。 情報量が多ければ多いほど、読み手には伝わりにくくなってしまうのです。 投影した資料をその場で確認する場合、 数秒~数十秒で内容を理解できるのは、ほんの一部だけです。 伝えたいメッセージと理由をシンプルに伝えるようにしましょう。 まとめ 資料作成に時間がかかる理由について、紹介してきましたが、いかがでしたか?
① ショートカットキーを覚えよう 最低限、下記のショートカットキーは覚えておくと便利です。 (下記ショートカットキーはWindowsのものです) 「Ctrl+C」コピー 「Ctrl+X」切り取り 「Ctrl+V」貼り付け 「Ctrl+S」保存 「Ctrl+Y」進む 「Ctrl+Z」戻る 「Ctrl + A」全選択 「Ctrl + F」検索ウィンドウを開いて、特定のワードを検索 「Ctrl + H」入力文字の一括置換 「Ctrl + P」印刷プレビュー 「Ctrl+F1」リボンの表示・非表示切り替え 「Alt+Tab」複数ウィンドウを開いているとき、切り替え 「Esc」現在実行中の作業の取り消し 「F2」ファイル名やタブなどの名前の変更 「F6」入力文字をひらがなに変換 「F7」入力文字をカタカナに変換 「F8」入力文字を半角カタカナに変換 「Windows + D」デスクトップを表示 ② 便利なツールを活用しよう 資料を作成するとき、 「このサイトから画像を抜き出したい」 「画面のスクリーンショットを載せたい」 というシーンはよくありますよね。右クリックで保存できる画像ならいいですが、保存ができない画像や、スクリーンショットの掲載をするとき、「Print Screen」で保存して、ペイントで開いてトリミングして……なんて工程を踏んでいませんか? Windowsに標準装備されている「Snipping Tool」というツールを呼び出して、タスクバーに固定してみてください。 こいつです。検索で呼び出したら、右クリックでタスクバーにピン留め。 こういう感じで選択した箇所を切り抜いてくれます。 このまま簡単な編集も可能。 このソフトを使用すると、いつでも画面の任意の箇所を好きなようにトリミングしてスクリーンショットすることができます。 あとはCtrl+Cでコピーして任意の場所に張り付ければいいので、資料への画像の組み込みも楽々。 切り取った画像を編集・保存したり、ペンで書き込んだりといった作業もそのままツール上でできるので、ちょっとした指示出しなどにも大活躍。 ちなみに「Ctrl+win+S」のショートカットキーでもスクリーンショット機能を使用することもできますよ。(編集はできません) おわりに さて「≪仕事が遅い≫人のお助け部屋 資料作成編」いかがでしたか? こういった悩みは大抵の人が通るもの。ある程度やり方を覚えてしまえば楽になるはずなので、焦らないことも重要です。 先人の知恵を参考にしつつ、自分のやりやすいやり方を探してみてくださいね。
【カップルや独身の友達同士、仲間と一緒に自由な旅がしたい人】 にオススメなのデスデスっ! 行動に制限がなく自由 ⇒駅や空港にはない観光スポットも立ち寄り放題で自由度が高い 車中泊ができる ⇒旅行バッグなども車の中にしまって車で泊まれる 荷物移動が無い ⇒飛行機や新幹線、電車と違って荷物を移動する手間が少ない 高速道路の色々なサービスエリアに行ける ⇒近年のサービスエリアはご飯だけでなく、キャンプや温泉があったり観光地化して楽しめる 駐車で料金発生と停めれないトラブル ⇒観光するとなった時、駐車料金で金がかさんだり、観光で駐車できないトラブルが発生 ガソリン代が意外と高くつく ⇒移動距離によるが、長距離で燃費によってはガソリン代も高くなる 道路の混雑状況で時間かかる ⇒観光シーズンによっては高速道路は混雑し、予定していた時間に着かない場合も 運転手が大変 ⇒運転手は長時間運転するだけでなく、お酒も飲めずに楽しめず、事故らないように意識を保たないといけないので疲れる 高速バスはこんな人にオススメ! 【 とにかく安く料金を抑えて旅を楽しみたい、 学生のひとり旅や友達との旅】 にオススメなのデスデスっ! 君が望む永遠-ｱﾆﾒちゃんねるﾓﾊﾞｲﾙ. 料金が一番安い 深夜バスで時間効率が良い ⇒深夜バスで寝ている時に目的に着いて朝から行動できる シングルシートで隣気にしない ⇒プランによってはシングルシートで隣を気にすることがない 神経質は寝れない ⇒車内が揺れたり、パーキングで明かりがついて起こされやすい キャンセル料がかかる ⇒夜行バスを予約するとキャンセル料、または料金の一部が返金できない ハイシーズンの価格帯に注意 ⇒お盆やGWだと価格が高くなっている場合が多い 電車はこんな人にオススメ! 【 長期休暇や退職して時間に余裕ができ、 旅の道中の景色などもゆっくり楽しみたい人】 にオススメなのデスデスっ! 割と安くできる ⇒「青春18きっぷ」が使える期間であれば最安になる ローカル線で景色や旅情を楽しめる ⇒移動中の観光も楽しめ、ふらっと下車してその町に立ち寄ったりできる 通勤時間がかぶると混雑 地方のローカル線の本数に注意 ⇒地方の電車は走っている本数が極端に少なく、待ち時間が長いので乗り換え・乗り遅れに細心の注意が必要 上記を見ると計画的に行きたいなら悪天候で影響が出る飛行機や混雑で時間がかかる車よりも、到着時間に誤差が少ない新幹線がよい。 車だと運転手が疲れて犠牲になるので、飛行機だと少し値段が高くなるが家族連れで子供と一緒に景色を楽しめたりできます。 また、ゆっくり景色見ながら移動中も楽しみたいなら電車がよかったりと、自分の状況に合わせて行く手段を決めてください。 君が望む永遠聖地巡礼・ロケ地(舞台)で使えるお得なサービス!
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